Quản lý dự án và quản lý danh mục dự án – Khác gì nhau?

Khi tập trung quá nhiều đến chi tiết, chúng ta dễ bỏ quên bức tranh toàn cảnh và những mục tiêu dài hạn. Đó cũng chính là lý do mỗi công ty cần dành những khoảng thời gian nhất định để nhìn lại kế hoạch và đánh giá tình hình hiện tại, để xem các dự án đang thực hiện có phù hợp với chiến lược và mục tiêu tăng trưởng trong tương lai của doanh nghiệp không?

Dù ban đầu, các dự án đã được lựa chọn và kiểm định rõ ràng. Nhưng qua thời gian, nếu không có sự theo sát và định hướng đúng thì các đự án có thể chệch khỏi kế hoạch ban đầu – dẫn đến thất bại và gây tổn hại cho công ty về nguồn lực (nhân sự, thời gian, tiền bạc,…).

Nếu chỉ một – vài dự án thì mức độ chưa quá nghiêm trọng, nhưng nếu nhiều dự án như thế thì điều gì sẽ diễn ra. Đó cũng chính là lúc doanh nghiệp cần phải quản lý danh mục dự án (còn gọi là Project Portfolio Management – PPM). PPM giúp doanh nghiệp tránh được việc vượt ngân sách cho phép trong mỗi dự án, loại bỏ sự kém hiệu quả, quản lý dự án và dễ dàng xác định mức độ ưu tiên cho các dự án của công ty.

Bài viết dưới đây sẽ đưa ra và cùng tìm lời giải đáp cho những thắc mắc thường thấy về Quản lý danh mục dự án.

QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN LÀ GÌ?

Quản lý danh mục dự án là việc lựa chọn, sắp xếp thứ tự ưu tiên và kiểm soát các chương trình / dự án của một tổ chức.

Mỗi tổ chức đều có sứ mệnh và tầm nhìn riêng – đó đều là những mục tiêu / kết quả mang tính dài hạn. Doanh nghiệp nào cũng phải cân đối 2 bài toán để cùng hướng tới mục tiêu chung trong tương lai.

(1) Bài toán dài hạn: Hiện thực hoá sứ mệnh và tầm nhìn

(2) Bài toán ngắn hạn: Thực thi những hoạt động ngắn hạn để đạt được (1)

Đó cũng chính là lý do tại sao quản lý danh mục dự án là một nhiệm vụ quan trọng, nhất là đối với những công ty có quy mô vừa và lớn cũng như chạy rất nhiều dự án trong năm.

Portfolio thường là các Dự án (Project) hoặc Chương trình (Program) được triển khai với mục đích đạt được tầm nhìn và chiến lược của công ty. Thường, việc lên chiến lược và tầm nhìn sẽ được phụ trách bởi những cán bộ cấp cao, trong khi việc lựa chọn chương trình / dự án align với chiến lược đó sẽ là quyết định của Portfolio Manager.

Thường thì tổ chức sẽ quyết định chiến lược kinh doanh, và việc chọn chương trình / dự án đi theo tầm nhìn và chiến lược của công ty sẽ phụ thuộc vào Portfolio Manager.

Một số nhiệm vụ thường ngày của Portfolio Manager là:

  • Xác định lợi nhuận của dự án tiềm năng
  • Dự đoán rủi ro của dự án đó? Dự án có “đáng” để đầu tư không?
  • Tạo điều kiện cho giao tiếp giữa các bên liên quan
  • Obtaining stakeholder buy-in buy-in

 

TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN?

Câu trả lời là để cân bằng rủi ro và kết quả. Mục tiêu chiến lược của PPM là lựa chọn dự án phù hợp để thoả mãn các mục tiêu chiến lược (dài hạn) của các bên liên quan.

Theo thuật ngữ tài chính, quản lý danh mục dự án giống với việc mua bảo hiểm – nghĩa là chúng ta đang đầu tư cho một rủi ro nào đó có thể xảy ra trong tương lai. Tuy nhiên, quản lý danh mục dự án lại phức tạp hơn, vì bạn cùng một lúc phải xử lý các khoản đầu tư với các mức độ rủi ro khác nhau.

Không thể biết một cách chắc chắn khoản đầu tư nào sẽ mang lại hiệu quả, nhưng để đảm bảo hiệu suất tổng thể thành công, bạn cần phải biết cách phân bổ rủi ro trên nhiều dự án. Quản lý danh mục dự án cũng là một việc giúp bạn và các team liên quan chú tâm hơn vào chiến lược phát triển và bức tranh chung của toàn công ty.

 

PROJECT MANAGEMENT VÀ PORTFOLIO MANAGEMENT KHÁC GÌ NHAU?

Portfolio project management tập trung vào lựa chọn và quản lý tất cả dự án trong khi project management tập trung hơn vào việc phân bổ tasks trong dự án.

Một cách đơn giản, project management thiên về thực thi dự án đúng, còn portfolio management thì thiên về lựa chọn đúng dự án.

Khi kết hợp cả hai, nó có nghĩa là thực thi đúng dự án theo một cách đúng đắn – nghe rất lý tưởng còn thực tế thì sao? Thực tế, để đạt được điều kiện lý tưởng đó rất khó. Và càng khó hơn khi 2 khái niệm Project Management và Portfolio management vẫn chưa được tách biệt là 2 nhiệm vụ hoàn toàn khác nhau.

Để dễ hình dung hơn, chúng ta có thể xem cách monday.com đang quản lý danh mục dự án của họ

monday.com provides custom dashboards and workflows for your portfolio management needs.

