Làm việc hiệu quả không phải là làm được nhiều việc nhất, mà là làm được những việc đáng làm nhất.
Như thế nào là một người manager làm việc hiệu quả?
Dù là nhân viên hay người quản lý, làm việc hiệu quả cũng là làm những việc đáng làm nhất, mang lại giá trị nhiều nhất cho tổ chức. Tuy vậy, với một người quản lý, làm việc hiệu quả còn là giúp các nhân sự trong team của mình hoàn thành được công việc nhanh và chất lượng hơn, để cả team có nhiều thời gian cùng nhau sáng tạo ra những nội dung công việc mới, đóng góp và sự tăng trưởng của tổ chức.
Để công việc được hoàn thành nhanh và chất lượng hơn, đây là 3 yếu tố cần chú ý:
1. TĂNG THỜI GIAN LÀM VIỆC THỰC TẾ
Thời gian làm việc được chia làm 2 loại cơ bản: Làm việc để làm việc và Làm việc thực sự.
• Làm việc để làm việc là các công việc không quan trọng như check email, tìm tài liệu, lục lại các đoạn chat để trao đổi, trao đổi qua lại về công việc chỉ để lấy thông tin, tổng hợp lại thông tin để trình duyệt, chuyển thông tin từ phần mềm này sang phần mềm khác một cách thủ công,...
• Làm việc thực sự muốn nói đến các công việc đòi hỏi nghiệp vụ chuyên môn và chất xám để hoàn thành công việc, và thậm chí tối ưu được quy trình làm việc để hoàn thành công việc nhanh hơn, với chất lượng cao hơn.
Vì thế, nếu bạn không muốn thấy mọi người bận rộn nhưng công việc lúc nào cũng ở mức bình bình, không có gì đột phá thì đây rất có thể là điểm mà bạn cần chú ý. Để giải quyết vấn đề này, đây là giải pháp dành cho bạn:
Vai trò người quản lý:
– Đặt ra các mục tiêu rõ ràng và cụ thể, đảm bảo mọi người đều hiểu rõ và luôn hướng về mục tiêu đã đặt ra. Bạn có thể tham khảo công cụ OKR và khái niệm Pyramid of clarity để tìm giải pháp.
– Tổ chức thông tin một cách hệ thống để mọi người không phải mất nhiều thời gian tìm kiếm. Tham khảo bài viết Wiki doanh nghiệp - Tổ chức thông tin tri thức trong doanh nghiệp chỉ với 4 bước
– Xác định ưu tiên phù hợp trong từng gian đoạn. Tham khảo bài viết: Ma trận ưu tiên: Cách xác định những điều quan trọng và hoàn thành nhiều công việc hơn.
Công cụ hỗ trợ:
– Cắt giảm bớt các phần mềm, công cụ bằng cách tìm các phần mềm và công cụ thay thế có đủ các tính năng mà doanh nghiệp bạn cần.
– Lựa chọn các phần mềm có khả năng mở rộng, tích hợp với các phần mềm hiện có của team bạn hoặc doanh nghiệp.
– Sử dụng phần mềm quản lý công việc như Asana, Monday, Clickup, Base... để có thể vừa quản lý các task trong dự án, vừa có thể trao đổi thông tin về từng công việc hoặc dự án, giúp team không còn phải lục tìm tin nhắn, file liên quan,...hoặc mất nhiều thời gian để tổng hợp thông tin về công việc.
2. GIAO TIẾP HIỆU QUẢ
Đối với team hoặc tổ chức, giao tiếp hiệu quả có thể được định nghĩa là: Thông tin luôn rõ ràng, minh bạch, đầy đủ ngữ cảnh để tất cả mọi người đều hiểu theo cùng một hướng, không bị mất thời gian vì hiểu sai, hiểu không đầy đủ.
Để tăng hiệu quả trong giao tiếp của team, đây là các giải pháp bạn có thể tham khảo:
Vai trò người quản lý:
– Xác định mục tiêu rõ ràng: Đảm bảo rằng mục tiêu và kế hoạch của dự án hoặc công việc được xác định một cách rõ ràng và minh bạch. Mọi người cần hiểu rõ mục tiêu chung và phân công cụ thể của họ để đạt được mục tiêu đó.
– Lập lịch họp định kỳ: Tổ chức các cuộc họp định kỳ để cập nhật tiến độ, chia sẻ thông tin mới và giải quyết các vấn đề. Điều này giúp mọi người cùng hiểu về tình hình công việc và tăng sự thông tin chia sẻ.
– Khuyến khích tương tác và góp ý: Tạo môi trường mở để mọi người có thể đưa ra ý kiến, góp ý và đặt câu hỏi. Điều này thúc đẩy sự thảo luận và giúp cải thiện quy trình làm việc.
– Đưa ra phản hồi thường xuyên về cách thức giao tiếp của mọi người, giúp họ nhận biết được điểm mạnh và cần cải thiện trong việc giao tiếp.
Công cụ hỗ trợ:
– Sử dụng phương tiện giao tiếp đa dạng: Khi truyền đạt thông tin, sử dụng nhiều phương tiện giao tiếp khác nhau như email, cuộc họp trực tuyến, thảo luận trực tiếp để đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách đầy đủ và chính xác.
– Sử dụng công cụ quản lý dự án: Áp dụng các công cụ quản lý dự án như Trello, Asana, hoặc Microsoft Teams để theo dõi tiến độ công việc, giao việc và theo dõi nguồn lực.
3. PHÂN BỔ CÔNG VIỆC HỢP LÝ
Hiệu suất cao hơn, thoả mãn hơn, chủ động quản lý thời gian của bản thân, ít căng thẳng hơn, và sáng tạo hơn là kết quả khi mỗi người trong team được phân chia công việc phù hợp với thời gian và khả năng của họ.
Để phân bổ công việc hợp lý, dưới đây là giải pháp chúng tôi đề xuất:
Vai trò người quản lý:
– Đánh giá mức độ ưu tiên của các đầu việc bằng cách sử dụng đúng ma trận ưu tiên (Xem bài viết: Ma trận ưu tiên nhưng không phải ma trận Eishenhower)
– Phân chia công việc theo khả năng: Xem xét kỹ năng và kinh nghiệm của từng thành viên trong nhóm để phân công công việc phù hợp với khả năng của họ.
Công cụ hỗ trợ:
– Sử dụng phần mềm quản lý dự án: Các công cụ như Trello, Jira, hoặc Asana giúp bạn theo dõi tiến độ công việc, phân bổ nhiệm vụ và quản lý nguồn lực hiệu quả.
– Sử dụng phần mềm có tính năng thống kê khối lượng công việc và thời gian làm việc của nhân sự, tương tự tính năng Workload và time tracking của Asana.
Nếu bạn đang bối rối vì có quá nhiều công cụ mới lạ, đừng ngần ngại liên hệ Flexidata để được tư vấn miễn phí về công nghệ phù hợp với nhu cầu, đặc thù công việc, quy mô, và khả năng tài chính của team bạn.
Với vai trò là đối tác giải pháp uy tín được tin cậy bởi các thương hiệu lớn như Microsoft, Asana, Hubspot,... và nhà cung cấp giải pháp phần mềm uy tín cho các doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam, chúng tôi chắc chắn chúng ta sẽ có 1 giờ tư vấn miễn phí đầy giá trị. Đặt lịch ngay với Flexidata ở cuối trang web này.
