Nếu bạn quản lý nhiều dự án, team hoặc phòng ban khác nhau, việc theo dõi và chia sẻ thông tin có thể đang là một vấn đề rất nhức nhối.  

Để tổ chức và theo dõi các công việc trong một dự án cụ thể bạn có thể sử dụng công cụ quản lý dự án, nhưng để có được cái nhìn tổng quan về nhiều dự án cùng một lúc, bạn sẽ cần đến quản lý danh mục dự án. Điều này giúp bạn tổ chức dữ liệu và thấy được những thông tin quan trọng trong suốt quá trình triển khai của từng dự án. Bằng cách này, team của bạn sẽ được tổ chức và phân chia công việc một cách rõ ràng và hiệu quả hơn, và các bên liên quan có thể theo dõi tiến độ và kết quả của từng dự án. Có thể nói, quản lý danh mục dự án là bộ não của hoạt động quản lý dự án.

Quản lý danh mục dự án là gì?

Quản lý danh mục dự án (Project portfolio management - PPM) là quản lý tập trung cùng lúc nhiều dự án. Với quản lý danh mục dự án, bạn có được cái nhìn tổng thể về các dự án để kết nối các công việc hàng ngày của team bạn quản lý với chiến lược tổ chức của công ty. Các công cụ quản lý danh mục dự án giúp bạn theo dõi các ưu tiên kinh doanh và nhìn thấy cái nhìn tổng thể từ chiến lược đến thực thi.

Giá trị của PPM nằm ở việc tìm ra các dự án tạo ra nhiều giá trị nhất. Sau đó, tiếp tục thúc đẩy các dự án đó bằng cách phân phối thêm nguồn lực, tài nguyên cho chúng. Quản lý danh mục dự án giống và khác gì so với Quản lý dự án

Cả Quản lý dự án và Quản lý danh mục dự án đều là phần tử con của Quản lý công việc (work management), một phương pháp hệ thống để phối hợp công việc trong toàn bộ tổ chức - từ các dự án và các quy trình đang được triển khai (quy trình quản lý rủi ro, quản lý thay đổi, quản lý tài nguyên,…) đến các tác vụ thường nhật. Mục tiêu của việc Quản lý công việc là làm cho mọi công việc trong tổ chức được minh bạch, rõ ràng đối với tất cả mọi người.  

Quản lý dự án thích hợp với:

• Lập kế hoạch, quản lý và thực hiện một ý tưởng cụ thể
• Hợp tác đội nhóm cho một dự án
• Phân công vai trò và trách nhiệm cho team dự án
• Quản lý công việc

Quản lý danh mục dự án thích hợp với:

• Quản lý nhiều dự án và các mục tiêu lớn.  
• Phối hợp giữa các team hoặc phòng ban.
• Đánh giá các dự án xem liệu nó có phù hợp với tổ chức và tài nguyên của bạn hay không
• Tổ chức và theo dõi các ưu tiên của team
• Trực quan hoá tiến độ dễ dàng để cấp quản lý cao hơn có thể theo dõi tình trạng dự án
• Xác định rõ ràng và kết nối công việc hàng ngày với các mục tiêu chiến lược
• Theo dõi các mục tiêu kinh doanh
• Quản lý rủi ro và giảm thiểu rủi ro
• Quản lý công việc

Tại sao quản lý danh mục dự án quan trọng?

Quản lý danh mục dự án có thể được ví như một người gác cổng ở cánh cổng ngăn cách giữa nguồn lực có giới hạn của doanh nghiệp và các dự án tiềm năng. Mục tiêu là đánh giá những dự án sẽ tạo ra lợi nhuận cao nhất và những dự án nào phù hợp với các mục tiêu kinh doanh.

Nếu không có sự giám sát của quản lý danh mục dự án, team của bạn có thể bị quá tải do tiếp nhận quá nhiều dự án đồng thời. Nguyên nhân có thể từ việc  phân bổ tài nguyên không hợp lý hoặc quản lý dự án không có logic - bất kể nguyên nhân là gì, đó cũng là một vấn đề không ai muốn đối mặt trong quản lý dự án.  

