Ma trận ưu tiên là một phương pháp quan trọng trong quản lý dự án và công việc, giúp sắp xếp thứ tự các công việc dựa trên các tiêu chí như độ ưu tiên và độ khó. Bài viết này sẽ giới thiệu về các dạng ma trận ưu tiên khác nhau và cách áp dụng chúng để quản lý công việc và dự án hiệu quả.
Ma trận ưu tiên có thể được thiết kế đơn giản hoặc phức tạp, từ 04 ô đến 20 dòng hoặc cột. Việc tăng độ phức tạp của ma trận ưu tiên sẽ giúp xác định rõ ràng công việc nào là quan trọng nhất. Tuy nhiên, việc sử dụng ma trận ưu tiên phức tạp có thể khiến việc xếp thứ tự trở nên phức tạp hơn.
Quản lý dự án và quản lý công việc là những khía cạnh quan trọng trong ngành công nghệ. Bằng cách áp dụng các dạng ma trận ưu tiên khác nhau, nhân viên và nhà quản lý có thể định rõ thứ tự công việc dựa trên mức độ ưu tiên và độ khó, giúp tăng hiệu suất làm việc và quản lý thời gian hiệu quả hơn.
Ma trận ưu tiên và ma trận Eisenhower
Một số người cho rằng hai thuật ngữ này có nghĩa giống nhau, nhưng ma trận ưu tiên là một khung việc chung chung và linh động hơn so với ma trận Eisenhower. Ma trận Eisenhower là một loại ma trận ưu tiên đơn giản tập trung vào quản lý thời gian. Nó phân loại các công việc trên lưới dựa trên độ khẩn cấp và quan trọng của chúng.
Khi sử dụng ma trận Eisenhower, bạn sẽ phân loại các công việc theo các tiêu chí sau:
- Làm ngay (Do)
- Lên lịch (Schedule)
- Giao cho người khác (Delegate)
- Bỏ qua (Delete)
Trong ma trận ưu tiên tập trung vào hành động, các nhiệm vụ sẽ được phân loại theo các mục sau:
- Khám phá (Investigate)
- Tiến hành (Proceed)
- Tránh (Avoid)
- Xem xét (Consider)
Khi nào nên sử dụng ma trận ưu tiên?
Ma trận ưu tiên hữu ích khi bạn cần một giải pháp nhanh để sắp xếp và ưu tiên các sáng kiến quan trọng. Một ma trận ưu tiên sẽ không giúp bạn giải quyết các vấn đề phức tạp hoặc đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu, nhưng nó sẽ giúp bạn tạo ra một bản đồ để hoàn thành công việc.
Sử dụng ma trận ưu tiên khi bạn cần:
- Ưu tiên các nhiệm vụ hoặc dự án
- Quản lý thời gian của bạn
- Đưa team về cùng một hướng
Ma trận ưu tiên có thể hữu ích khi lập lịch công việc hoặc quy trình làm việc. Nó cũng có thể giúp giải quyết xung đột, vì đôi khi khó khăn cho các nhóm quyết định dự án hoặc nhiệm vụ nào cần làm trước.
Cách sử dụng ma trận ưu tiên
Ma trận ưu tiên là một công cụ linh hoạt và bạn có thể sử dụng nó trong các tình huống khác nhau. Dù bạn đang sắp xếp công việc cá nhân của mình hay quản lý các dự án nhóm, các bước dưới đây sẽ giúp bạn đạt được thành công.
Bước 1: Tạo danh sách công việc
Việc đầu tiên bạn cần làm khi sử dụng ma trận ưu tiên là tạo một danh sách các công việc cần được ưu tiên. Điều này có vẻ là một bước đơn giản, nhưng nhiều người không dành thời gian để xác định danh sách công việc của mình. Bằng cách viết xuống các nhiệm vụ quan trọng trước mặt bạn, bạn sẽ dễ dàng sắp xếp lên ma trận ưu tiên. Danh sách công việc của bạn có thể bao gồm:
- Các nhiệm vụ
- Các dự án
- Cuộc họp nhóm
- Cuộc gọi từ khách hàng
- Đào tạo
- Công việc cá nhân
Bạn có thể tạo ra các danh sách riêng biệt cho các nhiệm vụ trong nội bộ và các nhiệm vụ liên quan đến khách hàng (ví dụ: chỉ nhóm hoặc chỉ khách hàng). Bạn cũng có thể tách riêng các mục cá nhân và chuyên nghiệp. Tuy nhiên, có thể hữu ích khi xem cách tất cả các công việc cần làm của bạn liên kết với nhau.
