Với sự phổ biến của các nền tảng mạng xã hội ngày nay thì sự kết nối đã trở thành một yếu tố luôn thường trực trong đời sống thường ngày. Môi trường làm việc và kinh doanh tất nhiên không thể nằm ngoài phạm vi đó, chính vì thế cách thức để lãnh đạo hiệu quả trong bối cảnh này chính là sự kết nối và hợp tác, hay còn gọi là "Lãnh đạo hợp tác" (Collaborative leadership).
Thay vì chỉ tập trung vào quyền lực và kiểm soát, người lãnh đạo hợp tác (collaborative leader) sẽ đặt sự tương tác và sự phát triển chung lên hàng đầu. Bằng cách xây dựng một môi trường đồng lòng, hỗ trợ và khuyến khích sự hợp tác, lãnh đạo hợp tác giúp tạo điều kiện cho sự hợp tác và tạo nên một sự kết nối mạnh mẽ giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó giúp các team mà họ lãnh đạo làm việc hiệu quả và đạt được kết quả vượt trội.
Vì sao lãnh đạo hợp tác quan trọng?
Trong quá khứ, các nhà lãnh đạo có thể chỉ huy và kiểm soát mọi thứ trong những tổ chức có cấu trúc phân tầng và độc lập. Nhưng ngày nay, khi thế giới đã kết nối hơn, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ và mạng xã hội, các nhà lãnh đạo lúc này cần biết cách tận dụng sức mạnh của sự kết nối để thích nghi và mang đến những kết quả kinh doanh đột phá hơn.
Để tồn tại và phát triển trong môi trường kinh doanh đầy cạnh tranh như hiện nay, các nhà lãnh đạo phải biết cách khai thác ý tưởng, con người và tài nguyên từ nhiều lĩnh vực khác nhau. Điều đó yêu cầu họ tái cấu trúc chiến lược thu hút, giữ chân nhân tài và xây dựng mối quan hệ chặt chẽ trong và ngoài tổ chức. Người lãnh đạo cũng cần biết rõ khi nào nên dùng khả năng ảnh hưởng thay vì quyền lực để thúc đẩy công việc, và khi nào cần kết thúc những cuộc tranh luận vô ích, dẹp bỏ chính trị và đứng mũi chịu sào đưa ra quyết định. Đây chính chân dung của một người lãnh đạo hợp tác.
Sự khác biệt về niềm tin, văn hóa và quy tắc làm cho việc hợp tác trở nên phức tạp hơn. Nhưng chúng cũng làm cho việc hợp tác giàu sắc màu, sáng tạo và có giá trị hơn. Cốt lõi của "Lãnh đạo hợp tác" là khai thác được giá trị của "sự khác biệt" đó.
Nhận biết một người lãnh đạo với phong cách lãnh đạo hợp tác thông qua 8 dấu hiệu sau đây:
Những kỹ năng quan trọng của người lãnh đạo hợp tác và cách để áp dụng ngay vào thực tế:
Để bắt đầu xây dựng một môi trường đồng lòng, hợp tác, người lãnh đạo trước tiên hết nên trở thành ví dụ điển hình để nhân viên có thể noi theo và học hỏi. Sau đây là những kỹ năng cần thiết của một người lãnh đạo hợp tác được trình bày ngắn gọn, mục đích giúp mọi người có cơ sở để tìm hiểu và trau dồi các kỹ năng một cách có trọng tâm:
1. Xây dựng lòng tin và môi trường minh bạch:
Lãnh đạo hợp tác tạo ra một môi trường làm việc khuyến khích sự hợp tác và tương tác tích cực giữa các thành viên trong tổ chức. Họ khuyến khích việc chia sẻ thông tin, ý tưởng và kinh nghiệm, tạo điều kiện để các nhân viên cùng nhau học hỏi và phát triển.
Bằng cách nào?
- Chia sẻ thông tin và ý kiến một cách minh bạch (đầy đủ bối cảnh và không gây hiểu lầm) để xây dựng lòng tin và tạo môi trường hợp tác.
- Lắng nghe nhân viên và khuyến khích sự tham gia vào quyết định và giải quyết vấn đề.
- Tạo ra cơ chế và quy trình để thu thập và chia sẻ thông tin một cách hiệu quả, sử dụng các công cụ trao đổi thông tin phù hợp như Asana để tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và thuận tiện.
2. Tạo kết nối và xây dựng mối quan hệ:
Lãnh đạo hợp tác đề cao việc xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với những người xung quanh. Họ hiểu rằng một môi trường kinh doanh thành công dựa trên sự tin tưởng và sự thấu hiểu giữa các thành viên trong tổ chức. Bằng cách tạo dựng các mối quan hệ đáng tin cậy, lãnh đạo hợp tác khuyến khích sự hợp tác và sự hỗ trợ tạo ra sự đồng lòng và thành công chung.
Bằng cách nào?
