Số hóa quản lý công việc tại Austin Community College District: Tiết kiệm 355 ngày công mỗi năm

Case study đối tác Asana · Biên soạn bởi Flexidata cho khối Giáo dục Đại học

Austin Community College District (ACC, Hoa Kỳ) là một hệ thống giáo dục đại học công lập với 11 cơ sở, hơn 100 chương trình đào tạo, gần 7.000 nhân sự và đón khoảng 70.000 sinh viên mỗi năm - quy mô tương đương nhiều trường đại học đa cơ sở tại Việt Nam. Trước khi chuyển đổi, ACC gặp khó khăn vì hệ thống rời rạc và quy trìnhthủ công giữa các phòng ban. Bằng cách tập trung hóa quy trình quản lý công việc trên nền tảng Asana, nhà trường đã tăng khả năng phối hợp, giảm thời gian xử lý công việc thủ công và dành nhiều nguồn lực hơn cho sứ mệnh cốt lõi: nâng cao kết quả học tập của sinh viên.

355 ngày công được tiết kiệm mỗi năm - tương đương 71 tuần làm việc được giải phóng để dồn lại cho công tác giảng dạy và hỗ trợ sinh viên.

Thông tin tổng quan

• Quy mô: khoảng 7.000 nhân sự - 11 cơ sở - 70.000 sinh viên/năm
• Ngành: Giáo dục đại học
• Nghiệp vụ áp dụng: theo dõi mục tiêu và kết quả then chốt (OKR), lập kế hoạch năm, xử lý yêu cầu công việc (work request)
• Tính năng chính sử dụng: Goals (quản lý mục tiêu), Forms (biểu mẫu tiếp nhận yêu cầu), Rules (tự động hóa quy trình)
• Tích hợp: Google Workspace (Gmail, Google Drive)

ACC vận hành 11 cơ sở và hơn 100 chương trình đào tạo, một bài toán quản trị đa đơn vị rất gần với thực tế của nhiều trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam đang có nhiều cơ sở, nhiều khoa/phòng ban và khối lượng thủ tục hành chính lớn. Trước khi chuyển đổi, ACC gặp đúng ba vấn đề mà nhiều trường đang gặp phải:

• Dữ liệu vận hành nằm rải rác ở nhiều phòng ban khác nhau

• Báo cáo phục vụ Ban Giám hiệu phải tổng hợp thủ công mất nhiều ngày

• Các mục tiêu chiến lược của nhà trường khó theo dõi theo thời gian thực để có thể can thiệp kịp thời.

Điều đáng chú ý là ACC giải quyết bài toán này mà không cần tái cấu trúc tổ chức, chỉ cần chuẩn hóa cách các phòng ban ghi nhận, theo dõi và báo cáo công việc trên cùng một nền tảng. Đây là hướng tiếp cận khả thi để áp dụng dần theo từng phòng ban, thay vì phải triển khai đồng loạt toàn trường.

Bài toán vận hành trước khi chuyển đổi số quy trình quản lý công việc

Trước khi áp dụng Asana, ACC đối mặt với ba nhóm vấn đề chính, đều xuất phát từ việc thiếu một hệ thống trung tâm để quản lý công việc xuyên phòng ban.

• Thách thức: Quy trình thiếu nhất quán giữa 11 cơ sở và hơn 100 chương trình đào tạo khiến việc hỗ trợ sinh viên và cán bộ nhân viên kém hiệu quả. Công việc thủ công, phụ thuộc email và bảng tính dẫn đến thất lạc thông tin, chậm trễ xử lý và thiếu tài liệu lưu vết rõ ràng. Đồng thời, thiếu minh bạch trong quy trình và việc phân tích dữ liệu tốn nhiềuthời gian đã làm chậm tiến độ, khiến nhà trường khó theo dõi mức độ đạt được các mục tiêu chiến lược về kết quả học tập của sinh viên.

