Quản lý dự án xây dựng (CPM) là gì?

Quản lý dự án xây dựng là quá trình điều phối các hoạt động từ khâu thiết kế đến khâu hoàn thành để đạt được mục tiêu của dự án trong phạm vi thời gian, ngân sách và chất lượng được đặt ra ban đầu. Điều này bao gồm việc quản lý tài nguyên, lập kế hoạch, giám sát tiến độ, quản lý rủi ro và giải quyết vấn đề.

Những thách thức rất riêng chỉ có trong dự án xây dựng  

Trong quản lý một dự án xây dựng, điều đặc biệt quan trọng là phải chú ý đến các yếu tố phụ thuộc của dự án và các phương thức để đảm bảo an toàn khi thi công. Tuy có những điểm tương đồng với một dự án thông thường, nhưng dự án xây dựng cũng có những điểm rất khác biệt mà người làm quản lý dự án cần chú ý.  

Dự án xây dựng luôn cần sự phối hợp làm việc giữa rất nhiều bên. Tuy không cùng một đơn vị quản lý nhưng tất cả phải hợp tác rất chặt chẽ với nhau khi làm cùng một dự án, các thành phần trong một dự án có thể bao gồm:  

• Chủ đầu tư
• Giám sát dự án
• Khách hàng
• Quản lý dự án
• Kỹ sư
• Kiến trúc sư
• Thiết kế
• Thầu chính
• Thầu phụ
• Quy hoạch đô thị
• Kỹ sư xây dựng
• Pháp lý

6 giai đoạn trong quản lý dự án xây dựng

Thông thường, một dự án xây dựng thường bao gồm sáu giai đoạn. Một số giai đoạn dài hơn những giai đoạn khác, nhưng hãy làm theo quy trình sáu bước này để giảm tối đa rủi ro và tăng tỉ lệ thành công của dự án.  

1. Khởi đầu

Phần đầu tiên của bất kỳ dự án nào, bao gồm dự án xây dựng, là giai đoạn khởi đầu. Giai đoạn này còn được gọi là giai đoạn Khái niệm (conception). Trong giai đoạn này, nhóm dự án sẽ làm việc với khách hàng để hiểu nhu cầu của họ và đưa ra phương án thích hợp. Có thể cần thực hiện một nghiên cứu khả thi (feasibility study) hoặc đề án kinh doanh (business case) để phân tích khả năng thực hiện dự án. Tuy nhiên, ngay cả khi không thực hiện được những phân tích này, việc lập bản phác thảo thiết kế là rất quan trọng để đảm bảo rằng khách hàng và nhóm thiết kế đang thật sự hiểu nhau.  

2. Tiền thi công

Sau khi ký hợp đồng với khách hàng, bạn cần bắt đầu giai đoạn tiền thiết kế trước khi bắt đầu thực hiện dự án xây dựng. Giai đoạn này rất quan trọng để tránh bỏ sót những chi tiết quan trọng. Trong giai đoạn này, bạn cần làm rõ các điểm sau đây:

• Đâu là các mốc quan trọng của dự án cần tham khảo ý kiến của khách hàng.
• Thống nhất cách giao tiếp với khách hàng (kênh giao tiếp, thời điểm giao tiếp thích hợp,…)
• Nguồn thông tin chính thức của dự án.
• Kế hoạch quản lý rủi ro của dự án.
• Kế hoạch dự án và các yếu tố phụ thuộc trong dự án.
• Ngân sách của dự án và cách phân bổ chi phí.
• Mục tiêu cuối cùng của dự án.

Bằng cách làm rõ các yếu tố này, bạn sẽ có kế hoạch dự án chi tiết và rõ ràng hơn, giúp đảm bảo thành công cho dự án xây dựng.

3. Thực hiện dự án

Sau khi đã lên kế hoạch một cách kỹ càng, giờ là lúc bắt tay vào thực hiện dự án.  

