Các hoạt động marketing thực sự quan trọng đối với chiến lược kinh doanh của doanh nghhiệp. Chúng là cơ hội để doanh nghiệp kể được câu chuyện thương hiệu của mình và thu hút khách hàng tiềm năng vào kênh bán hàng. Nếu không có một chiến dịch marketing hiệu quả, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc tạo ra doanh thu và giữ chân khách hàng. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ giải thích về quản lý dự án marketing và cách áp dụng nó để thúc đẩy sự hợp tác giữa các nhóm, tạo ra các sản phẩm marketing chất lượng và triển khai quy trình làm việc có cấu trúc.  

Quản lý dự án marketing là gì?

Quản lý dự án marketing là cách để giúp cho các chiến dịch marketing đi đúng hướng và giúp mọi người luôn nắm được thông tin về dự án. Nó cung cấp sự rõ ràng giữa các nhóm, giữ cho các dự án của bạn trong phạm vi và giúp bạn đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Để quản lý các dự án tiếp thị, bạn sẽ bắt đầu với các nguyên tắc quản lý dự án cơ bản. Nhưng quản lý dự án marketing sẽ khác với cách quản lý các dự án truyền thống ở chỗ bạn sẽ có thêm giai đoạn lên marketing strategy. Ở giai đoạn này bạn cần thu thập dữ liệu, nghiên cứu thị trường và sử dụng những insight đã thu thập được để lên kế hoạch cho chiến dịch marketing của bạn.  

5 giai đoạn cơ bản của một dự án:  

1. Khởi tạo dự án

(2.1 - Lên chiến lược marketing )

2. Lên kế hoạch

3. Triển khai

4. Đo lường

5. Đóng dự án

Tại sao quản lý dự án marketing ảnh hưởng đến hình ảnh thương hiệu và tiếp cận khách hàng?

Quản lý dự án marketing rất quan trọng, vì cách bạn quản lý sẽ ảnh hưởng đến tất cả những người tham gia trong dự án. Nếu bạn áp dụng phương pháp quản lý hiệu quả, mọi người sẽ cùng đồng hành và chiến dịch marketing sẽ đạt được những thành tựu nhất định.

Hãy tưởng tượng bạn - người quản lý dự án, đứng ở trung tâm của vòng tròn dự án, dự án càng lớn ra, vòng tròn càng được mở rộng, thêm vào các lớp vòng tròn kế tiếp. Khi đó, bạn sẽ dễ dàng hiểu tại sao quản lý dự án lại quan trọng như vậy.

Có rất nhiều người tham gia vào quản lý một chiến dịch marketing, trong đó có 3 nhóm chính:

• Người quản lý dự án: dẫn dắt chiến dịch đi đúng hướng, đúng thời gian và ngân sách, cũng như chịu trách nhiệm về tất cả các vấn đề phát sinh trong quá trình triển khai.
• Nhân tố nội bộ: thành viên trong tổ chức của bạn liên quan đến dự án.
• Nhân tố bên ngoài: người bên ngoài tổ chức của bạn liên quan đến dự án.

5 giai đoạn của mộ chiến dịch marketing – 10 bước quản lý dự án

Quản lý dự án marketing được chia làm 10 bước nhỏ dựa trên 5 giai đoạn cơ bản trong quản lý dự án. Mặc dù có rất nhiều loại dự án trong marketing như SEO, social media, PR,... nhưng phương pháp này được thiết kế để có thể áp dụng cho hầu hết các chiến dịch marketing.  

Giai đoạn 1: Phân tích và xác định mục tiêu  

Mục tiêu quan trọng của phần này là xây nền cho giai đoạn lên kế hoạch marketing. Bao gồm 2 việc chính cần làm: xác định mục tiêu cuối cùng của chiến dịch và xác định các chỉ số đo lường để đo hiệu quả của chiến dịch.  

Bước 1: Xác định mục tiêu

‍Định rõ mục tiêu cuối cùng khi bắt đầu dự án để mọi người đều hiểu và biết cần phải làm gì, và các bên liên quan cũng hình dung được kết quả sẽ như thế nào.

Bước 2: Xác định các chỉ số đo lường

‍Xác định KPI từ đầu để theo dõi tiến trình trong suốt dự án là điều tối quan trọng.

Giai đoạn 2: Chiến lược marketing

Dựa vào mục tiêu dự án đã được xác định ở bước đầu tiên để định hướng cho bước lên chiến lược marketing. Ở giai đoạn này, bạn sẽ cần nghiên cứu thị trường và phân tích dữ liệu để tìm ra được cách thức đạt được các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Có 2 yếu tố cần được quyết định ở giai đoạn này.

