Vài tháng sau khi tôi bắt đầu công việc tại Facebook, quản lý của tôi, Yishan, phát hiện ra rằng tôi đang gây khó chịu cho đồng nghiệp của mình. Rõ ràng là tôi đã là một người khó chịu, và tôi thậm chí không biết điều đó!

Nếu không cải thiện được tình hình này, khả năng đóng góp của tôi tại Facebook sẽ bị ngăn cản. May mắn thay, và tôi biết ơn mãi mãi vì điều này, Yishan quyết tâm giúp tôi thành công. Đầu tiên, ông ấy yêu cầu tất cả các đồng nghiệp của tôi cung cấp phản hồi cụ thể về cách tôi làm việc - cả điều tốt, xấu và thậm chí là tệ hại. Sau đó, ông ấy gõ feedback đó vào máy tính, in ra và yêu cầu tôi đọc kỹ từng phần. Bài tập của tôi là trích xuất các chủ đề chính và viết một bài luận ngắn về mỗi chủ đề.

Mặc dù ban đầu là một sự khó chịu lớn, nhìn thấy một phản ánh rõ ràng như vậy - và quan trọng hơn, có thời gian để suy ngẫm về cách cải thiện - cuối cùng là sự khiêm tốn và truyền cảm hứng. Danh sách cuối cùng của các bài luận đọc như một khóa học "Quản lý 101": lắng nghe phản hồi, chia sẻ công lao, tập trung vào "chúng ta" thay vì "tôi". Tôi phải nỗ lực để làm việc này.

Huấn luyện hiệu quả có thể tác động sâu sắc không chỉ đến cuộc sống của đồng đội mà còn đến toàn bộ công ty.

Với sự giúp đỡ và hỗ trợ của Yishan, tôi chọn một chủ đề để giải quyết trước. Trong quá trình đó, chúng tôi thường xuyên gặp nhau, trong đó Yishan "dành không gian" cho tôi, đặt những câu hỏi sâu sắc và hướng dẫn tôi đạt được những mục tiêu cụ thể mà không thể hiện sự cá nhân hóa. Khi một chủ đề được giải quyết đủ mức, tôi chọn chủ đề khác, sau đó lại tiếp theo. Sáu tháng sau đó, ông ấy lại hỏi cùng các đồng nghiệp xem họ nghĩ gì về việc làm việc với tôi, và nhiều người nói rằng họ cảm thấy như đang làm việc với một người hoàn toàn khác. Họ thích người này hơn.

Kinh nghiệm đó đánh dấu một bước ngoặt quan trọng trong cuộc sống của tôi, thay đổi cách tôi tương tác với người khác và thậm chí với chính tôi. Đó chỉ là một ví dụ về cách huấn luyện hiệu quả có thể tác động sâu sắc không chỉ đến cuộc sống của đồng đội mà còn đến toàn bộ công ty.

Tư duy đúng trong việc huấn luyện

Một công ty là một nhóm người đến với nhau để đạt được một mục tiêu. Vì vậy, việc giúp những người mà bạn thuê đạt đến tiềm năng tối đa là một chiến lược vô cùng hiệu quả. Trong thực tế, một nghiên cứu đã phát hiện rằng huấn luyện lãnh đạo mang lại ROI (tỷ lệ lợi nhuận so với chi phí) lên đến 5.7 lần.

Công ty truyền thống thường vẽ sơ đồ tổ chức với CEO ở trên cùng, mô tả quản lý ra lệnh cho các nhân viên. Nhưng một cách nhìn mang tính truyền cảm hứng hơn là xem tổ chức như một cái cây, với CEO ở dưới cùng. Các thành viên cá nhân là trái cây - những người thực hiện công việc - và các quản lý là những nhánh hỗ trợ. Huấn luyện là một công cụ quan trọng để đảm bảo đồng đội của bạn phát triển tối đa.