Một trong những điều quan trọng nhất cần lưu ý trong giai đoạn thực hiện dự án là giao tiếp. Giao tiếp kém là một trong những lý do phổ biến nhất dẫn đến dự án thất bại, đặc biệt trong ngành xây dựng. Nếu nhà thầu chính không định nghĩa được một cách thức rõ ràng để tất cả mọi người đều cập nhật được thông tin khi có sự thay đổi, nhất là trong trường hợp thay đổi nhân sự/đối tác, bạn sẽ không bao giờ có thể hoàn thành dự án đúng hạn và trong ngân sách.

Để thực hiện dự án thành công, cần thiết phải có một kế hoạch giao tiếp rõ ràng và thống nhất một nơi lưu trữ thông tin dự án chính thức. Việc ghi lại các cuộc trò chuyện với khách hàng, cập nhật thông tin của các đối tác và báo cáo tiến độ dự án tại một nơi duy nhất sẽ giúp tránh lặp lại những sai lầm và giúp bạn đạt được các mục tiêu trong thời gian và ngân sách đã đề ra.

4. Bàn giao dự án

Sau khi dự án hoàn thành, bạn tiến hành giai đoạn đưa vào sử dụng. Giai đoạn này bao gồm ba bước:

1. Kiểm tra lần cuối

Trước khi bàn giao sản phẩm cho khách hàng, cần đảm bảo rằng không có lỗi nào bị bỏ sót. Dành thời gian để kiểm tra từng chi tiết của công trình để đảm bảo không có lỗi. Ghi lại tất cả những lỗi tìm thấy được vào một check-list để thực hiện sửa chữa ngay sau đó.

2. Bàn giao sản phẩm cho khách hàng

Sau khi hoàn thành bước kiểm tra nội bộ nội, bước tiếp theo là bàn giao công trình cho khách hàng và hướng dẫn họ về tất cả các công năng, tiện ích của dự án. Khách hàng sẽ muốn kiểm tra qua công trình và chạy thử các hệ thống, thiết bị. Trong giai đoạn này, nếu khách hàng tìm thấy bất kỳ lỗi mới nào, bạn có trách nhiệm sửa chúng nhanh nhất có thể, vì thế hãy cố gắng đảm bảo tất cả các lỗi đã được phát hiện và sửa chữa trước khi bàn giao.  

3. Hướng dẫn sử dụng tất cả các thiết bị, hệ thống có trong công trình

Để khách hàng chủ động trong việc bảo trì và sửa chữa hệ thống trong tương lai, nhà thầu cần đảm bảo rằng tất cả những hệ thống, thiết bị đều có hướng dẫn rõ ràng. Những hạng mục cần lưu ý gồm hệ thống điện, hệ thống nước, phần mềm, v.v.

5. Quy mô và bảo hành

Sau khi công trình đã đi vào hoạt động, nhà thầu chính vẫn có trách nhiệm bảo hành công trình. Tùy thuộc vào hợp đồng và chính sách về bảo hành công trình xây dựng tại đất nước sở tại. Có hai loại bảo hành: bảo hành theo hợp đồng và bảo hành ngầm định. Làm việc với bộ phận pháp lý nội bộ để nắm rõ trách nhiệm và thời hạn bảo hành của công trình.  

6. Đóng dự án

Dự án chỉ chính thức khép lại sau khi thời hạn bảo hành kết thúc. Tuy nghĩa vụ với khách hàng đã được hoàn thành, nhưng vẫn còn một bước nữa để đảm bảo team dự án có sự phát triển và tiến bộ trong các dự án tương lai. Tổ chức một cuộc họp review hậu dự án để rút ra được những bài học từ dự án là một việc rất cần thiết. Doanh nghiệp sẽ cần một nơi để tập hợp tất cả những bài học kinh nghiệm khi làm dự án, như vậy mới đảm bảo rằng khi gặp lại dự án tương tự trong tương lai, team dự án sẽ tránh được những lỗi đã từng xảy ra.  