• Hướng tiếp cận: Trong phạm vi Văn phòng Phó Hiệu trưởng phụ trách Học vụ, ACC sử dụng Asana để tập trung hóa việc theo dõi mục tiêu và quản lý công việc, tăng tính minh bạch và cải thiện sự phối hợp giữa các phòng ban. Để loại bỏ các bước thao tác thủ công và giúp các nhóm ưu tiên đúng việc ngay từ đầu, đội ngũ sử dụng biểu mẫu (forms) và tự động hóa (automation) có sẵn trên nền tảng. Các cập nhật theo thời gian thực giúp đẩy nhanh tốc độ ra quyết định và giữ cho các nhóm luôn đồng bộ, đảm bảo có thể chủ động nhận diện rủi ro và điều chỉnh kịp thời để không lệch mục tiêu.

• Kết quả: Nhờ áp dụng cách tiếp cận trên, ACC tiết kiệm được ước tính 355 ngày công mỗi năm, giải phóng 71 tuần làm việc để dồn lại cho việc nâng cao kết quả học tập của sinh viên. Việc tích hợp hệ thống cũng giúp cắt giảm đáng kể các thao tác nhập liệu thủ công, đưa thời gian có insight vận hành từ chỗ phải chờ khoảng 2 tuần xuống gầnnhư tức thời, từ đó đẩy nhanh quá trình ra quyết định của lãnh đạo.

Gắn kết mục tiêu chiến lược với dữ liệu vận hành theo thời gian thực

Văn phòng Phó Hiệu trưởng phụ trách Học vụ quản lý một phạm vi công việc rất rộng - từ học vụ, công tác sinh viên đến các chỉ số cốt lõi như tỷ lệ tuyển sinh và tỷ lệ tốt nghiệp - đồng thời phải theo dõi công tác kiểm định chất lượng và triển khai công nghệ. Với nhiều đầu việc và nhiều bên liên quan như vậy, việc giữ cho toàn bộ hoạtđộng đồng bộ vốn là một thách thức lớn khi dữ liệu nằm rải rác ở nhiều hệ thống và phòng ban khác nhau.

Bằng cách áp dụng khung mục tiêu OKR (Objectives & Key Results) trên nền tảng số hóa, đội ngũ có thể theo dõi tiến độ theo thời gian thực hướng tới mục tiêu đạt tỷ lệ hoàn thành chương trình học 70% vào năm 2030 - trong khi vẫn giữ trọng tâm vào việc giúp sinh viên không chỉ thành công về học tập mà còn cảm thấy gắn kết với nhà trường.

Tổ chức dự án và kết quả để tăng tác động tới sinh viên

• Toàn bộ OKR và các hạng mục công việc liên quan được ghi nhận trên một nền tảng duy nhất, giúp theo dõi rõ ràng các chỉ số then chốt: tuyển sinh, giữ chân sinh viên, tỷ lệ tốt nghiệp và tuân thủ quy định.
• Mỗi kết quả đầu ra và mỗi trụ cột chiến lược của nhà trường được thiết lập thành một mục tiêu cụ thể, với các dự án liên kết trực tiếp, đảm bảo ưu tiên đúng việc, minh bạch và các phòng ban cùng nhìn về một hướng.
• Tiến độ mục tiêu được tự động tính toán dựa trên cập nhật của từng dự án hoặc các mốc quan trọng đã hoàn thành - tiết kiệm thời gian làm báo cáo thủ công và đảm bảo nguồn lực được dồn vào những sáng kiến thực sự tạo tác động.

Báo cáo định kỳ giúp phát hiện sớm rủi ro và can thiệp kịp thời

“Asana giúp chúng tôi trực quan hóa mục tiêu của nhà trường, kết nối các dự án cấp phòng ban với mục tiêu chiến lược cấp cao và theo dõi tiến độ theo thời gian thực. Điều này giúp tôi thấy rõ từng đơn vị đang đóng góp thế nào vào kết quả chung của sinh viên." - TS. Andrea Kehoe - Trưởng bộ phận Sản phẩm, Văn phòng Phó Hiệu trưởng

Xây dựng lộ trình liên thông rõ ràng cho sinh viên

Bộ phận phụ trách Liên thông và Quan hệ Đại học, thuộc khối Đào tạo và Học thuật của ACC, đóng vai trò quan trọng trong việc giúp sinh viên chuyển tiếp từ chương trình cao đẳng lên các trường đại học 4 năm. Bằng việc xây dựng các thỏa thuận liên thông và lộ trình chuyển tiếp, bộ phận này đảm bảo tín chỉ của sinh viên được quy đổi thông suốt sang các trường đối tác. Trước đây, toàn bộ quy trình này được thực hiện thủ công, không có hồ sơ số tập trung, điều này khiến việc quản lý trở nên chậm và khó kiểm soát.