Huấn luyện có thể được định nghĩa là "quá trình phát triển khi một cá nhân gặp gỡ đều đặn để làm rõ mục tiêu, xử lý những khó khăn có thể xảy ra và cải thiện hiệu suất của mình." Nói cách khác, bạn có thể giúp mọi người trở thành phiên bản tốt hơn của chính họ bằng cách tạo không gian cho họ để giải quyết vấn đề và đạt được mục tiêu. Điều này nên diễn ra qua một loạt các buổi họp one-on-one xảy ra đều đặn. Khác với cuộc họp hàng tuần thông thường, những cuộc họp này nên được dành riêng cho việc huấn luyện.

Tôi đã thấy huấn luyện hiệu quả nhất khi giải quyết ba lĩnh vực sau:

• Giải quyết vấn đề
• Phát triển và đạt được mục tiêu dài hạn
• Cải thiện hiệu suất

Điều này đòi hỏi kiên nhẫn và sự đồng cảm: Hãy luôn nhớ rằng đồng đội của bạn là con người, không phải máy tính mà bạn đang nâng cấp phần mềm. Nhưng điều đó đáng đấy. Không chỉ nhóm của bạn sẽ có khả năng và giữ chân tốt hơn, mà bạn cũng sẽ phát triển, vì việc giảng dạy là một trong những cách hiệu quả nhất để học hỏi.

1. Giải quyết vấn đề: Dạy đội của bạn cách câu cá

Khi một đồng đội đến với quản lý của mình với một vấn đề cần giải quyết, nhiều nhà lãnh đạo thường có xu hướng đưa ra lời khuyên về cách làm. Nếu bạn giỏi ở điều gì đó mà người khác đang gặp khó khăn, tự nhiên bạn muốn nói: "Đây là cách tôi sẽ làm." Nhưng điều đó chỉ là một giải pháp ngắn hạn tốt nhất. Khi bạn chỉ đơn giản đưa ra lời khuyên, đồng đội của bạn không bao giờ học được cách giải quyết các vấn đề tương tự cho chính mình trong tương lai.

Thay vào đó, bạn muốn "dạy họ cách câu cá". Như một câu nói nổi tiếng: "Cho team của bạn một giải pháp, là đang trao quyền cho họ trong ngày hôm nay; dạy team của bạn cách giải quyết vấn đề, là đang trao quyền cho họ trong suốt cuộc đời."

Bắt đầu bằng việc lắng nghe chủ động: khi đồng đội của bạn đề cập đến vấn đề mà họ cần giải quyết, phản ánh lại những gì họ đang nói ("Những gì tôi nghe bạn nói là..."). Đôi khi chỉ việc nghe lại vấn đề đã thôi thúc ai đó nhận ra rằng họ đã biết câu trả lời.

Hãy suy nghĩ về một tổ chức giống như một cây, với CEO ở dưới cùng. Những đóng góp cá nhân là trái cây - những người thực hiện công việc - và quản lý cấp trung là những nhánh cây nâng đỡ họ. Huấn luyện là một công cụ quan trọng để đảm bảo đồng đội của bạn phát triển tối đa.

Tiếp theo, hãy đặt những câu hỏi mở để giúp họ tự tìm ra câu trả lời. Dẫn dắt họ qua quá trình suy nghĩ mà bạn sẽ sử dụng. Kể cho họ nghe về những kinh nghiệm của bạn và cách bạn đã thấy các tình huống tương tự diễn ra. Chỉ đưa ra một giải pháp cụ thể cho vấn đề khi không còn cách nào khác.

Một lần, khi tôi đang huấn luyện một thành viên trong đội của mình đang gặp khó khăn với việc người đồng đội khác không chịu lắng nghe phản hồi. Tôi đã đặt câu hỏi như "Em có thể cho tôi một ví dụ không?" "Có khả năng ngược lại với đánh giá của em cũng đúng không?" "Em muốn bạn ấy cảm thấy thế nào?" "Em tính làm gì để giúp bạn ấy cảm thấy như vậy?" Qua cuộc trò chuyện này, cô ấy tự đi đến kết luận về cách tiếp cận người đồng đội của mình: Tạo sự yên tâm cho đồng đội về sự tôn trọng mình mà không mất tính thẳng thắn.

