5 Yếu tố của một cuộc họp hiệu quả?
Những yếu tố này, cùng nhau, tạo nên một cuộc họp hiệu quả, nơi mà mọi người cùng đóng góp ý kiến và thực hiện các quyết định có tính xây dựng và tiến bộ.
1. Tạo không gian giao tiếp cởi mở:
Một cuộc họp hiệu quả cần tạo điều kiện khuyến khích sự thảo luận và trao đổi ý kiến tự do giữa các thành viên tham gia. Tạo môi trường thoải mái, nơi mọi người có thể tự tin đưa ra ý kiến mà không gặp trở ngại trong việc thể hiện quan điểm của mình.
2. Khích lệ ý kiến trái chiều lành mạnh:
Ý kiến trái chiều lành mạnh đóng vai trò quan trọng trong việc đưa ra những quyết định tốt hơn và thúc đẩy sự sáng tạo. Tại cuộc họp, mọi người không nên sợ bày tỏ quan điểm khác biệt, thay vào đó, cần tạo điều kiện cho tranh luận xây dựng và tôn trọng lẫn nhau.
3. Xây dựng giải pháp dựa trên sự tôn trọng:
Cuộc họp hiệu quả yêu cầu sự tôn trọng và thấu hiểu đối với ý kiến và quan điểm của nhau. Cần đảm bảo rằng các quyết định và giải pháp được đưa ra dựa trên nguyên tắc công bằng và không gây bất kỳ không hài lòng hay bất bình nào.
4. Rõ ràng và kịp thời trong đưa ra quyết định:
Cuộc họp cần có mục tiêu rõ ràng và kết thúc với việc đưa ra các quyết định cụ thể và thời hạn rõ ràng. Tránh để cuộc họp trở thành sự trì hoãn và kéo dài không cần thiết.
5. Cam kết đồng lòng với kế hoạch chung:
Mọi người tham gia cuộc họp nên hiểu rõ mục tiêu và kế hoạch chung của công việc. Đảm bảo rằng tất cả đều cam kết và hướng tới mục tiêu chung, giúp nâng cao hiệu quả của cuộc họp và công việc chung.
Làm thế nào để cải thiện các cuộc họp? 3 thực hành mà bạn có thể áp dụng ngay lập tức
Thực hành số 1: Lập kế hoạch chi tiết cho cuộc họp
Lên kế hoạch chi tiết cho cuộc họp là một yếu tố quan trọng để tăng cường sự tham gia và hứng thú của nhân viên. Vì thế, việc làm rõ agenda và mục đích của cuộc họp sẽ khiến mọi người tham gia vào cuộc họp với tâm thế chủ động và nhiệt tình hơn. Ngoài ra, các yếu tố sau cũng cần được chú ý để duy trì trải nghiệm họp tích cực cho mọi người:
- Sự an toàn tâm lý
- Tinh thần hợp tác tích cực
- Các hành động cụ thể được đề xuất sau cuộc họp
Nhằm nâng cao chất lượng cuộc họp, nhân viên và doanh nghiệp cần tạo điều kiện cho một kế hoạch chi tiết và đáng tin cậy. Bằng cách làm như vậy, cuộc họp có khả năng đạt được mục tiêu đề ra và hỗ trợ cho sự tham gia tích cực của mọi người.
Thực hành số 2: Khuyến khích sự đa dạng ý kiến trong cuộc họp
Để đạt được sự đa dạng về ý tưởng và các sáng kiến đổi mới tốt hơn, môi trường cuộc họp nên khuyến khích đóng góp từ nhiều người tham gia. Đừng để một số người thống trị cuộc trò chuyện trong cuộc họp của họ.
Để làm cho những người tham gia cảm thấy thoải mái hơn, người chủ trì cuộc họp nên:
- Lắng nghe chủ động và thường xuyên quan ngại của mọi người.
- Tạo điều kiện cho mọi người thể hiện ý kiến của họ.
- Cắt đứt sự gián đoạn.
- Tôn vinh những người tham dự tích cực.
Thực hành số 3: Tuân thủ thời gian đã được quy định
Khi doanh nghiệp phát triển và số lượng cuộc họp công việc tăng lên, các nhà quản lý cần tuân thủ thời gian đã được quy định để không làm chậm tiến độ công việc của nhân viên.
Ví dụ, nếu lời mời chỉ định thời gian cuộc họp là 30 phút, người chủ trì cuộc họp nên kết thúc cuộc thảo luận vào khoảng thời gian 29 phút.
3 loại cuộc họp phổ biến và cách để cải thiện chúng
Cuộc họp có nhiều loại khác nhau, và mỗi loại có những yêu cầu và mục tiêu riêng biệt. Dưới đây là một số loại cuộc họp phổ biến và cách để cải thiện chúng:
1. Cuộc họp ra quyết định
Đây là những cuộc họp tập trung vào đưa ra quyết định và thường xuyên diễn ra trong việc đánh giá kinh doanh, đầu tư, hay các quyết định phức tạp và quan trọng khác. Để cải thiện hiệu quả của những cuộc họp này, xác định rõ người sẽ đưa ra quyết định và đảm bảo rằng cuộc họp đạt đến một quyết định cuối cùng.
