Là trang tuyển dụng lớn nhất thế giới, Indeed đang vận hành đội ngũ sáng tạo và phân tích trên quy mô toàn cầu - 60 quốc gia, 28 ngôn ngữ, 1.500 yêu cầu công việc mỗi năm. Để xử lý khối lượng công việc khổng lồ đó mà không phải liên tục tuyển thêm người, Indeed đã triển khai Asana AI Studio, biến Asana thành một "trợ lý nhận thức" đảm nhận phần lớn công việc điều phối và phân loại thủ công trước đây. Nhờ vậy, đội ngũ của Indeed thu hồi lại hơn 1.400 giờ làm việc cấp cao mỗi năm, có thêm thời gian và năng lượng để tập trung vào sứ mệnh cốt lõi - giúp mọi người tìm được việc làm, thay vì loay hoay với những công việc hành chính "work about work".
Bài toán trước khi có Asana
Trước khi chuyển đổi, Indeed gặp phải ba điểm nghẽn lớn:
- Hệ thống cứng nhắc: Nền tảng cũ phụ thuộc nhiều vào đội ngũ kỹ thuật khiến các nhóm sáng tạo không thể tự điều chỉnh quy trình làm việc theo thời gian thực.
- Áp lực hành chính: Việc xử lý hơn 1.500 yêu cầu bằng 28 ngôn ngữ khác nhau tạo ra khối lượng phân loại thủ công khổng lồ cho các producer và chuyên viên phân tích cấp cao.
- Báo cáo chậm trễ: Ban lãnh đạo thiếu khả năng quan sát năng lực toàn cầu theo thời gian thực - producer phải mất tới 13 giờ mỗi tháng chỉ để tổng hợp dữ liệu thủ công cho báo cáo tiến độ.
Giải pháp: Ba lớp tự động hóa bằng AI
Để giải quyết tận gốc cả ba vấn đề trên, Indeed đã triển khai Asana AI Studio và AI Teammates theo ba hướng, tương ứng với ba giai đoạn của một dự án: từ lúc tiếp nhận yêu cầu, đến khi kiểm soát chất lượng thương hiệu, và cuối cùng là vận hành toàn bộ hệ thống.
1. Tự động hóa giai đoạn khám phá dự án (Project discovery)
Trước đây, việc khởi tạo một dự án phân tích đòi hỏi các chuyên viên cấp cao phải phỏng vấn nhiều bên liên quan và soạn thảo hồ sơ dự án bằng tay. Với AI Studio, Indeed đã tự động hóa phần lớn công việc này:
- Khi có yêu cầu gửi qua Asana Forms, hệ thống tự động phân tích nội dung để trích xuất nguồn dữ liệu và mức độ ưu tiên.
- AI Studio tự soạn bản dự thảo hồ sơ dự án (project charter) và tài liệu yêu cầu kỹ thuật ngay trong phần bình luận.
- AI ước tính giá trị kinh doanh và độ phức tạp kỹ thuật ngay từ khâu tiếp nhận, giúp đội ngũ ưu tiên công việc theo ROI dự kiến.
- Vai trò của các quản lý chương trình kỹ thuật cấp cao chuyển từ "người soạn thảo" sang "người biên tập chiến lược" vì họ đã có sẵn bản phác thảo hoàn chỉnh khoảng 70%.
Nhờ đó, thời gian từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi dự án được kích hoạt giảm tới 60%.
“Asana đã thay đổi hoàn toàn cách chúng tôi quản lý hoạt động sáng tạo ở quy mô lớn. Lần đầu tiên, chúng tôi có được khả năng hiển thị theo thời gian thực đối với toàn bộ luồng công việc sáng tạo - từ từng chiến dịch riêng lẻ đến toàn bộ danh mục chương trình.
Sự minh bạch này giúp chúng tôi nhận diện các xu hướng, chủ động xử lý những điểm nghẽn ngay từ sớm và đưa ra quyết định nhanh chóng, chính xác hơn dựa trên đầy đủ thông tin.”
Jennifer Warren, VP Global Brand and Creative
2. AI Teammates đảm bảo tính nhất quán thương hiệu toàn cầu
Duy trì sự nhất quán thương hiệu trên hơn 60 quốc gia và 28 ngôn ngữ là một thách thức không nhỏ. Indeed đã thử nghiệm một "AI Teammate" đóng vai trò chiến lược gia nội dung, hoạt động như một bộ phận kiểm duyệt thương hiệu tự động:
- Đối chiếu nội dung bản địa hóa với tiêu chuẩn thương hiệu toàn cầu trên hàng chục ngôn ngữ.