Các phần mềm cần sử dụng để triển khai một dự án xây dựng thành công

Sau khi đã nắm được sáu giai đoạn trong quản lý dự án xây dựng thì việc quan trọng tiếp theo là triển khai dự án. Phần mềm quản lý dự án sẽ giúp việc triển khai dự án trong thực tế dễ dàng hơn rất nhiều.

Phần mềm quản lý dự án xây dựng là gì?  

Các công cụ quản lý dự án xây dựng là công cụ giúp các chuyên gia xây dựng thực hiện công việc của họ và đạt được thời hạn của họ. Có hai loại công cụ bạn có thể sử dụng:

• Công cụ truyền thống: đây là các phần mềm được thiết kế riêng cho ngành xây dựng, nhược điểm của các công cụ này là khó học hơn các công cụ hiện đại và chỉ được thiết kế dành riêng cho những người làm xây dựng. Và ngoài việc quản lý các thành phần trong dự án, người quản lý dự án còn phải kiêm thêm nhiệm vụ quản lý các công cụ sử dụng trong dự án.
• Công cụ quản lý dự án hiện đại: những công cụ này linh hoạt hơn, dễ sử dụng với tất cả mọi người, từ người làm xây dựng đến những người làm công việc giấy tờ. Đặc biệt, những công cụ này không cần được quản lý, mọi thứ luôn minh bạch và có cơ chế để đảm bảo thông tin dự án không bị sửa đổi tuỳ tiện.  

Thông tin về các công cụ quản lý dự án hiện đại  

Công cụ quản lý dự án hiện đại sẽ hỗ trợ cho việc điều phối, đồng bộ và hoàn thành các đầu việc đúng hạn trở nên dễ dàng hơn. So với công cụ truyền thống, phần mềm quản lý dự án hiện đại rất dễ sử dụng cho mọi người. Việc thiết kế và hoạch định một kế hoạch dự án cũng linh hoạt hơn.  

Các tính năng chính cần có trong một phần mềm quản lý dự án xây dựng

Dù là phần mềm quản lý nào, hãy đảm bảo chúng có các tính năng sau:

Đặt rõ ngày đến hạn (set deadline)  

Deadline là yếu tố cực kỳ quan trọng trong quản lý dự án xây dựng. Nó giúp đảm bảo rằng mọi người trong team dự án có thể biết chính xác ai đang làm gì vào thời điểm nào và ai chịu trách nhiệm về một công việc cụ thể nào đó. Việc xác định critical path cũng quan trọng không kém, bởi vì bất kỳ chậm trễ nào trong critical path đều có thể kéo dài thời gian của toàn bộ dự án.

Tóm lại, để đặt được một deadline tốt, cần đảm bảo sự phụ thuộc và trách nhiệm của từng nhiệm vụ được làm rõ, mọi người phải biết được chính xác công việc nào cần hoàn thành trước để có thể tiếp tục thực hiện công việc tiếp theo. Đồng thời, cần theo dõi và quản lý chặt chẽ critical path trong dự án, để đảm bảo tiến độ dự án được đúng như kế hoạch. Việc thực hiện đầy đủ và đúng kế hoạch các công việc quan trọng này sẽ giúp đảm bảo rằng dự án hoàn thành đúng thời gian và đạt được mục tiêu đề ra.