2. Đặt mục tiêu: Mục tiêu lớn đầy thách thức

Bất kỳ ai đang trên con đường sự nghiệp đều nên có những mục tiêu dài hạn cụ thể. Là một huấn luyện viên, nhiệm vụ của bạn là giúp họ xác định những mục tiêu đó và đưa họ vào một con đường hiện thực để đạt được chúng, với các mốc thời gian cụ thể trên đường đi.

Ví dụ, một mục tiêu dài hạn có thể là đảm nhận các trách nhiệm mới phù hợp hơn với đam mê của họ; bạn có thể giúp họ xác định những kỹ năng cần phát triển để đạt được điều đó, và những dự án nào họ có thể tham gia để từ từ phát triển những kỹ năng đó. Trong quá trình làm điều này, quan trọng là phù hợp mục tiêu của đồng đội của bạn với mục tiêu tổng thể của đội.

Mỗi người có những mục tiêu khác nhau, vì vậy bạn cần lắng nghe và thăm dò để hiểu sâu về mỗi người. Một người có thể muốn có nhiều trách nhiệm hơn, người khác có thể muốn nắm vững chuyên môn của mình, hoặc trở thành một người giao tiếp tốt hơn, hoặc trở thành một nhà lãnh đạo, hoặc nâng cao năng suất làm việc, hoặc cảm thấy tự tin hơn. Họ sẽ cần vượt qua những trở ngại gì? Họ cần loại bỏ những thói quen gì? Bạn có thể yêu cầu họ tự thẩm định các câu hỏi này, và bạn có thể thêm những câu trả lời của riêng mình dựa trên kinh nghiệm của bạn.

Khi bạn chỉ đơn giản đưa ra lời khuyên, đồng đội của bạn không bao giờ học được cách giải quyết các vấn đề tương tự cho chính mình trong tương lai.

Nhiều người cần sự giúp đỡ để xác định những mục tiêu có thể, đặc biệt khi họ đang ở giai đoạn đầu sự nghiệp; họ có thể chưa biết những lựa chọn sự nghiệp của mình là gì. Trong suốt quá trình các cuộc trò chuyện này, hãy cố gắng khám phá ra những mục tiêu thực sự của họ, không chỉ những mục tiêu được nêu ra. Nhiều người sẽ nói rằng họ muốn trở thành nhà quản lý, trong khi mục tiêu thực sự của họ là có sự ảnh hưởng và được công nhận nhiều hơn; bạn có thể giúp họ xác định những con đường khác để đạt được mục tiêu đó.

Sau khi xác định được mục tiêu, nhiệm vụ của bạn là giúp đặt kỳ vọng thực tế về thời gian cần để đạt được chúng. Tạo ra các mốc thời gian trung gian và một kế hoạch để theo dõi tiến trình đạt được chúng. Nhấn mạnh giá trị của hành trình, chứ không chỉ tập trung vào kết quả cụ thể. Cuối cùng, họ nên phát triển cách nêu khung và diễn đạt mục tiêu của mình, nhưng bạn nên cung cấp rất nhiều phản hồi và đóng góp.

Thường tôi thích đặt "BHAGs" (Big hairy audacious goals, tạm dịch: Những mục tiêu lớn đầy thách thức) với đồng đội - những mục tiêu tham vọng mà ban đầu có vẻ không thể đạt được. Vào đầu năm 2014, tôi đang huấn luyện Tyson, nhà thiết kế trên nhóm di động của chúng tôi. Mục tiêu của anh ấy là tạo ra thiết kế đẳng cấp thế giới, nhưng vào thời điểm đó, ứng dụng di động của chúng tôi chỉ ở mức trung bình. Mục tiêu lớn đầy thách thức mà chúng tôi đã đề ra là để Asana được công nhận là một trong những ứng dụng di động tốt nhất trên thế giới. Kể từ đó, nhờ sự cống hiến của cả nhóm với Tyson đóng vai trò trung tâm, chúng tôi đã giành được nhiều giải thưởng thiết kế di động, bao gồm cả giải thưởng thiết kế của Google là Material Design Award. Điều này có thể không bao giờ xảy ra nếu mục tiêu của Tyson chỉ là "làm cho Asana di động tốt hơn".