Bước 3: Đối tượng của chiến dịch

‍Đối tượng mục tiêu là nhóm người có khả năng đồng cảm và tương tác tốt nhất với thương hiệu của bạn. Nếu bạn tiếp cận được đối tượng này, bạn sẽ tăng cơ hội bán sản phẩm hoặc dịch vụ của mình và đạt được ROI cao.  

Bước 4: Thông điệp & CTA‍

Để có một chiến dịch marketing thành công, bạn cần xác định rõ thông điệp và CTA để thu hút đúng đối tượng mục tiêu. Thông điệp của bạn phải dễ hiểu và CTA phải hợp lý để giúp khách hàng ra quyết định mua sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn nhanh chóng hơn.

Giai đoạn 3: Lên kế hoạch marketing

Chiến dịch marketing sẽ cần có các sản phẩm nội dung và kế hoạch chi tiết về cách thức và các kênh phân phối. Ở giai đoạn này sẽ có 2 yếu tố cần được làm rõ:  

Bước 5: Làm rõ phạm vi dự án‍

Mục đích của việc này để mọi người đều nắm được giới hạn về thời gian, tài nguyên và ngân sách của dự án. Qua việc làm rõ phạm vi của dự án, bạn có thể hạn chế các yêu cầu thay đổi từ các bên liên quan.  

Bước 6: Làm rõ các nhiệm vụ trong dự án

Việc này sẽ giúp nhân sự tránh “giẫm chân nhau” vì họ hiểu rõ được trách nhiệm của nhau trong dự án. Bạn có thể sử dụng Grantt Chart hoặc các công cụ quản lý dự án, quản lý công việc như Asana để xây dựng một project timeline rõ ràng và danh sách các nhiệm vụ được phân chia cụ thể. Ngoài ra thì project timeline cần có thông tin về những cột mốc quan trọng và sự ràng buộc giữa các nhiệm vụ.  

Giai đoạn 4: Triển khai chiến dịch

Sau khi bạn đã lên timeline cho chiến dịch thì bước tiếp theo là triển khai nó, đưa chiến dịch tiếp cận với đối tượng mục tiêu. Đây là giai đoạn team sẽ tập trung sản xuất các sản phẩm truyền thông. Đây là phần thú vị nhất trong quản lý dự án vì bạn sẽ nhìn thấy rõ được kết quả.  

Bước 7: Sản xuất nội dung

Mục tiêu quan trọng nhất của quá trình này là cho ra đời được các sản phẩm gây được ấn tượng với khán giá.

Bước 8: Phân phối nội dung‍

Chọn đúng kênh và đúng thời điểm là yếu tố then chốt của một chiến dịch marketing thành công.  

Giai đoạn 5: Theo dõi và đánh giá

Sử dụng các chỉ số đánh giá đã được định nghĩa ở giai đoạn 1 - Phân tích & xác định mục tiêu.  

Bước 9: Theo dõi kết quả

Sử dụng phần mềm quản lý dự án Asana để theo dõi KPI của bạn real-time. Sau khi khởi động chiến dịch marketing, hãy thường xuyên đánh giá hiệu quả của chiến dịch và điều chỉnh chiến lược marketing trong tương lai. ‍

Bước 10: Bài học cho tương lai‍

Rút kinh nghiệm từ các kết quả thu được của dự án này để cải thiện kết quả của các dự án tương tự trong tương lai. Bạn có thể tham khảo mô hình 4Ls trong retrospective để thực hiện bước này.

Những thách thức thường gặp trong các chiến dịch marketing

Dự án nào cũng sẽ có thách thức, tuy nhiên có thể gọi là may mắn khi các rủi ro phổ biến trong các chiến dịch marketing thường có thể được kiểm soát dễ dàng hơn so với các dự án khác. Phần này sẽ liệt kê giúp bạn các rủi ro có thể gặp và giải pháp tham khảo.  

1. Các rủi ro thường gặp  

• Rủi ro kỹ thuật: Các sự cố an ninh, tấn công mạng hoặc ngừng dịch vụ có thể ảnh hưởng đến các chiến dịch digital marketing (email, socail ads,…)
• Rủi ro thị trường: Rủi ro suy thoái, lãi suất và tiền tệ có thể ảnh hưởng đến toàn bộ thị trường. Bạn cần chuẩn bị để phản ứng nhanh chóng nếu những rủi ro này xảy ra.
• Rủi ro tổ chức: Khủng hoảng truyền thông, thiệt hại về danh tiếng, kiện tụng và gián đoạn chuỗi cung ứng là các rủi ro về mặt tổ chức có thể xảy ra.  

