Asana là cách dễ nhất để mọi người trong tổ chức biết được ai đang làm gì, và vào thời điểm nào.

Asana được thiết kế để có thể phù hợp với mọi quy mô tổ chức, có thể phân tích và giải quyết tất cả các vấn đề ở chỉ một nơi, loại bỏ nhu cầu họp liên tục, cập nhật email, nhắc nhở và ghi chú công việc.

Asana là gì?

Asana là phần mềm quản lý công việc (work management) trên web và ứng dụng điện thoại. Asana cung cấp đầy đủ các tính năng giúp hệ thống, sắp xếp công việc, các nhiệm vụ một các khoa học để các nhóm có thể đạt hiệu quả công việc cao nhất.

Asana khác biệt với khác các phần mềm khác ở triết lý phát triển phần mềm của các nhà sáng lập. Cùng mục tiêu giúp mọi người làm việc hiệu quả hơn, nhưng đối với các nhà sáng lập Asana, nguồn gốc của sự kém hiệu quả trong công việc là sự thiếu tự tin và căng thẳng của con người, do thiếu thông tin về công việc và bị cản trở bởi các nhiệm vụ “work about work”.  

Để giải quyết vấn đề cốt lõi đó, Asana luôn hướng đến mang lại cho người dùng một môi trường làm việc minh bạch, rõ ràng và đề cao tính gắn kết giữa các thành viên trong nhóm hoặc giữa các bộ phận trong dự án. Từ đó giúp mọi người, mọi tổ chức có thể làm việc cùng nhau một cách nhẹ nhàng và nhanh chóng mang lại những tiến bộ trong công việc, tổ chức và cho sự phát triển của thế giới.

‍

Những tính năng nổi bật của Asana

Quản lý dự án và quản lý tác vụ

Project and task management

‍

Asana giúp bạn theo sát dự án từ khi bắt đầu khởi tạo những nhiệm vụ đầu tiên đến khi dự án được nghiệm thu. Với mỗi nhiệm vụ, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở thời hạn để người được phân công công việc tránh được việc trễ hạn deadline.

Tất cả các ý tưởng mới, cuộc họp,… và tất cả những gì liên quan đế dự án đều có thể được lưu trữ trại cùng một nơi. Từ đó, bạn sẽ có cơ sở để có thể chia các dự án này thành các nhiệm vụ lớn và nhiệm vụ nhỏ để dễ quản lý hơn và liệt kê các bước để hoàn thành chúng.

Asana giúp lập kế hoạch cho công việc đó và sắp xếp cấu trúc tùy ý làm sao dễ hiểu và thuận tiện cho người dùng nhất. Asana cũng cung cấp nhiều lựa chọn để bạn có thể dễ dàng thay đổi góc nhìn của mình về dự án, từ tổng thể với board, timeline hoặc chi tiết hơn với list và calendar.

Liên hệ và tương tác trong công việc

Communication tools

‍

Tất nhiên, một trong những phần quan trọng nhất — và khó nhất — của việc gắn kết đội nhóm là giao tiếp.

Asana Inbox sẽ giúp bạn theo dõi tất cả các tin nhắn về các nhiệm vụ của bạn chỉ trong một màn hình. Bạn có thể dẫn link đến các nhiệm vụ của mình qua email, chat,…để các thảo luận có liên quan được tập trung về một nơi, và không bị ngắt quãng.

Bạn cũng có thể kiểm tra hình ảnh và tệp PDF, đồng thời mọi nhận xét của bạn có thể được chuyển đổi thành tác vụ ngay lập tức để các công sự biết cần thực hiện những chỉnh sửa nào.

Quản lý và báo cáo

Management and reporting tools

‍

Nếu bạn là một nhà quản lý, các công cụ báo cáo của Asana sẽ giúp bạn dễ dàng sắp xếp các bản cập nhật của dự án và nhắc nhở bạn cập nhật khi cần thiết.Bạn có thể sử dụng Asana để đặt "Mục tiêu - Goal" để đảm bảo mọi người có cùng một góc nhìn và "Cột mốc - Milestone" để khen thưởng và khuyến khích mọi người làm việc chăm chỉ hơn

Bạn cũng có thể kiểm tra Overview để xem trạng thái của tất cả các dự án và nhiệm vụ đang diễn ra cùng một lúc và gửi tin nhắn cập nhật về toàn bộ dự án cho các nhân sự thuộc dự án đó một cách nhanh chóng, đồng thời xác định các khu vực phát sinh vấn đề khi cần thiết.

‍Có rất nhiều cách cho bạn lựa chọn để theo dõi công việc

‍

Asana được tạo ra để mọi người có thể dễ dàng làm việc theo cách của mình. Chính vì thế, phần mềm cung cấp rất nhiều chế độ xem cho các nhiệm vụ ở cấp độ cá nhân, bao gồm:

• My tasks: Chế độ xem cung cấp cho bạn danh sách việc cần làm cá nhân

• List: Xem và nhóm các nhiệm vụ của bạn theo cấu trúc lưới

• Board: Hiển thị các nhiệm vụ sắp tới của bạn ở định dạng kiểu bảng thông báo

• Calendar: Hiển thị danh sách các nhiệm vụ dựa trên thời hạn

• Files: Nhóm tất cả các tệp đã tải lên dự án lại với nhau

• Inbox: Nhóm tất cả các cuộc hội thoại của bạn lại với nhau

Tại "My Tasks" tab, bạn có thể tập hợp các task của mình theo List, Board, Calendar, or Files.

‍Ngoài ra còn có chế độ xem Search giúp tất cả mọi người có thể tìm nhanh các nhiệm vụ có liên quan đến mình mà không cần phải cẩn thận sắp xếp chúng theo một quy luật nào.

Dễ dàng tích hợp với các phần mềm và ứng dụng khác

Một trong những điều khiến Asana trở nên dễ sử dụng là khả năng tích hợp với nhiều phần mềm và ứng dụng khác để hỗ trợ theo dõi và xử lý công việc nhanh chóng và thuận tiện hơn.

Tích hợp API

Có quyền quyền truy cập vào dữ liệu trong Asana để tự động hóa và tích hợp đầy đủ với các công cụ báo cáo khác.

Dropbox, Google Drive, and Box

Tích hợp với ứng dụng lưu trữ phổ biến giúp đính kèm tệp trực tiếp vào nhiệm vụ

Slack

Kết hợp đồng bộ dữ liệu giữa 2 phần mềm. Cập nhật lên kênh Slack khi có những thay đổi trong các tác vụ từ Asana. Bên cạnh đó, bạn cũng có thể tạo, hoàn thành và chỉnh sửa các tác vụ từ Slack.

GitHub

Các liên kết từ GitHub giúp thực hiện các nhiệm vụ để nhóm của bạn có thể cập nhật các thay đổi mã gần nhất.

Harvest

Phần mềm giúp theo dõi thời gian hoàn thành nhiệm vụ.

‍