3. Cải thiện hiệu suất: Cuộc trò chuyện khó khăn

Một phần tất yếu của vai trò của một người lãnh đạo là đưa ra phản hồi xây dựng cho đồng đội khi có vấn đề xảy ra. Những cuộc trò chuyện này có thể diễn ra không tốt nếu không được thực hiện một cách chu đáo; nhưng nếu được thực hiện tốt, chúng có thể là hạt mầm tốt cho sự phát triển và lòng biết ơn.

Trong những cuộc trò chuyện này, quan trọng là đồng đội của bạn biết rằng bạn đứng về phía họ. Hãy đồng cảm và duy trì một sự hiện diện nhất quán và đáng tin cậy. Tiết lộ những điểm yếu của chính bạn ("Tôi hiểu hoàn toàn; tôi đã trải qua điều đó") có thể giúp tạo ra một không gian tin tưởng.

Về mặt năng lượng, bạn sẽ cần giữ năng lượng ở mức cân bằng. Bạn sẽ muốn tránh những hành động như ngả lưng về sau: vòng vo tam quốc, lãng tránh bằng cách mở đầu "Ồ, à, không có gì lớn lao, nhưng...". Bạn không nên ngả quá về phía trước: chỉ trích một cách quyết liệt, làm cho tình huống trở nên nghiêm trọng. Thay vào đó, hãy giữ vững ở trung tâm, giống như một ngọn núi bình tĩnh. Đưa ra ý kiến một cách trực tiếp, không phán xét.

Nói một cách khách quan về những gì bạn đã quan sát và về trải nghiệm của chính bạn. "Tôi thấy bạn đang làm X. Khi bạn làm X, tôi cảm thấy Y." Giải thích lý do tại sao điều này quan trọng đối với bạn - cách bạn nghĩ vấn đề ảnh hưởng đến hiệu suất của họ hoặc thành công của đội. Lắng nghe sâu sắc ý kiến của họ về vấn đề đó và thật sự mở lòng để thay đổi quan điểm của mình. Giúp họ tìm ra những bước hành động cụ thể về cách họ có thể thay đổi. Tạo bài tập về nhà. Sau đó, kiểm tra các bước tiếp theo, bài tập và cảm nhận về tiến trình tại mỗi buổi 1:1 cho đến khi cùng nhau thống nhất vấn đề được giải quyết. Khi vấn đề được giải quyết, hãy ăn mừng nghiêm túc!

Một phần tất yếu của vai trò của một người lãnh đạo là đưa ra góp ý mang tính xây dựng cho đồng đội khi có vấn đề xảy ra.

Tôi đã từng làm việc với một người lãnh đạo có vẻ thiếu hiếu kỳ. Tôi đã thấy mọi người chia sẻ ý tưởng tốt với họ, và họ chỉ cười và gật đầu, nhưng ý tưởng không bao giờ được thực hiện. Tôi nghĩ họ thậm chí không nhận ra họ đang làm như vậy. Vì vậy, tôi đã đưa ra phản hồi. Tôi thu thập ví dụ một cách ẩn danh từ nhiều người, bao gồm cả mô tả về những gì đã xảy ra cũng như cảm giác của họ. Tôi thiết lập một cuộc họp dành riêng để làm việc qua phản hồi này và chia sẻ một cách thông cảm những ví dụ tôi đã thu thập, cùng với kinh nghiệm của riêng mình: "Khi tôi chia sẻ ý tưởng với bạn và bạn không quan tâm, tôi cảm thấy nản lòng. Tôi ước rằng khi có ý tưởng được đưa ra, bạn dành thời gian thực sự xem xét chúng, và, nếu bạn không thích ý tưởng, ít nhất giải thích lý do của bạn."