2. Cuộc họp tìm giải pháp sáng tạo và phối hợp công việc
Loại cuộc họp này tập trung vào việc tạo ra những giải pháp sáng tạo cho các vấn đề phức tạp và phối hợp công việc giữa các thành viên trong đội nhóm. Để cải thiện hiệu quả, tạo điều kiện cho mọi người đưa ra quyết định của riêng họ và dành nhiều thời gian hơn cho các buổi tập huấn chất lượng cao.
3. Cuộc họp chia sẻ thông tin
Loại cuộc họp này tập trung vào việc chia sẻ thông tin, đặc biệt khi cần diễn giải một góc nhìn hoặc chia sẻ thông tin nhạy cảm. Tuy nhiên, cuộc họp chia sẻ thông tin thường có giá trị hạn chế. Hãy tận dụng các cơ chế khác như văn bản, podcast hoặc vlog để thay thế cho những cuộc họp này và giảm thiểu số lượng cuộc họp không cần thiết.
Tương lai của cuộc họp tại nơi làm việc
Trước tình hình sự gia tăng của nhân viên làm việc từ xa, tương lai của cuộc họp tại nơi làm việc sẽ chịu ảnh hưởng lớn từ sự phát triển công nghệ. Dựa vào nghiên cứu của Frost & Sullivan vào năm 2022, dự kiến khoảng 70% phòng họp lớn sẽ được thay thế bằng các phòng họp nhỏ (huddle rooms) vào cuối năm.
Các tổ chức hiện đang điều chỉnh bố trí văn phòng để đảm bảo nhân viên làm việc từ xa và làm việc tại chỗ đều cảm thấy tham gia vào các cuộc họp và có thể tương tác hiệu quả hơn. Tích hợp công nghệ trong cuộc họp trở nên quan trọng hơn bao giờ hết.
Trong tương lai, có thể dự kiến sẽ xuất hiện các phần mềm hội nghị phức tạp hơn nhờ sự phát triển trí tuệ nhân tạo (AI) và máy học (machine learning). Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích dữ liệu cuộc họp và tối ưu hóa hình thức hội nghị để hỗ trợ nhân viên. Mặc dù có tiềm năng tiến bộ, nhưng hầu hết nhân viên vẫn tin rằng hội nghị trực tuyến sẽ vẫn quan trọng hơn AI và machine learning đối với công việc của họ.
Tương lai của cuộc họp tại nơi làm việc có thể thay đổi mạnh mẽ và tiến triển theo hướng tận dụng công nghệ để tạo ra những cuộc họp hiệu quả hơn. Với sự phát triển của công nghệ và xu hướng làm việc từ xa, một số thay đổi dự kiến sẽ xảy ra:
- Phòng họp nhỏ (huddle rooms) thay thế phòng họp lớn: Các phòng họp nhỏ sẽ trở nên phổ biến hơn, giúp tăng cường sự hiện diện và tương tác của cả nhân viên tại chỗ và làm việc từ xa.
- Sử dụng trí tuệ nhân tạo và máy học: Trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ doanh nghiệp trong việc phân tích dữ liệu cuộc họp và tối ưu hóa cách tổ chức hội nghị, tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên.
- Cuộc họp trực tuyến vẫn quan trọng hơn AI và Machine learning: Dù có sự phát triển của công nghệ, nhân viên vẫn tin rằng cuộc họp trực tuyến sẽ vẫn giữ vai trò quan trọng trong công việc hơn là phụ thuộc vào trí tuệ nhân tạo và máy học.
Tóm lại, để đảm bảo cuộc họp hiệu quả hơn trong tương lai, cần chú trọng đến việc lên kế hoạch cẩn thận và sử dụng công nghệ phù hợp. Cuộc họp đã trải qua quá trình tiến hóa từ lãng phí thời gian đến không gian cộng tác tập trung và hiệu quả hơn. Môi trường làm việc ảo và sử dụng các công cụ hội nghị đang thay đổi cách chúng ta tiếp cận cuộc họp. Các tổ chức và nhóm cần nỗ lực để làm cho cuộc họp ngắn hơn, tập trung và hấp dẫn hơn, bao gồm ít người tham gia và ít tần suất hơn. Điều này sẽ tạo ra trải nghiệm cuộc họp hiệu quả hơn cho tất cả mọi người.
Nguồn:
- 28+ Incredible Meeting Statistics [2023]: Virtual, Zoom, In-Person Meetings And Productivity - Zippia
- Meeting statistics you must know (2023) (pumble.com)