Tóm lại, quản lý danh mục dự án giúp cho doanh nghiệp của bạn duy trì tính linh hoạt và nhanh chóng thích ứng với những tình huống thay đổi. Bằng cách theo dõi và quản lý nhiều dự án cùng một lúc, bạn có thể đảm bảo rằng tất cả các dự án của bạn đều đang đi đúng hướng với chiến lược kinh doanh tổng thể. Đồng thời, bạn cũng có thể nhanh chóng xác định được dự án nào đang không đúng tiến độ hoặc có nguy cơ trễ hạn. Điều này giúp bạn đưa ra quyết định thông minh về phân bổ tài nguyên, ưu tiên các dự án hiệu quả và thực hiện các thay đổi cần thiết để giữ cho doanh nghiệp của bạn tiến lên phía trước. Quản lý dự án về tổng thể sẽ giúp bạn duy trì tính thích nghi và tính chủ động, cho phép bạn phản ứng nhanh chóng với những thay đổi trên thị trường hoặc các yếu tố bên ngoài khác có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn.

Những ngành nào cần quản lý danh mục dự án?

Quản lý danh mục dự án có thể giúp bạn và team của mình giải phóng thời gian và cải thiện hiệu quả công việc. Khi doanh nghiệp của bạn có nhiều dự án đang được triển khai đồng thời, việc giữ mọi thứ luôn ngăn nắp, trật tự là điều không thể.  Vì thế chỉ cần team, doanh nghiệp của bạn là đang phải cùng lúc quản lý nhiều dự án thì Quản lý danh mục dự án chắc chắn sẽ mang lại lợi ích to lớn cho bạn. Dưới đây là một số ngành tiêu biểu:

Công nghệ thông tin

Các team IT thường có ngân sách lớn nhưng team thì mỏng nhân sự. Việc sử dụng quản lý danh mục dự án sẽ giúp theo dõi được quá trình làm việc của team để hạn chế các sai sót và điều phối tài nguyên một cách hợp lý. Đồng thời dữ liệu từ quản lý danh mục dự án còn có thể giúp đảm bảo các task được hoàn thành đúng thời hạn và giúp tăng năng suất của team.  

Marketing

Đối với team marketing, họ có rất nhiều yếu tố, dự án cần được theo dõi cùng lúc. Từ thương mại điện tử đến website, từ hoạt động PR đến R&D. Giá trị của việc quản lý danh mục dự án mang lại trong lĩnh vực này là giúp team marketing kiểm soát các hoạt động của mình, đảm bảo tất cả đều đang đi đúng theo định hướng chiến lược của doanh nghiệp.  

Xây dựng

Quản lý danh mục dự án là công cụ đắc lực trong ngành xây dựng. Trong suốt quá trình thực hiện một dự án xây dựng có thể phát sinh rất nhiều thay đổi. Quản lý danh mục dự án giúp tất cả mọi người trong dự án luôn có thể theo dõi được toàn bộ bức tranh chung.  

Tài chính - ngân hàng

Sự chính xác là nền tảng của ngành dịch vụ tài chính. Không có chỗ cho sự sai sót trong ngành này. Để đảm bảo đạt được mục tiêu kinh doanh, quản lý tài liệu và cung cấp cho đội ngũ các công cụ cần thiết để hoàn thành công việc một cách chính xác là các lợi ích mà việc quản lý danh mục dự án mang lại cho lĩnh vực đặc thù này. Bên cạnh đó, việc có thể quản lý được nhiều dự án cùng lúc cũng giúp mọi người có thể tập trung vào chuyên môn hơn thay vì bối rối với quá nhiều thông tin từ các dự án, từ đó giúp tăng hiệu quả làm việc của đội ngũ, đồng thời đảm bảo việc quản lý dự án được thực hiện một cách hiệu quả.

Trách nhiệm của quản lý danh mục dự án - và các vai trò khác trong Quản lý danh mục dự án (PPM)  

Tương tự như quản lý dự án, PPM cũng có các vai trò chủ chốt, bao gồm:

Người quản lý danh mục dự án

Người quản lý danh mục dự án là người tạo và quản lý danh mục dự án.

Quản lý danh mục khác với quản lý một dự án cụ thể. Trách nhiệm chính của vai trò này là đảm bảo các dự án luôn được cập nhật trạng thái gần nhất. Đồng thời họ cũng cần lên kế hoạch liên lạc định kỳ với các giám đốc dự án để cập nhật trạng thái của các dự án cho báo cáo của mình.  

Các nhà quản lý cấp cao

Định nghĩa này dành cho bất kỳ ai có nhu cầu nắm bắt những diễn tiến tổng thể của các dự án.  Ví dụ, nếu bạn đang quản lý team content, một team thuộc phòng Marketing, thì CMO hoặc Marketing manager có thể là một nhà quản lý cấp cao trong danh mục quản lý dự án của bạn.