Huấn luyện là một lợi thế cạnh tranh

Trong bài diễn thuyết TED của Atul Gawande về tầm quan trọng của huấn luyện, ông kể lại nguồn gốc của huấn luyện trong thể thao: "Vào năm 1875, Harvard và Yale đã chơi một trong những trận đấu bóng đá Mỹ đầu tiên theo luật định của nước này. Yale đã thuê một huấn luyện viên trưởng; còn Harvard thì không. Kết quả? Trong ba thập kỷ tiếp theo, Harvard chỉ thắng được bốn lần. Harvard đã thuê một huấn luyện viên."

Huấn luyện là một cách tận dụng cao để nâng cao trình độ của đội của bạn, khiến bạn ngày càng tốt hơn trong việc làm những việc tuyệt vời cùng nhau.

Tóm lại: Với vai trò là người lãnh đạo của một đội, bạn muốn đội của bạn thành công trong việc hoàn thành nhiệm vụ của mình. Bạn đã đặt rất nhiều nỗ lực để tìm và tuyển dụng những người tài năng mà bạn đang làm việc cùng. Đáng để bạn tiếp tục đầu tư vào họ, để giúp họ trở nên tuyệt vời như họ có thể, cả vì dự án của bạn và vì mong muốn bẩm sinh của họ trở thành giỏi trong công việc mà họ đang làm. Huấn luyện là một cách tận dụng cao để nâng cao trình độ của đội của bạn, khiến bạn ngày càng tốt hơn trong việc làm những việc tuyệt vời cùng nhau.

Bạn đã sẵn sàng để thực hành? Dưới đây là một số câu hỏi để hướng dẫn cho các phiên huấn luyện của bạn:

Đánh giá tình hình hiện tại:

• Bạn cảm thấy thế nào?
• Tuần này có điều gì diễn ra tốt?
• Hiện tại có điều gì thú vị với bạn?
• Có điều gì làm bạn phiền lòng?
• Ưu tiên của bạn là gì?
• Mục tiêu của bạn là gì? Kế hoạch hành động cụ thể để làm việc đến từng mục tiêu?
• Những thách thức lớn nhất mà bạn đang đối mặt hiện tại là gì?
• Tôi và tổ chức có thể giúp bạn như thế nào?
• Có điều gì ngăn cản bạn trả lời một cách không có dấu chấm hỏi "Có, đây là nơi mà tôi có thể làm việc tốt nhất"? Chúng ta có thể loại bỏ những rào cản đó không?
• Bạn cảm thấy mức độ thách thức ở công việc như thế nào? Bạn muốn mình gặp thách thức nhiều hơn, ít hơn, hoặc khác biệt so với hiện tại?

Phản chiếu về vai trò:

• Bạn nhìn nhận bản thân như thế nào trong vai trò của mình?
• Có một lĩnh vực nào mà chúng ta nên để bạn có thêm không gian, được che chở khỏi công việc hàng ngày, để bạn tỏa sáng?
• Bạn có quan tâm đến việc thử nghiệm các phương pháp mới trong cách bạn thực hiện bất kỳ phần nào của vai trò của mình không?
• Bạn đánh giá kỹ năng và khả năng hiện tại của mình như thế nào?
• Biểu đồ tròn của bạn về những gì bạn đang làm là gì? Bạn muốn nó trông như thế nào
• Bạn đang được sử dụng chưa đủ tối đa ưu điểm của mình ở đâu?
• Bạn muốn phát triển ở đâu?

Phản chiếu về sự nghiệp:

• Nếu bạn có một ngày làm việc tốt nhất trong vai trò lý tưởng của bạn, lịch trình của bạn sẽ như thế nào?
• Bạn nhận được sự hài lòng trong công việc từ đâu? Điều gì làm bạn thấy thỏa mãn và đáng quý nhất? Điều gì quan trọng nhất với bạn?
• Điều gì là độc nhất trong bộ kỹ năng của bạn?
• Bạn đã thành công nhất ở đâu trong quá khứ? Những kinh nghiệm đó có điểm chung gì?

Tác giả: Justin Rosenstein & Carly Schwartz

Nguồn: https://wavelength.asana.com/coaching-workplace-why-examples/

Dịch và biên tập bởi Flexidata.