- Thể hiện sự quan tâm và chia sẻ với nhân viên, không chỉ liên quan đến công việc mà còn về cuộc sống và sự phát triển cá nhân của họ.
- Tạo cơ hội cho nhân viên làm việc và hợp tác với những người từ các bộ phận khác trong tổ chức, khám phá và xây dựng mối quan hệ đa dạng.
- Khuyến khích việc chia sẻ ý kiến và lắng nghe quan điểm của người khác, tạo không gian cho sự đa dạng ý kiến và ý thức về tính khác biệt.
3. Khả năng lắng nghe chủ động và giao tiếp hiệu quả:
Biết lắng nghe và thể hiện sự tôn trọng đối với ý kiến của những người khác, khuyến khích sự giao tiếp và sự chia sẻ thông tin là một kỹ năng không thể thiếu của một người lãnh đạo hợp tác. Họ cần xây dựng một môi trường an toàn và thoải mái để các thành viên cảm thấy tự do đóng góp ý kiến, cùng nhau giải quyết vấn đề và phát triển ý tưởng mới.
Bằng cách nào?
- Lắng nghe chân thành và không đánh giá khi nghe ý kiến của người khác. Tạo cảm giác an tâm cho nhân viên khi chia sẻ quan điểm và ý kiến riêng.
- Truyền đạt thông tin một cách rõ ràng và dễ hiểu, tránh sử dụng ngôn ngữ phức tạp và công nghệ để đảm bảo tất cả thành viên trong tổ chức đều hiểu thông điệp một cách chính xác.
- Đặt câu hỏi và khuyến khích sự tham gia của mọi người trong các cuộc họp và thảo luận, đảm bảo rằng tất cả mọi ý kiến được lắng nghe và xem trọng.
4. Khám phá và khai thác sự đa dạng
Lãnh đạo hợp tác đánh giá cao sự đa dạng và hiểu rằng sự khác biệt sẽ mang lại sức mạnh. Họ khuyến khích sự đa dạng trong đội ngũ và tận dụng những khía cạnh độc đáo của từng cá nhân. Bằng cách tạo ra một môi trường mà mọi người được khuyến khích đóng góp ý kiến và ý tưởng của mình, lãnh đạo hợp tác tạo ra sự sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh chóng với môi trường kinh doanh thay đổi.
Bằng cách nào?
- Tạo môi trường chia sẻ bình đẳng, tích cực và hồn nhiên của nhân viên để tạo cơ hội cho nhiều ý tưởng được chia sẻ và phát triển.
- Khuyến khích sự tham gia và chia sẻ ý kiến đa dạng từ mọi người, với đa dạng background, không phân biệt bên trong hay ngoài tổ chức.
- Tuyển dụng nhân viên đa dạng về văn hóa và nền tảng (trường đại học, nơi sinh sống,...) để tăng cường sự sáng tạo và khả năng thích ứng nhanh chóng.
5. Thúc đẩy sự phát triển cá nhân
Lãnh đạo hợp tác coi việc thúc đẩy sự phát triển cá nhân là một trách nhiệm quan trọng của mình. Họ khuyến khích việc học hỏi, đào tạo và phát triển kỹ năng của nhân viên, giúp họ tiến bộ trong sự nghiệp và đóng góp tốt hơn cho tổ chức. Lãnh đạo hợp tác cũng định hướng và hỗ trợ nhân viên trong việc xây dựng mục tiêu cá nhân và thúc đẩy sự phát triển bền vững.
Bằng cách nào?
- Khuyến khích việc học hỏi và phát triển cá nhân bằng cách cung cấp các khóa đào tạo, chương trình học tập và phát triển kỹ năng.
- Thường xuyên giao tiếp với nhân viên ngay khi có thể mà không cần đợi đến các báo cáo tháng, quý.
- Định hướng và hỗ trợ nhân viên thông qua kỹ năng coaching. (xem Coaching - Việc mà leader giỏi nào cũng phải thành thạo)
Tạo điều kiện cho việc trao đổi thông tin nhanh chóng và thuận tiện với Asana
Collaboration tool (công cụ hợp tác) là một xu hướng mà các phần mềm, công nghệ quản lý dự án, tổ chức công việc hàng đầu như Asana, Confluence (Atlassian),... đang hướng đến để phát triển các sản phẩm của họ.
Công cụ hợp tác là gì?
Công cụ hợp tác là những phần mềm hay ứng dụng giúp các cá nhân hay nhóm có thể giao tiếp, chia sẻ và quản lý công việc một cách hiệu quả. Không chỉ là phương tiện liên lạc và trao đổi, những công cụ hợp tác cao cấp hơn còn tạo ra một không gian làm việc chung cho mọi người có thể cộng tác và truy cập thông tin dễ dàng.
(Xem: Asana là gì?)
Một công cụ hợp tác tốt là công cụ như thế nào?