Người quản lý dự án tổng thể

Một nhà quản lý dự án tổng thể có vai trò tương tự như một người quản lý danh mục dự án. Sự khác biệt chính giữa hai vai trò này là người quản lý dự án tổng thể sẽ chỉ phụ trách các dự án liên quan, trong khi người quản lý danh mục dự án có thể không.  

Ví dụ: người quản lý dự án tổng thể có thể quản lý nhiều dự án liên quan đến việc ra mắt và tiếp thị sản phẩm ra thị trường. Ngược lại, một người quản lý danh mục dự án sẽ quản lý nhiều dự án trong bộ phận tiếp thị, nhưng các dự án này không có sự liên quan trực tiếp đến nhau.  

Người quản lý dự án  

Vai trò của những người quản lý dự án trong quản lý danh mục dự án là không thể thiếu. Người quản lý dự án có thể sở hữu các dự án riêng lẻ thuộc trong danh mục dự án. Tùy thuộc vào quy mô và phạm vi của danh mục dự án, một số dự án cũng có thể được quản lý bởi người quản lý danh mục dự án.  

Các thành viên trong team dự án  

Tất cả các nhân sự làm việc trong các dự án thuộc cùng một danh mục dự án đều là một phần của team dự án. Team dự án sẽ cùng làm việc với nhau trong suốt hành trình dự án, từ đầu cho đến khi dự án kết thúc.  

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng công cụ quản lý danh mục dự án

Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi sử dụng công cụ quản lý danh mục dự án

Quản lý danh mục dự án là một phần của hệ thống lớn hơn: Hệ thống Quản lý công việc. Khi được sử dụng đúng cách, PPM sẽ giúp bạn và các bên liên quan đến dự án có cái nhìn toàn cảnh để đưa ra các quyết định chiến lược tốt hơn. Các team sử dụng phần mềm quản lý danh mục dự án sẽ nhận thấy các lợi ích như:

• Tăng khả năng quan sát
• Tăng độ phù hợp với chiến lược
• Xây dựng kế hoạch tổng thế, toàn diện hơn
• Tầm nhìn tổng quan
• Tăng thời gian cho công việc sáng tạo và chiến lược
• Theo dõi được tiến độ dự án real-time
• Ra quyết định nhanh hơn
• Tự động hóa dữ liệu dự án
• Có cơ sở rõ ràng để lựa chọn các phương pháp quản lý, thực hiện và đánh giá dự án

Để có được kết quả tốt nhất từ phần mềm quản lý danh mục dự án, bạn cần một công cụ có khả năng kết nối được các mục tiêu chiến lược với các to-do list hằng ngày của team, có thể xem được tổng quan nhanh chóng và cập nhật dữ liệu real-time.  

03 tính năng nhất định phải có trong một phần mềm quản lý danh mục dự án:

1. Cập nhật trạng thái dự án real-time

Một trong những giá trị chính của quản lý danh mục dự án là khả năng tổng quan về tiến độ của mỗi dự án trong danh mục. Để làm được điều này, hãy đảm bảo rằng công cụ quản lý danh mục dự án của bạn cung cấp tính năng báo cáo ở cả cấp dự án và cấp danh mục (portfolio). Nhờ đó, các nhà quản lý cấp cao có thể có cái nhìn tổng quan về danh mục, sau đó đi sâu vào cập nhật tình trạng dự án cụ thể nếu cần thiết.

2. Theo dõi timeline và các yếu tố phụ thuộc

Vì danh mục bao gồm nhiều dự án phức tạp, hãy đảm bảo rằng phần mềm quản lý danh mục dự án của bạn cho phép xem timeline của mỗi dự án. Bất kỳ yếu tố phụ thuộc nào cũng có thể theo dõi được, đồng thời có thể điều chỉnh nếu cần thiết. Cho phép xem tổng thể timeline dự án với một chế độ xem tương tự Gantt Chart, để mọi người đều có thể nắm bắt các milestone hoặc ngày quan trọng của từng dự án, từ đó cùng nỗ lực cho sự suôn sẻ của dự án.

3. Quản lý khối lượng công việc

Quản lý khối lượng công việc có thể giúp bạn phát triển và theo dõi kế hoạch quản lý tài nguyên của mình. Với các công cụ quản lý khối lượng công việc, bạn có thể hiểu rõ trách nhiệm và kết quả mong đợi được giao cho team dự án trên tất cả các dự án có trong danh mục.

