Quản lý dự án 101

Quản lý dự án chính là quản lý về mục tiêu dự án, phương pháp, kỹ thuật và công cụ sử dụng – định hướng giúp dự án đạt được thành công.

Bài viết dưới đây, chúng ta sẽ cùng đưa ra bàn luận những vấn đề nổi bật trong quản lý dự án – từ phương pháp, quy trình, con người đến ứng dụng công nghệ để trong quản trị và tối ưu.

 

Phần 1: 5 BƯỚC TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN

PMOK (viết tắt của Project Management Body of Knowledge) chia nhỏ việc quản lý dự án thành 5 giai đoạn, được định nghĩa bởi Học viện Quản lý Dự án (PMI).

5 project management steps

Giai đoạn 1: Khởi động dự án (Initiating)

Sự chuẩn bị luôn là phần quan trọng trước khi bắt đầu dự án. Giai đoạn khởi xướng sẽ giúp chuẩn bị những thông tin nền tảng cho dự án.

Đối với các dự án lớn, Điều lệ của dự án (Project Initiation Documentation – PID) cũng được thành lập. Trong giai đoạn này, các thông tin tổng quan về dự án và một kế hoạch “sương sương” là điều cần thiết. Budget và timeline cũng được xác định trong thời điểm này.

Sự chuẩn bị chiếm đến 80% sự thành công của dự án. Nếu giai đoạn này thực hiện gấp rút hoặc bị xem nhẹ, hoặc bỏ qua thì tỷ lệ thành công củ dự án sẽ giảm đi đáng kể.

Giai đoạn 2: Lên kế hoạch (Planning) – “The devil is in the details”.

Các mốc thời gian quan trọng của dự án, cũng như ngày hoàn thành dự án là những thông tin quan trọng cần xác định trong giai đoạn này. Dù timeline dự án thì có thể thay đổi linh hoạt do nhiều yếu tố không thể lường trước nhưng mọi người trong team vẫn phải cân bằng để đạt được các mốc dự án quan trọng đã đề ra.

Đối với giai đoạn này, việc xác định phương pháp quản lý nào cũng là điều quan trọng: agile, waterfall, PRINCE2, PMBOK, scrum, lean, hay kanban… Đây cũng là giai đoạn để hình thành team, lựa chọn người nào có vai trò gì trong team, xác định kết quả chuyển giao (deliverables), ước tính nguồn lực và thiết lập (quản lý) phạm vi dự án.

project management template monday.com

Giai đoạn 4: Thực thi (Executing)

Đây là giai đoạn hoàn thành mọi công việc đã đề ra hướng tới kết quả chuyển giao (key deliverables) đã xác định trong các giai đoạn trước.

Giai đoạn 5: Đo lường và kiểm soát (Monitoring/Controlling)

Toàn team đang ở đâu – và sẽ ở đâu theo kế hoạch của dự án? Việc “kiểm tra” dự án thường xuyên và có hệ thống là rất quan trọng để đảm bảo cho sự thành công của dự án. Để làm được điều này, chúng ta cần có tài liệu và cơ chế theo dõi dự án phù hợp – thông qua bảng Kanban, biểu đồ Gantt, họp nhóm và nhiều phương tiện khác. Việc theo dõi dự án liên tục giúp dự án đi đúng hướng cũng như kịp thời phát hiện sai sót và điều chỉnh.

Lưu ý: Để đưa ra quyết định đúng đắn trong suốt quá trình chạy dự án, việc ghi lại các thay đổi / phản hồi là điều cần thiết – đây sẽ là các thông tin giúp chúng ta đưa ra quyết định về sau.

Giai đoạn 6: Kết thúc dự án (Closing)

Nếu có hợp đồng thì đây cũng là thời điểm hợp đồng chính thức kết thúc – đây là giai đoạn đánh giá và nghiệm thu dự án.

 

PHẦN 2: 7 YẾU TỐ GIÚP QUẢN LÝ DỰ ÁN THÀNH CÔNG

Khi được quản lý tốt, các dự án sẽ là đòn bẩy giúp công ty phát triển (sản phẩm/dịch vụ mới, chuyển đổi quy trình và phát triển nội bộ) cũng như tạo giá trị cho khách hàng. Và ngược lại, một công ty vận hành với quá nhiều dự án thất bại, đó sẽ là sự lãng phí thời gian và tiền bạc của tổ chức.

Năm 2020, 11.4% mỗi đô la đầu tư vào dự án bị lãng phí do hoạt động hoặc quản lý kém. Để tránh rơi vào cái bẫy này, công ty cần xây dựng một nền tảng quản lý dự án vững chắc.

Dưới đây là 7 yếu tố giúp quản lý dự án thành công.

  1. Ứng dụng framework & phương pháp quản trị phù hợp

Bước đầu tiên để bắt đầu với quản lý dự án đó là lựa chọn framework và phương pháp phù hợp với lĩnh vực, phạm vi công việc, workflow và cấu trúc của team. Framework giúp đưa ra cấu trúc team, phân cấp vai trò, cách làm việc để đưa ra thành quả, các kế hoạch dự kiến và quy trình quản lý trên thực tế.