Như bạn có thể thấy, PPO thì tập trung vào việc nắm bắt status của các dự án, đầu tư, rủi ro, định giá và mức độ hài lòng của các bên liên quan. Trong khi với quản lý dự án, họ sẽ quan tâm chi tiết hơn trong từng dự án. Ví dụ:

monday.com provides high-level and granular workflow views for project management

Dashboard của quản lý dự án thì cụ thể và chi tiết hơn. Là một Project Manager, chỉ cần nhìn vào dashboard là bạn có thể biết được các thành viên trong team ai đang làm gì, tiến độ và timeline dự án ra sao và nắm bắt thông tin một cách nhanh chóng rồi.

Đó là sự khác biệt giữa Portfolio và Project.

 

VẬY PORTFOLIO KHÁC GÌ PROGRAM?

Bạn có thể hiểu đó là 3 cấp độ theo thức tự từ cao (tổng quan) – thấp (chi tiết): Portfolio > Program > Project. Ở Việt Nam, khái niệm giữa Program và Project thường được gộp lại thành một do không quá nhiều công ty chạy những dự án với quy mô lớn lớn tới vậy.

Chúng ta có thể hiểu môt cách cơ bản: Program là dự án bao gồm nhiều dự án nhỏ ở trong, các dự án có thể có chung Project Managers, hoặc mỗi dự án có 1 PM tuỳ vào quy mô và mục tiêu.

 

5 GIAI ĐOẠN TRONG QUY TRÌNH QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN

Quản lý danh mục dự án là quy trình không có điểm kết thúc như quản lý dự án, mà nó là một vòng lặp khi các chương trình và dự án mới được thêm vào / bớt đi.

Sau đâu là các giai đoạn trong Quản lý danh mục dự án – từ giai đoạn bắt đầu đến lúc đo lường và theo dõi.

  1. Quyết định mục tiêu chiến lược
  2. Nghiên cứu về dự án tiềm năng
  3. Giới hạn (Narrow down) danh sách dự án
  4. Xác định danh mục đầu tư
  5. Quản lý và theo dõi

 

CÔNG CỤ GIÚP QUẢN LÝ DANH MỤC DỰ ÁN VÀ QUẢN LÝ DỰ ÁN HIỆU QUẢ

Như bạn có thể thấy, PPM rất phức tạp và có ảnh hưởng nhiều tới công ty. PPM giúp cho mọi người cùng đi trên một con thuyền, và đảm bảo không một điều gì được lãng phí vượt ra khỏi phạm vi con thuyền đó.

Tuy nhiên, một chiến lược chỉ tốt khi thực thi tốt, để thực thi tốt doanh nghiệp cần có công cụ tốt. Và hiện nay có rất nhiều công cụ cho phép doanh nghiệp làm điều đó. Và sau đây, chúng tôi xin giới thiệu nền tảng monday.com – một nền tảng giúp quản lý tất cả dự án trong một.

Vậy monday.com có thể giúp doanh nghiệp quản lý danh mục dự án và cả quản lý dự án thuận tiện thế nào?

Capterra – một công ty về phần mềm xem monday.com như một công cụ phù hợp để quản lý danh mục dự án.

Hãy cùng khám phá tại sao.

1. Dễ bắt đầu với templates

Đối với những người bắt đầu, đây là một template về PPM để bắt đầu – rất dễ sử dụng và bạn có thể customize trên template để tạo ra một phiên bản phù hợp với bạn hơn. Nếu không muốn, bạn cũng có thể bắt đầu từ đầu.

Có thể xây dựng gì từ monday.com

  • Bảng dự án cấp cao (High-level portfolio boards) cho các Nhà quản lý dự án
  • Low-level boards cho các nhà quản lý dự án
  • Workflow-level boards cho nhân viên và tất cả mọi người.

Đây là một mẫu Lên kế hoạch dự án (Project Planning) giúp cho tất cả mọi người trong dự án làm việc liên kết với nhau và với chiến lược danh mục đầu tư.
Project portfolio management is the driving force behind the company's strategy.

2. monday.com có rất nhiều Automations (là một tính năng) giúp tự động hoá những công việc không cần thiết. Ví dụ như thông báo cho những người liên quan, chuyển trạng thái dự án, tự động thông báo khi deadline gần tới hạn, …

Tất cả đều được set-up một cách nhanh chóng với tính năng Automations từ monday.com.

3. Dễ dàng cập nhật tình hình về danh mục dự án với 8 cách visualize dữ liệu khác nhau như Gantt, Kanban, Timeline, Sheet, Calendar, Workload views. Portfolio managers có thể quản lý và theo dõi một cách tổng quan, và drill down ở những thông tin cần thiết.

Đó đều là những tính năng cơ bản mà monday.com offer cho quản lý danh mục dự án. Ngoài ra, monday.com còn có thể:

  • Khai thác quy trình làm việc hiện tại của bạn với hơn 35 Integrations (Google Calendar, Slack, Mailchimp, …)
  • Kết nối mọi nơi với ứng dụng trên Android và iOS
  • Giao tiếp và cộng tác dễ hơn trên cùng một nền tảng
  • Nhiều templates cho nhiều ứng dụng khác nhau để dễ dàng bắt đầu
  • Theo dõi và quản lý tài nguyên, cũng như khối lượng công việc để phân bổ nguồn lực hiệu quả

Nếu doanh nghiệp đang quan tâm đến Quản lý danh mục dự án cũng như một nền tảng để quản lý tất cả dự án, monday.com là một nền tảng phù hợp để bắt đầu.