Chiến lược và ví dụ thực tiễn không thể bỏ qua dành cho doanh nghiệp nhỏ khi ứng dụng AI
AI có thể là một công cụ có giá trị cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa đang tìm cách phát triển và cải thiện hoạt động của mình. Việc biết phải bắt đầu từ đâu có thể khiến bạn cảm thấy quá sức vì có rất nhiều công cụ ngoài kia nhưng công cụ nào mới thực sự quan trọng và hữu ích cho đội ngũ của bạn? Liệu bạn có đủ khả năng chi trả cho các công cụ AI tính phí cao theo từng người dùng? Và làm thế nào bạn có thể thuyết phục nhân viên thay đổi cách làm việc cũ và sử dụng AI trong công việc hàng ngày của họ?
1. AI có thể được sử dụng trong doanh nghiệp nhỏ như thế nào?
Các doanh nghiệp đang sử dụng AI theo nhiều cách khác nhau, nếu bạn đang có ý định đưa AI vào hệ thống làm việc, bạn có thể tự hỏi AI sẽ làm được gì cho nhân viên của mình. Dưới đây là một số cách sử dụng AI phổ biến cho các doanh nghiệp nhỏ:
- Tóm tắt cuộc họp. AI có thể tạo tóm tắt cuộc họp giúp nhân viên xem lại các điểm thảo luận quan trọng hoặc nắm bắt thông tin về các cuộc họp mà họ đã bỏ lỡ.
- Tóm tắt thông tin. Khi bạn có nhiều báo cáo hoặc dữ liệu cần xem xét, AI có thể giúp tổng hợp thông tin và cung cấp một bản tóm tắt súc tích cho bạn. Nó cũng có thể tóm tắt các email hoặc chuỗi trò chuyện dài để bạn không phải mất thời gian đọc qua tất cả các chi tiết không cần thiết.
- Soạn tin nhắn. Cho dù nhân viên của bạn gửi email cho khách hàng tiềm năng hay cung cấp dịch vụ, AI có thể soạn tin nhắn để giúp họ phản hồi nhanh và hiệu quả hơn.
- Viết bản nháp đầu tiên. Nếu bạn đang hạn chế về thời gian và nguồn lực, bạn có thể yêu cầu trợ lý AI viết kế hoạch kinh doanh, bài blog, nội dung tiếp thị hoặc bản tóm tắt dự án.
2. Chiến lược triển khai AI cho doanh nghiệp của bạn
Nếu bạn muốn giới thiệu AI đến với nhân viên của mình, có một vài điều cần lưu ý để đảm bảo nó được sử dụng hiệu quả và không chỉ bị coi như một công cụ khác. Dưới đây là một vài chiến lược doanh nghiệp của bạn có thể triển khai giải pháp AI.
Chọn các công cụ AI hoạt động với những gì bạn đã có
Quá tải ứng dụng là một điều có thật. Theo khảo sát "Global Collaboration in the Workplace", 51% lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ cho biết rằng họ thường cảm thấy quá tải bởi số lượng công cụ và ứng dụng mà họ cần sử dụng. Nếu bạn định giới thiệu một phần công nghệ khác vào hệ thống, hãy xem xét cách nó tích hợp với những gì bạn đã có.
Ví dụ, nếu bạn đã có gói Zoom Workplace trả phí đủ điều kiện, một công cụ tích hợp như AI Companion có thể tạo ra trải nghiệm liền mạch hơn với khả năng tận dụng dữ liệu ngữ cảnh từ Zoom Meetings, Docs, Team Chat, Phone, và hơn thế nữa để cung cấp các phản hồi hữu ích hơn.
Xác định các trường hợp sử dụng AI hữu ích và có giá trị nhất trong doanh nghiệp của bạn
Đừng chỉ triển khai AI chỉ vì đang chạy theo xu hướng – hãy bắt đầu bằng cách xác định các vấn đề hoặc thách thức gốc rễ cần được giải quyết và xem xét cách bạn có thể sử dụng các tính năng của AI để giải quyết chúng như thế nào.