“Chúng tôi đã chuẩn hóa quy trình, giao tiếp và phê duyệt trên một nền tảng duy nhất. Điều này mang lại cho Phó Hiệu trưởng và các bên liên quan sự minh bạch cần thiết về tiến độ, đồng thời đảm bảo có hồ sơ đầy đủ cho toàn bộ thỏa thuận liên thông và lộ trình chuyển tiếp của sinh viên.” - Clare Murray - Phó Giám đốc phụ trách Liên thông và Quan hệ Đại học

Hỗ trợ giảng viên và nâng cao trải nghiệm học tập

Cũng thuộc khối Đào tạo và Học thuật, Bộ phận Truyền thông Giảng viên có nhiệm vụ kết nối đội ngũ giảng dạy với các nguồn lực và thông tin cần thiết - từ bản tin hằng tuần, bài đăng mạng xã hội đến lịch sự kiện. Song song đó, đội ngũ Công nghệ Học thuật hỗ trợ giảng viên và sinh viên bằng cách triển khai và quản lý các hệ thống họctập, thiết bị nghe nhìn, đồng thời sản xuất video và hỗ trợ kỹ thuật cho các sự kiện nội bộ, từ livestream đến hội nghị quy mô lớn. Trước khi chuẩn hóa quy trình, cả hai đội đều gặp khó khăn vì quy trình rời rạc, phối hợp kém hiệu quả và thiếu minh bạch trong nhiều dự án phức tạp cùng lúc.

“Công việc của chúng tôi thường diễn ra ở hậu trường, nhưng nhờ quản lý mọi thứ trên một nền tảng chung, chúng tôi có thể hỗ trợ nhanh hơn và đảm bảo giảng viên luôn có đủ nguồn lực cần thiết để mang lại trải nghiệm học tập tốt cho sinh viên.”- Matthew Evins - Giám đốc Công nghệ Học thuật

Thay giao tiếp rời rạc bằng cơ chế phân quyền rõ ràng

Bộ phận Truyền thông Công tác Sinh viên phụ trách các chương trình gắn kết, hỗ trợ và nâng cao nhận thức cho khoảng 70.000 sinh viên của ACC, thông qua nhiều kênh khác nhau - mạng xã hội, màn hình thông tin, email và cả bản tin in truyền thống. Tuy nhiên, khi thiếu một hệ thống trung tâm, việc phụ thuộc quá nhiều vào email đã dẫn đến kém hiệu quả, ảnh hưởng đến khả năng truyền thông kịp thời và nhất quán của đội ngũ.

Thay giao tiếp rời rạc bằng quy trình làm việc rõ ràng, có chủ sở hữu

Với Asana, đội ngũ đã thay đổi cách quản lý sản xuất nội dung sáng tạo - vừa nâng cao hiệu quả, tính tổ chức và độ minh bạch, vừa giải phóng thời gian cho những công việc tạo tác động thực sự. Cụ thể:

• Mọi yêu cầu sáng tạo mới đều được tiếp nhận qua biểu mẫu (form), thu thập đầy đủ thông tin cần thiết ngay từ đầu để việc rà soát và phân công diễn ra nhanh chóng.
• Các đầu việc con và deadline được tự động tạo và gán dựa trên dữ liệu loại yêu cầu (custom fields), giúp quy trình luôn có tổ chức và đúng tiến độ.
• Mỗi yêu cầu có một điều phối viên phụ trách riêng, đảm bảo phía khách hàng nội bộ (giảng viên, phòng ban khác) chỉ cần liên hệ một đầu mối duy nhất, trong khi toàn bộ công việc hậu trường vẫn được quản lý chặt chẽ trong Asana.
• Tích hợp Google Workspace giúp tập trung toàn bộ tài liệu ngay trong từng task, đồng thời thông báo tự độnggiữ các bên liên quan luôn cập nhật tiến độ dự án.
• Một dashboard báo cáo cho phép nhìn thấy theo thời gian thực tình trạng dự án, năng lực (bandwidth) của đội ngũ và các rủi ro tiềm ẩn, giúp chủ động lên kế hoạch thay vì xử lý bị động.