- Tự động tạo bản tóm tắt sáng tạo (creative brief) phù hợp với từng thị trường chỉ trong vài giây, vẫn giữ đúng "giọng nói" thương hiệu của Indeed.
- Giúp các trưởng nhóm sáng tạo tập trung vào đổi mới thay vì kiểm tra bản dịch hay tính tuân thủ tài sản thương hiệu theo cách thủ công.
“Thiết lập một AI Teammate không giống như lập trình một quy tắc, mà giống với việc hướng dẫn và đào tạo một đồng nghiệp hơn. Khi AI có thể tạo bản nháp và kiểm tra nội dung ngay lập tức, đội ngũ của chúng tôi đã chuyển trọng tâm từ việc nhập liệu sang kiểm tra và đánh giá mang tính chiến lược - từ chỗ chỉ quản lý công việc sang việc định hình và kiến tạo kết quả. "
Brandi Johnson, Senior Manager, Creative Operations
3. Vận hành sáng tạo toàn cầu như một hệ thống tự động
Với đội ngũ sáng tạo nội bộ hơn 70 người phục vụ 60 quốc gia, Indeed đã thay thế hệ thống cũ bằng một hệ sinh thái Asana tự động hóa toàn diện:
- Một biểu mẫu duy nhất tiếp nhận yêu cầu cho 61 mã công việc khác nhau; hơn 18 quy tắc tự động phân luồng công việc vào 80 portfolio cụ thể theo khu vực và loại tài sản.
- Producer sử dụng tính năng Smart Status để lấy dữ liệu thời gian thực từ các trường tùy chỉnh và mốc tiến độ, tạo báo cáo cho ban lãnh đạo chỉ trong vài giây thay vì hàng giờ.
- Đội ngũ dùng Asana AI Chat để tra cứu lịch sử các chiến dịch toàn cầu trước đó chỉ trong tích tắc.
- Tính năng đa vị trí (multi-homing) cho phép một tài sản sáng tạo xuất hiện đồng thời trong dự án sản xuất toàn cầu và các portfolio khu vực, đảm bảo tính minh bạch cho các bên liên quan.
“Chúng tôi không chỉ đưa công việc lên Asana; chúng tôi sử dụng Asana để loại bỏ những công việc xoay quanh việc quản lý công việc. Bằng cách tận dụng Smart Status để tự động hóa phần tốn nhiều thời gian nhất trong vận hành sáng tạo - khai thác và tổng hợp dữ liệu, chúng tôi đã tiết kiệm được 13 giờ mỗi tháng, và giờ đây có thể tái đầu tư khoảng thời gian đó vào chiến lược sáng tạo. "
Brandi Johnson, Senior Manager, Creative Operations
Kết quả đạt được
- Tiết kiệm 300.000 USD/năm nhờ tối ưu thời gian và giải phóng năng lực cho các bộ phận toàn cầu hóa và phân tích.
- Hơn 1.400 giờ làm việc cấp cao được thu hồi mỗi năm nhờ tự động hóa khâu khám phá và lập hồ sơ dự án.
- Giảm 42% khối lượng xử lý ticket thủ công cho đội ngũ sáng tạo nội bộ.
- Rút ngắn 60% thời gian từ lúc tiếp nhận yêu cầu đến khi dự án chính thức được triển khai.
Nhờ những kết quả này, Indeed đã được vinh danh là Đối tác Đổi mới AI Toàn cầu năm 2026 - ghi nhận bước tiến từ tự động hóa tác vụ đơn thuần sang mô hình "ủy quyền nhận thức" (cognitive delegation), nơi AI đảm nhận những phần việc tốn nhiều chất xám nhất như khám phá dự án và phân loại yêu cầu.
Lời kết
Trước khi có Asana, các đội ngũ toàn cầu của Indeed phải đối mặt với giới hạn mở rộng do gánh nặng phân loại và hành chính thủ công. Bằng cách xây dựng một hệ thống vận hành dựa trên AI, công ty đã tách rời được mối liên hệ giữa quy mô công việc và số lượng nhân sự hành chính. Kiến trúc thống nhất này đảm bảo rằng khi Indeed tiếp tục mở rộng ra hơn 60 quốc gia, các đội ngũ sáng tạo và phân tích của họ vẫn có thể tập trung vào chiến lược cốt lõi: giúp mọi người tìm được công việc tốt hơn. Với Indeed, AI chính là đối tác đảm nhận phần điều phối, để con người tập trung vào sứ mệnh.
Đăng ký dùng thử Asana ngay hôm nay tại: https://www.flexidata.vn/contact-us
Nguồn tham khảo: Case study "Indeed Saves $300K Annually with Asana AI" trên trang Asana (asana.com/case-study/indeed).