Nếu bạn cần thay đổi hoặc tối ưu hóa kế hoạch quản lý tài nguyên của mình, bạn có thể trực quan hóa xem trong team dự án ai vẫn còn khả năng nhận thêm việc và ai đang gần chạm ngưỡng kiệt sức.

Các phương pháp đã được chứng nghiệm (best pactices) trong quản lý danh mục dự án  

Quản lý danh mục dự án phát huy được tốt nhất sức mạnh của nó khi thông tin về các dự án được duy trì cập nhật liên tục, real-time. Là một người quản lý danh mục dự án, công việc của họ sẽ là giao tiếp thường xuyên với các giám đốc dự án để đảm bảo các dữ liệu về dự án vẫn đang được cập nhật một cách chính xác. Chỉ có như thế thì các bên liên quan mới có thể tham gia vào hỗ trợ khi có rủi ro xuất hiện trong dự án, hoặc tệ hơn là dự án đang bị “chệch khỏi đường ray”, trong khi vẫn giữ các dự án khác ổn định và đi đúng hướng với các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp.  

Quy trình quản lý danh mục dự án  

Quá trình quản lý danh mục dự án (project portfolio management process) bao gồm nhiều bước phức tạp. Đòi hỏi sự nỗ lực liên tục và một kế hoạch cẩn thận để xác định, theo dõi và quản lý các dự án. Trọng tâm luôn là chất lượng của dự án và đảm bảo các dự án luôn song hành cùng các mục tiêu kinh doanh.  

Bước 1: Căn chỉnh danh mục dự án của bạn với các mục tiêu kinh doanh.

Quản lý danh mục dự án (PPM)có thể giúp bạn kết nối các task thường nhật với các mục tiêu chiến lược.  

Có rất nhiều mục tiêu mà doanh nghiệp cần đạt được để duy trì và phát triển được hoạt động kinh doanh. Vì thế cần xem xét các dự án trong danh mục đang đóng góp như thế nào cho các mục tiêu này. Việc này giúp đảm bảo rằng các dự án được triển khai đúng hướng, phù hợp với chiến lược tổng thể của công ty, đồng thời đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu kinh doanh cụ thể.

Thông điệp chính: Cần xác định cách các dự án trong danh mục đang đóng góp như thế nào cho các mục tiêu cụ thể của công ty hoặc tổ chức.  

Bước 2: Thêm các dự án  

Danh mục dự án của bạn nên bao gồm tất cả các dự án có liên quan. Đảm bảo rằng các dự án trong cùng danh mục phù hợp, liên quan đến nhau, và sắp xếp ưu tiên về mức độ quan trọng của chúng nếu có. Với vai trò là người quản lý danh mục dự án, hãy dành một chút thời gian làm việc cùng các giám đốc dự án để điều chỉnh cách từng dự án trong danh mục dự án kết nối với các mục tiêu chiến lược chung. Cuối cùng, cần đảm bảo rằng không có dự án liên quan nào chưa được đưa vào danh mục dự án mà bạn quản lý.  

Thông điệp chính: Sắp xếp danh mục dự án của bạn bằng cách thêm vào các dự án quan trọng đối với chiến lược kinh doanh tổng thể. Trao đổi, giải thích với các giám đốc quản lý dự án về mức độ quan trọng và sự thành công của dự án họ chịu trách nhiệm quản lý sẽ đóng góp vào kế hoạch chung của tổ chức như thế nào.  

Bước 3: Chia sẻ danh mục dự án với các bên liên quan chủ chốt  

Quản lý danh mục dự án là một công cụ giúp bạn đồng bộ thông tin với các giám đốc dự án và sắp xếp ưu tiên tốt hơn cho các công việc trong dự án. Công cụ này cũng cho các quảnl ý C-level có liên quan nhìn thấy bức tranh tổng quan về dự án và các thành viên trong team trên một dashboard. Hãy đảm bảo rằng họ có quyền truy cập vào phần mềm quản lý danh mục dự án của bạn. Khi các giám đốc điều hành có được thông tin chi tiết theo thời gian thực về tiến độ dự án, họ sẽ chủ động hơn trong việc đưa ra các quyết định đúng thời điểm và chính xác hơn.  

Thông điệp chính: Các bên liên quan (nhà quản lý cấp C-level) cần được chia sẻ các thông tin tổng quan về dự án thông qua việc được chia sẻ quyền truy cập toàn bộ dashboard quản lý danh mục dự án.  