Có thể cuộc khảo sát gần đây của bạn cho thấy nhân viên đang gặp khó khăn với số lượng cuộc họp mà họ cần tham gia và thất vọng vì thiếu sự theo dõi từ các cuộc họp này. Các bản tóm tắt cuộc họp do AI tạo ra có thể cung cấp chi tiết cho những người không tham gia cuộc thảo luận nhưng muốn được cập nhật thông tin về các quyết định. Các bản tóm tắt do AI tạo ra có thể dùng để có một bản sơ lược dự án sau cuộc họp để xác định điều cần làm với các bước thực hiện rõ ràng.
Đào tạo và rèn luyện nhân viên
Khi bạn đã tìm ra cách để doanh nghiệp nhỏ của mình có thể sử dụng AI, bước tiếp theo là cho phép nhân viên của bạn sử dụng nó. Hãy xem xét cách các quy trình làm việc AI này có thể được tự động hóa hoặc truyền đạt cho nhân viên để họ có thể bắt đầu kết hợp chúng như giải pháp cho các vấn đề chung của họ.
Một cuộc khảo sát do Morning Consult thực hiện thay mặt cho Zoom cho thấy 25% nhân viên không sử dụng AI trong công việc nói rằng đó là vì họ không quen thuộc với nó, hoặc vì họ không biết nó có thể giúp họ như thế nào. Đừng để điều này trở thành rào cản trong việc triển khai AI cho công ty của bạn. Đầu tư thời gian và công sức vào việc giới thiệu và đào tạo nhân viên về cách sử dụng AI hiệu quả để biến nó thành một phần có ích trong công việc hàng ngày.
3. Ví dụ thực tế về AI trong công việc
Như đã đề cập ở trên, việc xác định các thách thức mà đội ngũ của bạn có thể đang gặp phải và kết nối chúng với các trường hợp sử dụng AI có thể giúp triển khai AI thành công. Hãy xem liệu đội ngũ của bạn có cần trợ giúp với bất kỳ điều nào sau đây không.
Tập trung vào những gì quan trọng trong các cuộc họp
Khi bạn gặp gỡ một khách hàng mới hoặc một khách hàng tiềm năng quan trọng, bạn sẽ muốn tạo ấn tượng tốt. Bạn muốn dành toàn sự chú ý của mình cho họ. Một lãnh đạo doanh nghiệp nhỏ mà đã chia sẻ "Trở về sau cuộc họp mang theo khúc mắc khi đáng lẽ ra bạn phải để tâm hơn là một cảm giác tồi tệ nhất. Bạn cảm thấy như việc mình vừa đánh mất khách hàng vậy."
Sử dụng một công cụ ghi chú AI như AI Companion có thể giúp bạn giữ được sự tập trung trong các cuộc họp cũng như tiết kiệm thời gian sau đó vì bạn sẽ không cần phải sắp xếp ghi chú hoặc soạn các mục hành động để gửi cho khách hàng nữa– AI Companion sẽ giúp bạn tạo bản tóm tắt theo chủ đề cũng như xác định các bước tiếp theo. Nếu bạn không nắm bắt được một phần nào đó của cuộc thảo luận hay có câu hỏi, bạn có thể hỏi AI Companion và nhận phản hồi ngay trong bảng điều khiển – khách hàng của bạn sẽ không bao giờ biết được bạn đã bỏ lỡ những gì.
Bạn có thể bật AI Companion tự động bắt đầu vào đầu mỗi cuộc họp. Tự động hóa bước này là một cách dễ dàng để tích hợp AI vào công việc hàng ngày của bạn.
Cập nhật tin nhắn
Nếu bạn thường xuyên cảm thấy bị quá tải thông tin và gặp khó khăn trong việc sàng lọc email, tin nhắn, thư thoại vào đầu ngày, AI có thể hoạt động như một trợ lý cá nhân giúp bạn tóm tắt tin nhắn và biết việc nào đang cần được ưu tiên.
AI Companion cho Zoom Workplace còn có thể tóm tắt các chuỗi trò chuyện và email dài. Bạn chỉ cần hỏi các câu hỏi cụ thể về một email hoặc cuộc trò chuyện nào đó như "Tên tôi có được nhắc đến không?" hoặc "Cung cấp tổng quan về các chủ đề chính, các mục hành động" đã được thảo luận trong kênh trò chuyện. Ngoài ra, AI Companion có thể trích xuất các mục hành động và thư thoại, giúp bạn xử lý các tin nhắn quan trọng nhất trước.
