Ứng dụng công nghệ để vận hành agency quảng cáo & in-house marketing team

Làm account như làm “dâu trăm họ”, vừa phải đảm việc nước (client management), vừa phải giỏi việc nhà (internal management). Cả tuần làm việc đến 9, 10 giờ tối, nghĩ chắc cuối tuần được thảnh thơi, ai ngờ client đổi brief, bay nguyên ngày cuối tuần.

Tỉnh dậy đi! Account thì làm gì có cuối tuần?

Than thân trách phận chi bằng đi tìm một giải pháp!

Giải pháp nào giúp agency quản lý công việc của mình tốt hơn?

Đó là câu chuyện tương truyền trong ngành quảng cáo về “một đời sống agency” của các bạn trẻ mới vào nghề. Làm việc với sáng tạo thì giờ giấc linh hoạt, làm việc đến đêm hay không có cuối tuần là điều rất bình thường. Vậy nên, nhiều người nghĩ rằng, làm quảng cáo thì vấn đề quản trị không cần quá khắt khe? Thực tế, sáng tạo cũng cần có quy trình, và quản lý công việc tốt sẽ tiết kiệm rất nhiều nguồn lực để agency tập trung cho yếu tố cạnh tranh của mình: sự sáng tạo.

Nguồn hình ảnh: Unsplash

Với vai trò là Account, Project Lead hay từ cấp Manager trở lên, có phải bạn luôn muốn một cái nhìn tổng quan và chiến lược nhất về công việc? Nhưng đối với những người trực tiếp thực thi như content hay designer, họ lại nhìn công việc dưới góc độ khác. 2 góc nhìn đối lập nhau: một phía là tổng quan, phía còn lại đi sâu vào chi tiết.

Các giai đoạn trong một chiến dịch quảng cáo từ pitching đến execution trong agency

Vậy nên, với đặc thù của ngành quảng cáo là tính cộng tác cao thì lúc làm việc nhóm chính là thời điểm phát sinh ra nhiều vấn đề:

  • Account phải liên tục thúc đẩy các team làm đúng tiến độ: Làm sao để các bạn chủ động teamwork với nhau mà không cần phải nhắc quá nhiều? Có cách gì có thể tự động hoá để giảm thiểu những công việc không-cần-thiết cho người quản lý dự án hay không?
  • Chạy 10 chiến dịch/tháng với hàng trăm tasks chồng chéo lên nhau: Làm thế nào để không quên tasks hay trễ deadline? (project management)
  • Client luôn đòi hỏi và trao đổi trên quá nhiều platform: Làm sao để làm việc với khách hàng hiệu quả & chuyên nghiệp hơn (client services).

Sự “quá tải” cũng là nguồn gốc ra đời hoạt động quản trị và tối ưu (management & optimization). Khi khối lượng công việc tăng lên cũng là lúc các agency cần đến sự trợ giúp của công nghệ trong quản trị và tối ưu nguồn lực. Công nghệ không thể thay thế được sự sáng tạo của con người, nhưng có thể hỗ trợ con người trong quản trị và tối ưu để tập trung nguôn lực cho sự sáng tạo.

Vậy đối với vấn đề quản lý công việc và teamwork, công nghệ có thể giúp các agency trong vấn đề gì?

  • Tập trung nguồn lực (con người, công việc,…) lên một nền tảng làm việc chung và phân bổ cho những người phụ trách.
  • Tự động hoá: rất nhiều công việc lặp đi lặp lại không cần thiết có thể được tự động hoá bởi nhờ công nghệ
  • Đồng bộ hoá: sync thông tin giữa tất cả các team, phòng ban nhanh chóng và chính xác
  • Thúc đẩy văn hoá minh bạch và cộng tác trong công ty
  • Quản lý khối lượng công việc lớn: chạy 10 dự án cùng lúc? Rất khó để quản lý công việc và làm việc nhóm với các công cụ truyền thống như emai, Excel, các nền tảng chat như Messenger/Zalo hay Slack, trong khi với các nền tảng quản lý công việc có thể giúp làm điều này một cách hiệu quả hơn.

Hiện nay rất nhiều nền tảng quản lý công việc và sự án ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu công việc của doanh nghiệp, mỗi nền tảng đều có điểm hay và điểm chưa phù hợp riêng. Vậy nên, khi lựa chọn các nền tảng quản lý dự án và teamwork, 3 yếu tố để cân nhắc một nền tảng phù hợp là: (1) Nhu cầu quản lý công việc của công ty (2) Ngân sách (3) Khả năng và thói quen sử dụng công nghệ trong quản lý công việc của team.

Với mong muốn xây dựng một văn hoá minh bạch và cộng tác trong công việc, monday.com ra đời với sứ mệnh giúp doanh nghiệp hiện thực hoá điều đó nhờ sự trợ giúp của công nghệ.

monday.com là một nền tảng “quốc dân” quản lý dự án và cộng tác giúp mọi người trong công ty (ở bất kì lĩnh vực và quy mô nào) đều có thể dễ dàng làm việc với nhau. Đối với agency, monday.com có thể được ứng dụng đa dạng trong nhiều mô hình agency như Advertising Agency, Event Agency, Media Agency, Video Production Agency,…

Với sự thân thiện với người dùng, cũng như đa dạng và linh hoạt trong ứng dụng, monday.com là nền tảng quản lý dự án và làm việc nhóm đang được nhiều doanh nghiệp trên thế giới sử dụng.

Bạn đọc quan tâm và đang tìm hiểu một nền tảng quản lý quản lý dự án và teamwork cho agency có thể xem thêm các ứng dụng của monday.com tại đây: monday.com for Creative Agency.

VỀ FLEXIDATA:

Flexidata – hiện diện ở TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Melbourne – là công ty cung cấp các giải pháp công nghệ hướng đến chuyển đối số, tự động hóa quy trình doanh nghiệp và trường học.
Flexidata là đại diện duy nhất của monday.com tại Việt Nam.