Trực quan hóa dòng thời gian và quan hệ phụ thuộc của dự án

Để quản lý dự án, trực quan hóa dòng thời gian và quan hệ phụ thuộc của dự án là rất quan trọng. Gantt chart là công cụ giúp hiển thị rõ ràng thời gian hoàn thành và mối quan hệ phụ thuộc giữa các nhiệm vụ, đồng thời cũng làm nổi bật các mốc quan trọng của dự án. Nếu một nhiệm vụ nào đó bị trễ deadline, điều quan trọng nhất là cần hiểu rõ tác động của nó và xác định các công việc cần được điều chỉnh trong kế hoạch, đồng thời cũng cần đảm bảo team có thể nhanh chóng bắt kịp tiến độ và hoàn thành dự án đúng thời hạn. Đây là 3 câu hỏi cụ thể cần ghi nhớ khi một nhiệm vụ bị trễ hạn:  

• Những công việc nào sẽ bị đẩy lùi do sự chậm trễ này?
• Sự chậm trễ này có ảnh hưởng đến toàn bộ dự án không?
• Có thể làm công việc nào song song để bù đắp cho sự chậm trễ không?

Team càng nhanh chóng xác định được những công việc nào sẽ bị ảnh hưởng khi một nhiệm vụ bị trễ deadline, team càng có thể dễ dàng điều chỉnh và bù đắp thời gian đã mất. Ngoài ra, nếu có một công việc được hoàn thành sớm hơn dự kiến, cần thông báo cho mọi người trong team để những công việc bị phụ thuộc phía sau có thể được bắt đầu ngay lập tức.

Phối hợp trên nhiều dự án

Tại các công ty xây dựng lớn, có nhiều dự án có thể được triển khai đồng thời. Khi các thành viên trong team phải đảm nhiệm một lúc nhiều dự án, điều quan trọng nhất cần được theo dõi là công việc của từng thành viên trong nhóm và thời gian cụ thể của từng công việc đó.

Lúc này công cụ quản lý dự án sẽ giúp ích rất nhiều, tất cả các đầu việc của team sẽ được tập hợp tại một nơi và người điều phối/quản lý dự án có thể xem xét được khối lượng công việc của từng thành viên trên các dự án khác nhau cùng một lúc. Điều này giúp tránh việc quá tải và đảm bảo hoàn thành công việc đúng thời hạn.

Giao tiếp tập trung

Giao tiếp rõ ràng là rất quan trọng - nhưng trong quản lý dự án xây dựng, điều này còn trở nên nan giải hơn so với các dự án truyền thống. Để đảm bảo mọi người trong nhóm của bạn đều có cùng thông tin, hãy sử dụng một công cụ quản lý dự án xây dựng duy nhất. Với phần mềm quản lý dự án hiện đại, bạn có thể cập nhật tình trạng công việc theo thời gian thực để tất cả mọi người trong team đều được cập nhật về tình trạng công việc, cho dù họ đang ở văn phòng hay trên công trường. Bạn cũng có thể thêm các bên liên quan vào dự án để họ nhận được báo cáo về tình trạng dự án theo thời gian thực mà không cần phải tham gia cuộc họp.

Theo dõi chi phí dự án

Theo dõi chi phí dự án là rất quan trọng để đảm bảo dự án xây dựng không vượt quá ngân sách. Nếu bạn có thể xem chi phí dự án theo thời gian thực, bạn có thể nhanh chóng điều chỉnh nếu cần thiết.

Chuẩn hóa quy trình

Các dự án xây dựng thường có nhiều đặc điểm giống nhau. Việc chuẩn hóa quy trình giúp tiết kiệm thời gian và tránh bỏ sót các bước quan trọng. Bằng cách tối ưu quy trình dự án, team sẽ có nhiều thời gian hơn để hiện thực hoá dự án.

Cập nhật thông tin theo thời gian thực - mọi lúc, mọi nơi

Trong quá trình xây dựng, bạn thường cần truy cập thông tin khi không ở bàn làm việc. Khi đang ở công trình và phát hiện điều gì đó không đúng, bạn cần một công cụ để xem được các thông tin của dự án để có thể giải quyết vấn đề càng sớm càng tốt.

Tìm một công cụ có ứng dụng di động tốt để cập nhật công việc của bạn trong thời gian thực. Điều này sẽ giúp tất cả mọi người - trong văn phòng và tại công trường - được cập nhật thông tin đồng thời.

‍