“Nền tảng này giúp chúng tôi hiệu quả hơn. Ai cũng biết rõ mình phụ trách phần việc sáng tạo nào, điều mà email không bao giờ làm được.”- Stefanie Vermillion - Phó Giám đốc Truyền thông Công tác Sinh viên

Theo dõi tiến độ và chủ động can thiệp nhờ báo cáo mục tiêu

Không chỉ dừng ở cấp phòng ban, việc theo dõi tiến độ trên Asana còn phục vụ trực tiếp cho công tác báo cáo lên cấp lãnh đạo cao nhất:

• Đội ngũ tạo báo cáo tình trạng định kỳ hai tuần một lần gửi lên Phó Hiệu trưởng, theo dõi tiến độ dự án, các kết quả then chốt và những điểm cần lưu ý, đồng thời cung cấp thông tin cập nhật kịp thời về các sáng kiến đang ảnh hưởng đến những chỉ số cấp trường như kết quả học tập của sinh viên.
• Dashboard và chỉ báo trạng thái (đỏ - vàng - xanh) trong Asana giúp làm nổi bật ngay những khu vực cần can thiệp, trong đó màu đỏ là tín hiệu yêu cầu Phó Hiệu trưởng hành động ngay lập tức.
• Cơ chế báo cáo chủ động này giúp đội ngũ phát hiện xu hướng và xử lý vấn đề theo thời gian thực, thay vì phải chờ đến giữa học kỳ mới nhận ra và phản ứng.

Nhìn tổng thể, việc số hóa quy trình quản lý công việc đã mang lại ba nhóm kết quả rõ rệt cho ACC, trải dài từ hiệu quả vận hành đến chất lượng giao tiếp nội bộ.

“Asana giúp chúng tôi cải thiện sự gắn kết, minh bạch và giao tiếp trên toàn trường. Nhờ theo dõi OKR và các chỉ số then chốt, tôi có thể duy trì một góc nhìn tổng thể, rõ ràng về tất cả các chương trình, giúp chúng tôi chủ động xử lý vấn đề và ra quyết định kịp thời, có cơ sở để hỗ trợ các mục tiêu của nhà trường." - TS. Monique Umphrey - Phó Hiệu trưởng phụ trách Học vụ và Công tác Sinh viên

Nhìn về phía trước

Tập trung vào việc nâng cao hiệu quả vận hành để thúc đẩy đổi mới và cải thiện kết quả học tập của sinh viên, ACC vẫn đang tiếp tục theo đuổi mục tiêu đạt tỷ lệ hoàn thành chương trình học 70% vào năm 2030. Bằng cách tiếp tục khai thác Asana, nhà trường đảm bảo nguồn lực luôn gắn với các mục tiêu chiến lược đã đề ra. Trong thờigian tới, ACC dự kiến sẽ khai thác thêm các năng lực AI trên nền tảng để tối ưu hơn nữa quy trình làm việc, dành nhiều thời gian quý giá hơn nữa cho thành công của sinh viên.

Flexidata đồng hành triển khai Asana cho trường đại học, cao đẳng tại Việt Nam

Là đối tác triển khai của Asana và Canvas LMS trong lĩnh vực giáo dục, Flexidata giúp Ban Giám hiệu và khối Vận hành - Quản lý số hóa việc theo dõi mục tiêu chiến lược, chuẩn hóa quy trình xét duyệt liên thông, truyền thông nội bộ và báo cáo vận hành - theo đúng đặc thù tổ chức của từng trường, thay vì áp dụng một khuôn mẫu chung.

→ LIÊN HỆ VỚI ĐỘI NGŨ FLEXIDATA