Hãy mở bảng điều khiển AI Companion và khám phá cách nó cung cấp các phản hồi tập trung tùy thuộc vào email hoặc kênh trò chuyện nào đang mở trong cửa sổ ứng dụng của bạn.
Giảm thời gian phản hồi để có dịch vụ khách hàng tốt hơn
Khi bạn đã xử lý xong hộp thư email và thư thoại, AI có thể giúp bạn soạn cả tin nhắn phản hồi. Việc trả lời các câu hỏi và cập nhật thông tin đến khách hàng tiềm năng một cách nhanh chóng sẽ góp phần truyền tải những trải nghiệm tốt nhất, giúp bạn dễ dàng giành được những vị khách hàng trung thành.
AI Companion giúp soạn tin nhắn hoạt động trong cả Zoom Mail và Zoom Team Chat. Cung cấp một lời nhắc để AI Companion tạo tin nhắn bằng cách sử dụng ngữ cảnh từ toàn bộ chuỗi cho bạn. Sau đó, điều chỉnh tin nhắn được tạo để phù hợp với giọng điệu và độ dài thích hợp.
Nếu phản hồi được tạo đầu tiên không đạt yêu cầu, hãy cung cấp phản hồi cụ thể, bao gồm các chi tiết cần có, để AI Companion tạo tin nhắn mới phù hợp hơn.
Khởi động quá trình động não và sáng tạo của bạn
Các doanh nghiệp nhỏ cần có khả năng làm được nhiều việc hơn với nguồn lực ít hơn. Nếu bạn không có nguồn lực của một công ty lớn, bạn có thể thấy đội ngũ của mình đang phải làm công việc của nhiều bộ phận như bán hàng, tiếp thị, phát triển kinh doanh, v.v. Sử dụng AI giúp họ có lợi thế hơn trong việc soạn thảo một bài blog hoặc văn bản ra mắt sản phẩm, đặc biệt nếu nó nằm ngoài chuyên môn thông thường của họ. Các khả năng AI được tích hợp vào tài liệu cộng tác tạo ra một quy trình làm việc liền mạch để có thể làm và chia sẻ cùng lúc.
Đó là trải nghiệm bạn có được với Zoom Docs. AI Companion có thể giúp bạn khởi động bản nháp bằng cách lấy thông tin tóm tắt cuộc họp, tài liệu đã được tải lên và email. Bạn có thể gắn thẻ đồng nghiệp, chia sẻ tài liệu trực tiếp trong Team Chat hoặc Meetings và đồng chỉnh sửa tài liệu.
Với AI Companion, các cuộc họp của bạn trở thành tài liệu có giá trị cho AI tạo ra nội dung trong Zoom Docs. Chỉ cần bật các cài đặt thích hợp để cho phép Docs truy cập nội dung Zoom Meetings, bạn cũng có thể tạo tài liệu đã được nghiên cứu, tóm tắt sau cuộc họp, tài liệu cập nhật dự án và hơn thế nữa.
4. AI Companion: Người bạn tốt của chủ doanh nghiệp
Nếu bạn là một doanh nghiệp đang sử dụng Zoom Workplace, bạn có thể ngạc nhiên khi biết rằng Zoom AI Companion được đi kèm miễn phí với gói phí đủ điều kiện giúp bạn có thể cung cấp tiện ích AI rộng rãi hơn cho tất cả nhân viên của mình.
Ngoài ra, AI Companion là một phần của nền tảng Zoom Workplace, bạn có thể quản lý cài đặt và xem phân tích từ cổng thông tin Zoom. Bạn không phải lo lắng về việc quản lý một công cụ khác trên một bảng điều khiển riêng biệt.
AI Companion là một trong nhiều tính năng biến Zoom Workplace thành một nền tảng làm việc thiết yếu. Từ tài liệu cộng tác đến gọi điện qua đám mây, phần mềm đặt lịch và trò chuyện nhóm, nó còn cung cấp cho bạn một bộ công cụ để điều hành và phát triển doanh nghiệp cũng như duy trì kết nối với khách hàng.