Một công cụ hợp tác tốt sẽ giảm thiểu các rào cản về giao tiếp và thông tin bằng cách tập trung công việc của bạn ở một nơi. Mọi người có thể theo dõi ai đang làm gì, trao đổi công việc và đóng góp ý kiến. Và giúp bạn đảm bảo các dự án được hoàn thành đúng hạn.
Các tính năng cần có trong một công cụ hợp tác tốt:
- Chia sẻ file (tệp tin): Cho phép bạn chia sẻ các loại file khác nhau (Google Docs, PDFs, JPGs, v.v.) để hợp tác và tạo ra một “nguồn thông tin chính thức”, nơi nhóm có thể tìm thấy thông tin cần thiết. Bạn cũng nên có khả năng bình luận về file đã được chia sẻ để giữ các thông tin chi tiết về file đó ở cùng một nơi.
- Lên lịch cho dự án và nhiệm vụ: Cho phép bạn giao phó (assign) và tái giao phó (reassign) nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và xác định sự phụ thuộc để đảm bảo công việc phù hợp được hoàn thành đúng thời điểm. Bạn cũng có thể hiển thị ở dạng lịch và lên lịch cho các nhiệm vụ để team hợp tác bám sát kế hoạch, cập nhật tiến trình và thay đổi kịp thời.
- Phối hợp công việc: Cho phép bạn xem các nhiệm vụ, các yếu tố phụ thuộc và mốc thời gian để xác định các hạn chế, điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết và giúp team làm việc hiệu quả. Các công cụ hợp tác tốt sẽ có thể giúp theo dõi tiến trình và cảnh báo bạn khi đến gần hạn chót hoặc công việc chậm tiến độ.
- Giao tiếp một cách liền mạch: Cho phép bạn lưu giữ các cuộc thảo luận về dự án & danh sách công việc ở cùng một nơi để biến các ý tưởng và ý kiến phản hồi (feedback) thành hành động. Giải pháp bạn chọn cũng nên tích hợp với các ứng dụng tin nhắn và email của team để hỗ trợ các phương thức giao tiếp khác nhau cho phù hợp với thói quen giao tiếp của team bạn.
Asana hỗ trợ gì trong việc xây dựng một môi trường minh bạch và đáng tin cậy?
Asana là một công cụ hợp tác trực tuyến giúp bạn thúc đẩy tinh thần hợp tác tích cực bằng cách:
- Lập kế hoạch cho dự án: Sử dụng chế độ xem Board và List để phân tách kế hoạch thành các bước tiếp theo để các thành viên trong nhóm có thể nhìn thấy cách công việc hàng ngày của họ đóng góp vào mục tiêu chung.
- Phối hợp trong công việc: Tạo và giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm và xác định sự phụ thuộc để đảm bảo công việc phù hợp được hoàn thành đúng thời điểm.
- Giao tiếp hiệu quả: Asana giúp mọi người dễ dàng nắm bắt và hiểu thông tin theo cùng một góc nhìn bằng cách cung cấp cho mọi người bối cảnh đầy đủ của thông tin. Giúp việc biến các ý tưởng thành hành động diễn ra nhanh chóng hơn, bớt thời gian chờ đợi xác nhận từ nhiều đầu thông tin.
- Cùng nhau tiến đến mục tiêu chung: Dễ dàng chia sẻ mục tiêu và các mốc quan trọng để mọi người hiểu rõ về ưu tiên và thành tựu của từng nhóm.
- Quản lý thay đổi: Ngay cả khi kế hoạch hoặc deadline có thay đổi, Asana cũng có thể giúp chỉnh sửa các nhiệm vụ dễ dàng và cập nhật sự thay đổi này cho tất cả mọi người cùng một lúc
- Cải thiện sự hợp tác liên phòng ban: Chia sẻ các dự án hiện tại và sắp tới trong toàn công ty để mọi người biết được mỗi nhóm đang làm gì.
Tại sao lại cần một công cụ trực tuyến như Asana?
Một công cụ trực tuyến như Asana sẽ giúp bạn:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Bạn không cần phải mua, cài đặt hay bảo trì phần mềm trên máy tính của bạn. Bạn chỉ cần truy cập Asana qua trình duyệt web hay ứng dụng di động để bắt đầu sử dụng.
- Tăng tính linh hoạt và khả năng truy cập: Bạn có thể làm việc từ bất kỳ đâu, bất kỳ khi nào, miễn là có kết nối internet. Bạn có thể làm việc với những người ở các vị trí và múi giờ khác nhau mà không gặp khó khăn.
- Tăng tính bảo mật và an toàn: Bạn không phải lo lắng về việc mất dữ liệu do sự cố máy tính hay virus. Asana sẽ lưu trữ và sao lưu dữ liệu của bạn trên các máy chủ an toàn và bảo vệ chúng bằng các biện pháp mã hóa và xác thực. Bạn cũng có thể kiểm soát quyền truy cập của các thành viên trong nhóm hay bên ngoài.