Bước 2: Xác định các biến số
Khi bạn đã biết phạm vi danh sách công việc của mình, xác định các biến số để đo lường các mục theo. Để xác định các biến số này, hãy tự hỏi: Đặc điểm nào một nhiệm vụ cần phải có để được đưa lên đầu danh sách công việc của tôi?
Các câu trả lời của bạn có thể là:
- Quan trọng
- Có tác động lớn
- Đòi hỏi nhiều thời gian
- Đòi hỏi nhiều công sức
- Deadline đang đến gần
Sau đó, chọn hai trong số những đặc điểm này để đo lường các nhiệm vụ của bạn. Ví dụ, bạn có thể quyết định rằng deadline (tức là mức độ khẩn cấp) và công sức là hai biến số áp dụng cho hầu hết các dự án của bạn.
Bước 3: Tạo ma trận của bạn
Trước khi tạo ma trận ưu tiên của mình, quyết định xem bạn muốn nó đơn giản hay phức tạp. Cả hai ma trận đều đo lường các nhiệm vụ của bạn theo hai biến số bạn đã chọn, nhưng ma trận phức tạp có thể giúp bạn xác định chính xác mức độ khẩn cấp và công sức mà nhiệm vụ yêu cầu để hoàn thành.
Nếu bạn chọn một ma trận ưu tiên phức tạp, bạn có thể có năm cột và năm hàng so với hệ thống một phần tư tiêu chuẩn của ma trận đơn giản. Đặt nhãn cho các cột và hàng của bạn để bạn biết nơi để đặt các nhiệm vụ tương ứng với mức độ của chúng. Ví dụ, bạn có thể gán các mức độ khẩn cấp và công sức từ cao đến thấp:
Mức độ khẩn cấp:
- Cực kỳ cấp thiết (5)
- Khá gấp(4)
- Trung bình (3)
- Không gấp lắm (2)
- Không gấp (1)
Nỗ lực cần bỏ ra:
- Rất cao (5)
- Cao (4)
- Trung bình (3)
- Thấp (2)
- Rất thấp (1)
Bạn có thể sử dụng cách gán số cho mỗi biến số như hình ví dụ sau. Cách làm là nhân các số ở hàng và cột tương ứng để tính điểm độ ưu tiên của nhiệm vụ trong ma trận. Khi nhiệm vụ được tính điểm theo cách đó, bạn có thể xếp hạng các nhiệm vụ theo thứ tự tương ứng. Ví dụ, một nhiệm vụ có mức độ "cần thiết" và mức độ nỗ lực "trung bình" sẽ có điểm ưu tiên là 15.
Bước 4: Đặt các nhiệm vụ vào ma trận
Việc đặt các nhiệm vụ vào ma trận ưu tiên sẽ đòi hỏi một số quyết định dựa trên tính chủ quan. Vì công cụ này là một giải pháp nhanh để hoàn thành công việc, bạn sẽ cần dựa vào kinh nghiệm và kiến thức nền để đưa ra quyết định. Đặt các nhiệm vụ vào thứ tự thích hợp trên ma trận dựa trên các biến số bạn đã chọn. Nếu bạn có hai dự án có vẻ ngang hàng về mức độ khẩn cấp hoặc nỗ lực cao, hãy đi sâu hơn cho đến khi bạn tìm ra lý do để ưu tiên một cái hơn cái kia. Đây là nơi có thể xuất hiện các biến số khác. Ví dụ, cả hai nhiệm vụ có thể gấp rút, nhưng một nhiệm vụ có thể ưu tiên hơn nếu nó không chỉ gấp rút mà còn có tác động lớn hơn so với nhiệm vụ khác.