Giải pháp: Tìm hiểu về quản lý rủi ro dự án để ngăn ngừa và giảm thiểu rủi ro trong các chiến dịch tiếp thị của bạn. Trong giai đoạn lập kế hoạch, hãy có một bảng phân tích rủi ro  để đánh giá rủi ro nào có nhiều khả năng xảy ra nhất, cũng như rủi ro nào có thể gây ảnh hưởng xấu nhất. Bước tiếp theo là lên kế hoạch cho chiến dịch và chuẩn bị phương án cho những rủi ro đã được đánh giá.  

2. Phạm vi dự án bị mở rộng (scope creep)

Khi các yêu cầu của khách hàng hoặc những yêu cầu bổ sung không được quản lý hiệu quả thì việc mất kiểm soát phạm vi dự án sẽ xảy ra, dẫn đến tăng chi phí và thời gian hoàn thành dự án. Nguyên nhân là vì ở giai đoạn đầu tiên khi định nghĩa về phạm vi dự án, việc truyền thông có các bên liên quan có vấn đề. Và trong quá trình triển khai, khách hàng/nhà đầu tư cũng lờ mờ về nguồn lực của dự án.

Giải pháp: Xác định rõ mục tiêu dự án trong giai đoạn 1 và chia sẻ các mục tiêu này với các bên liên quan. Duy trì việc truyền thông liên tục để các bên liên quan hiểu các yêu cầu của dự án, bao gồm các giới hạn về thời gian và ngân sách của dự án. Nếu cần, bạn cũng có thể thiết lập quy trình kiểm soát thay đổi để điều chỉnh các yêu cầu thay đổi.  

3. Vấn đề về giao tiếp

Giao tiếp không hiệu quả là một vấn đề thường gặp trong ngành marketing. Việc phạm vi dự án bị mở rộng là một hậu quả dễ thấy nhất, ngoài ra đây còn là nguyên nhân của các vấn đề sau:  

• Kỳ vọng không rõ ràng
• Không nhất quán trong mục tiêu và kết quả
• Giảm tinh thần đồng đội
• Thiếu ngân sách
• Công việc bị chồng chéo

Giải pháp: Sử dụng phần mềm quản lý dự án Asana để thiết lập một đường dây liên lạc mạnh mẽ với các bên liên quan. Chia sẻ thông tin real-time với mọi người trong team dự án và khuyến khích các bên liên quan phản hồi thường xuyên trong suốt quá trình. Đặt các mốc quan trọng của dự án làm điểm kiểm tra để đánh giá chung về chiến dịch.

4. Thông tin bị phân tán

Các cách thức giao tiếp thông truyền thống như gặp mặt trực tiếp, email, điện thoại, video call mà team marketing thường dùng bị thiếu các tính năng cần thiến như:

• Chia sẻ tài liệu
• Cập nhật trạng thái dự án real-time
• Tích hợp phần mềm phù hợp với dự án
• Quản lý nhiệm vụ

Và quan trọng nhất là một nơi để cập nhật tất cả các thông tin của dự án - một Nguồn thông tin chính thức về dự án.

Chiến lược marketing càng minh bạch thì rủi ro càng mau chóng được phát hiện, dấu hiệu thành công cũng sớm được nhận ra, từ đó giúp mọi người có thể cùng nhau đưa dự án đến gần với thành công hơn.  

Giải pháp: Dùng phần mềm quản lý dự án để lập nên Nguồn thông tin chính xác duy nhất, để mọi người có thể tiếp cận nguồn thông tin đáng tin cậy về dự án. Có nhiều loại phần mềm quản lý dự án với các cấp độ chức năng khác nhau. Asana là một phần mềm với tính tuỳ chỉnh cao, giao diện trực quan, dễ sử dụng, thích hợp cho nhiều team để giúp mọi người liên quan đến dự án luôn có cùng thông tin và cùng cách hiểu về thông tin đó.  

Sử dụng phần mềm quản lý dự án để hệ thống chiến lược marketing của bạn

Quản lý dự án marketing có thể loại bỏ một số thách thức phổ biến mà team marketing phải đối mặt. Khi dự án được quản lý một cách có hệ thống, luồng giao tiếp và quy trìn việc của team sẽ được cải thiện. Sử dụng phần mềm quản lý dự án để thúc đẩy sự hợp tác giữa các bên liên quan và thiết lập một nguồn sự thật duy nhất.