Là trang tuyển dụng lớn nhất thế giới, Indeed đang vận hành đội ngũ sáng tạo và phân tích trên quy mô toàn cầu - 60 quốc gia, 28 ngôn ngữ, 1.500 yêu cầu công việc mỗi năm. Để xử lý khối lượng công việc khổng lồ đó mà không phải liên tục tuyển thêm người, Indeed đã triển khai Asana AI Studio, biến Asana thành một "trợ lý nhận thức" đảm nhận phần lớn công việc điều phối và phân loại thủ công trước đây. Nhờ vậy, đội ngũ của Indeed thu hồi lại hơn 1.400 giờ làm việc cấp cao mỗi năm, có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào sứ mệnh cốt lõi - giúp mọi người tìm được việc làm, thay vì loay hoay với những công việc hành chính "work about work".
Trước khi chuyển đổi, Indeed gặp phải ba điểm nghẽn lớn:
Để giải quyết tận gốc cả ba vấn đề trên, Indeed đã triển khai Asana AI Studio và AI Teammates theo ba hướng, tương ứng với ba giai đoạn của một dự án: từ lúc tiếp nhận yêu cầu, đến khi kiểm soát chất lượng thương hiệu, và cuối cùng là vận hành toàn bộ hệ thống.
Trước đây, việc khởi tạo một dự án phân tích đòi hỏi các chuyên viên cấp cao phải phỏng vấn nhiều bên liên quan và soạn thảo hồ sơ dự án bằng tay. Với AI Studio, Indeed đã tự động hóa phần lớn công việc này:
Nhờ đó, thời gian từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi dự án được kích hoạt giảm tới 60%.
“Asana đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi quản lý hoạt động sáng tạo ở quy mô lớn. Lần đầu tiên, chúng tôi có được khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với toàn bộ luồng công việc sáng tạo - từ từng chiến dịch riêng lẻ đến toàn bộ danh mục chương trình.
Sự minh bạch này giúp chúng tôi nhận diện các xu hướng, chủ động xử lý những điểm nghẽn ngay từ sớm và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn dựa trên đầy đủ thông tin.”
Jennifer Warren, VP Global Brand and Creative
Duy trì sự nhất quán thương hiệu trên hơn 60 quốc gia và 28 ngôn ngữ là một thách thức không nhỏ. Indeed đã thử nghiệm một "AI Teammate" đóng vai trò chiến lược gia nội dung, hoạt động như một bộ phận kiểm duyệt thương hiệu tự động:
“Thiết lập một AI Teammate không giống như lập trình một quy tắc, mà giống với việc hướng dẫn và đào tạo một đồng nghiệp hơn. Khi AI có thể tạo bản nháp và kiểm tra nội dung ngay lập tức, đội ngũ của chúng tôi đã chuyển trọng tâm từ việc nhập liệu sang kiểm tra và đánh giá mang tính chiến lược - từ chỗ chỉ quản lý công việc sang việc định hình và kiến tạo kết quả. "
Brandi Johnson, Senior Manager, Creative Operations
Với đội ngũ sáng tạo nội bộ hơn 70 người phục vụ 60 quốc gia, Indeed đã thay thế hệ thống cũ bằng một hệ sinh thái Asana tự động hóa toàn diện:
“Chúng tôi không chỉ đưa công việc lên Asana; chúng tôi sử dụng Asana để loại bỏ những công việc xoay quanh việc quản lý công việc. Bằng cách tận dụng Smart Status để tự động hóa phần tốn nhiều thời gian nhất trong vận hành sáng tạo - khai thác và tổng hợp dữ liệu, chúng tôi đã tiết kiệm được 13 giờ mỗi tháng, và giờ đây có thể tái đầu tư khoảng thời gian đó vào chiến lược sáng tạo. "
Brandi Johnson, Senior Manager, Creative Operations
Nhờ những kết quả này, Indeed đã được vinh danh là Đối tác Đổi mới AI Toàn cầu năm 2026 - ghi nhận bước tiến từ tự động hóa tác vụ đơn thuần sang mô hình "ủy quyền nhận thức" (cognitive delegation), nơi AI đảm nhận những phần việc tốn nhiều chất xám nhất như khám phá dự án và phân loại yêu cầu.
Trước khi có Asana, các đội ngũ toàn cầu của Indeed phải đối mặt với giới hạn mở rộng do gánh nặng phân loại và hành chính thủ công. Bằng cách xây dựng một hệ thống vận hành dựa trên AI, công ty đã tách rời được mối liên hệ giữa quy mô công việc và số lượng nhân sự hành chính. Kiến trúc thống nhất này đảm bảo rằng khi Indeed tiếp tục mở rộng ra hơn 60 quốc gia, các đội ngũ sáng tạo và phân tích của họ vẫn có thể tập trung vào chiến lược cốt lõi: giúp mọi người tìm được công việc tốt hơn. Với Indeed, AI chính là đối tác đảm nhận phần điều phối, để con người tập trung vào sứ mệnh.
Đăng ký dùng thử Asana ngay hôm nay tại: https://www.flexidata.vn/contact-us
Nguồn tham khảo: Case study "Indeed Saves $300K Annually with Asana AI" trên trang Asana (asana.com/case-study/indeed).