Bước 5: Tạo kế hoạch hành động
Khi bạn đã đặt tất cả các nhiệm vụ vào ma trận ưu tiên, bạn nên có khả năng nhìn rõ hơn về các vấn đề. Ma trận sẽ cho bạn biết nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước và những nhiệm vụ bạn có nhiều thời gian hơn để hoàn thành. Mặc dù đây là một điểm khởi đầu tốt, cách tốt nhất để mở rộng ma trận ưu tiên của bạn là tạo ra một kế hoạch hành động. Một kế hoạch hành động không chỉ cho bạn biết nhiệm vụ nào cần hoàn thành trước - nó còn giúp bạn xác định cụ thể cách bạn sẽ hoàn thành mục tiêu của mình. Để tạo ra một kế hoạch hành động bằng cách sử dụng các nhiệm vụ từ ma trận ưu tiên của bạn, bạn sẽ:
- Đặt mục tiêu SMART (Cụ thể, Đo lường được, Khả thi, Gắn kết và Thời gian cụ thể).
- Phân bổ tài nguyên.
- Tạo ra các hạn chế thời gian và các mốc quan trọng.
- Theo dõi và điều chỉnh kế hoạch theo cần thiết.
- Sử dụng phần mềm quản lý công việc để tối ưu hóa kế hoạch hành động của bạn trong một nguồn thông tin tập trung. Điều này sẽ giúp bạn giao tiếp và theo dõi các mục công việc với đội của bạn.
Ví dụ về ma trận ưu tiên: Chúng tôi đã trình bày một so sánh giữa ma trận ưu tiên đơn giản và phức tạp ở trên. Đây là một ví dụ về ma trận ưu tiên phức tạp sử dụng sự khẩn cấp và nỗ lực như hai biến số đo lường. Giá trị số và màu sắc được bao gồm để giúp việc sắp xếp các nhiệm vụ dễ dàng hơn. Danh sách công việc gốc cho ma trận này có thể có dạng như sau:
- Lập kế hoạch cho buổi thảo luận của nhóm.
- Hoàn thành đề xuất ngân sách cho Khách hàng A.
- Tiếp nhận nhân viên mới.
- Gửi đánh giá hiệu suất cho trưởng bộ phận.
- Viết một cuốn sách điện tử cho trang web của công ty.
- Chỉnh sửa bài viết chuyên đề cho Khách hàng B.
- Ký các tài liệu nhận viên mới.
Một phiên bản được ưu tiên của danh sách công việc sẽ trông như sau:
- Hoàn thành đề xuất ngân sách cho Khách hàng A (20)
- Giới thiệu nhân viên mới (15)
- Viết ebook cho trang web công ty (15)
- Biên tập whitepaper cho Khách hàng B (12)
- Gửi đánh giá hiệu suất cho trưởng phòng (10)
- Ký kết tài liệu nhân viên mới (8)
- Lập kế hoạch buổi làm việc nhóm (6)
Việc giới thiệu nhân viên mới và viết ebook cho trang web công ty đều có mức ưu tiên là 15. Tuy nhiên, việc giới thiệu nhân viên mới sẽ được đưa lên đầu danh sách công việc vì nó cấp thiết hơn việc viết ebook. Mức độ cấp thiết thường là biến số quan trọng nhất trong ma trận ưu tiên.
Kết hợp ma trận ưu tiên của bạn với một công cụ quản lý nhiệm vụ
Sử dụng ma trận ưu tiên để sắp xếp công việc của bạn là một bước quan trọng, nhưng chỉ là bước đầu tiên. Bây giờ bạn đã biết phải làm gì trước, đến lúc bắt tay vào công việc. Khi bạn kết hợp ma trận ưu tiên của mình với một công cụ quản lý nhiệm vụ, bạn sẽ cảm thấy được hỗ trợ trong quá trình làm việc từ đầu đến cuối. Ngoài việc làm chủ việc ưu tiên dự án, Asana còn cho phép bạn theo dõi công việc, giao nhiệm vụ phụ và đặt thời hạn để đảm bảo các dự án hoàn thành đúng hạn.