Bước 4: Nhận thông báo real-time về dự án

Đảm bảo rằng các giám đốc dự án thường xuyên cập nhật thông tin cho từng dự án. Như vậy, danh mục dự án mới có thể trở thành trung tâm điều khiển cho tất cả các dự án của team. Tất cả thông tin được tập trung ở một nơi để dễ dàng hình dung các sự phụ thuộc, nắm bắt kịp thời cơ hội khởi tạo các dự án mới và hỗ trợ các dự án đang gặp rủi ro.

Thông điệp chính: Đảm bảo team ý thức được trách nhiệm cập nhật các dự án thường xuyên, để bức tranh tổng quan về các dự án (dashboard của danh mục dự án) mô phỏng được chính xác được các công việc đang diễn ra trong phạm vi danh mục dự án.  

Bước 5: Sử dụng danh mục dự án để quản lý tài nguyên  

Ngoài nhiệm vụ là nguồn thông tin chính xác và thức thời nhất về dự án thì danh mục dự án còn là một công cụ mạnh mẽ để quản lý tài nguyên dự án.  

Trong giai đoạn lập kế hoạch của các dự án, bạn đã có thể bắt đầu tạo kế hoạch quản lý tài nguyên dự án. Tuy nhiên, nếu trong quá trình triển khai, một dự án bất ngờ chệch khỏi quỹ đạo chung của toàn bộ danh mục, thì việc phân phối lại nguồn lực cho dự án đó dựa trên kho tài nguyên chung của toàn bộ danh mục sẽ giúp giải quyết vấn đề.

Đảm bảo phần mềm PPM của bạn có sẵn các công cụ giúp quản lý khối lượng công việc để tăng khả năng phân bổ tài nguyên và khả năng hiển thị các tài nguyên đã được tái phân bổ.  

Thông điệp chính: Sử dụng phần mềm quản lý danh mục dự án để theo dõi các mốc thời gian và các yếu tố phụ thuộc của dự án. Điều này cho phép bạn ưu tiên và phân bổ nguồn lực một cách hiệu quả.  

Các công cụ tốt nhất để quản lý danh mục dự án  

Quản lý danh mục dự án là một thành phần quan trọng của kế hoạch kinh doanh, cho phép các nhà quản lý dự án ước tính doanh thu tiềm năng của một dự án ngay khi dự án đó chưa được bắt đầu. Trước khi đưa ra bất kỳ quyết định quan trọng nào, các doanh nghiệp có thể tổng hợp các yếu tố của một dự án với sự trợ giúp của một công cụ PPM.

Dưới đây là một số công cụ PPM tốt nhất:

Phân tích Cây quyết định trong quản lý dự án (Decision Tree)  

Cây quyết định là một biểu đồ dòng chảy bắt đầu với một khái niệm trung tâm và phân nhánh ra theo các kết quả của các lựa chọn tiềm năng. Mô hình thường giống như một cái cây với các nhánh, do đó được gọi là "cây quyết định".

Mô hình này được sử dụng trong phân tích các quyết định, nó giúp mô tả các kết quả, chi phí và các yếu tố ảnh hưởng của một quyết định phức tạp.  

Phân tích lợi ích - chi phí

Phân tích lợi ích chi phí cho phép bạn đánh giá các lợi ích tài chính của một quyết định để bạn có thể đánh giá liệu nó có đáng để tiếp tục hay không. Đây là một công cụ hữu ích khi bạn muốn ngăn chặn sự thiên vị trong quá trình đưa quyết định, đặc biệt là khi bạn phải đưa ra quyết định quan trọng có ảnh hưởng đến thành công của team hoặc dự án của bạn.  

Xác định các ưu tiên bằng ma trận ưu tiên (Priority matrix)

Ma trận ưu tiên phân loại các công việc hoặc dự án theo tiêu chí mức độ nỗ lực và mức độ khẩn cấp. Việc này giúp các thành viên trong  team nhanh chóng đưa ra được quyết định công việc nào nên được xử lý đầu tiên. Sử dụng ma trận ưu tiên sẽ giúp mọi người tránh được sự phỏng đoán chủ quan về việc năng lượng của team nên được phân bổ ở công việc nào, đồng thời cũng tránh được việc bỏ sót các đầu việc quan trọng.  

Cùng Flexidata xây dựng danh mục dự án - Quan sát bức tranh toàn cảnh về các dự án của doanh nghiệp

Nếu có bất kỳ thắc mắc nào về Quản lý danh mục dự án xin để lại thông tin ở phần chat của trang web của Flexidata.vn, chúng tôi sẽ hỗ trợ bạn hiểu rõ hơn và áp dụng được công cụ này cho team hoặc tổ chức của bạn.  

‍