  1. Xây dựng văn hoá minh bạch và tính sở hữu (ownership) rõ ràng

Tính minh bạch có thể tạo nên nhiều sự khác biệt trong quản lý dự án. Dù kế hoạch chi tiết đến mức nào, các nhân viên sẽ có cách / và biết cách tự quản lý công việc của họ. Nếu họ không hiểu các mục tiêu của dự án / công ty, hiểu về KPI của họ và team, họ sẽ không biết họ đang ở đâu trong bức tranh toàn cảnh của công ty.

Xây dựng văn hoá minh bạch và có trách nhiệm. Để mọi người (ở một số cấp độ) tham gia vào quá trình lập kế hoạch, và trao quyền sở hữu cho nhân viên đối với các nhiệm vụ và công việc của họ. Thay vì được / bị quản lý bởi người khác, giờ đây, mọi người có thể làm tốt khi tự quản lý công việc của mình.

3. Phạm vi công việc thực tế / có thể đạt được

Phạm vi dự án (Scope of work) là một trong những thách thức chính mà cách nhà quản lý dự án phải đối mặt. Hơn một nửa số công ty (52%) trải qua những thay đổi không thể lường trước trong phạm vi của dự án – làm tốn thêm nhiều nguồn lực của công ty về sau.

Graph of percentage of project failures and successes.

(Image Source)

Làm thế nào để giảm thiểu rủi ro này? Hãy để mọi người (ở nhiều phòng ban) cùng tham gia vào giai đoạn đầu của dự án và lên kế hoạch cho dự án. Với góc nhìn và đóng góp từ nhiều vai trò, chúng ta sẽ có cái nhìn khách quan và đầy đủ về tiềm năng của dự án lẫn những rủi ro có thể trong tương lai.

4. Lịch trình và timeline làm việc hợp lý

Việc có một lịch trình cụ thể và mọi người làm việc theo lịch trình đó để thực thi dự án là điều quan trọng. Thường xuyên đánh giá tiến độ và dành thời gian cho những buổi họp hàng ngày để thảo luận sẽ giúp toàn team thưc hiện dự án đúng tiến độ hơn, cũng như kịp thời điều chỉnh, giải quyết khó khăn nào đó trong quá trình chạy dự án.

5. Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả

Quản lý nguồn tài nguyên hiệu quả là tối ưu nguồn tài nguyên (tiền, nhân lực, thời gian, tài sản, …) trong suốt quá trình chạy dự án với mức ngân sách đã đề ra.

Đối với các dự án kỹ thuật số, tài nguyên thường đề cập đến các nhân viên hoặc nhóm cụ thể. Một designer có thể tham gia đồng thời vào nhiều projects cùng lúc, vì vậy, mọi người có thể cùng bàn bạc để đưa ra một kế hoạch làm việc tối ưu nhất.

6. Tương tác tốt với stakeholder

Stakeholder là những người trực tiếp đầu tư / có tham gia vào dự án. Họ có thể là Clients, Users, Managing Director, Product Manager, … Sự tham gia và đóng góp cho dự án cả vào khi bắt đầu dự án là điều vô cùng quan trọng giúp dự án đi đúng hướng và thành công hơn.

7. Phần mềm / công cụ quản lý dự án thế hệ mới

Rất khó (và không phải là cách tối ưu nhất) để chạy những dự án phức tạp trên một hệ thống tổ chức và quản lý công việc quá đơn giản và truyền thống như Excel, spreadsheet,… Ngày nay, nhiều công ty bắt đầu chú ý đầu tư vào các nền tảng quản lý công việc vả sẵn sàng trả một mức phí phù hợp miễn nền tảng đó đáp ứng được nhu cầu công việc của họ. Với nhiều nền tảng miễn phí và nền tảng trả phí với nhiều ưu – nhược điểm khác nhau, người dùng ngày nay có rất nhiều sự lựa chọn.

Với Monday Work OS – nền tảng quản lý tất cả dự án trên cùng một nền tảng sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện 7 thành tố trên một cách dễ dàng và hiệu quả. Tìm hiểu, dùng thử và hẹn 30 phút demo hệ thống với Flexidata để biết thêm về ứng dụng của Monday Work OS.

Project management software graphic.

KHUNG QUẢN LÝ DỰ ÁN PHÙ HỢP ĐỂ BẮT ĐẦU “CHẠY” DỰ ÁN?

Một trong những quyết định đầu tiên và quan trọng nhất đó là khung quản lý dự án (framework) để quản lý dự án. Framework sẽ quyết định cấu trúc team chạy dự án, quy trình, cách thức làm việc trong dự án của toàn team.

Để chọn ra khung quản lý dự án phù hợp, bạn cần xem xét phạm vi công việc, đầu ra/kết quả của dự án (deliverables) và quy trình làm việc.

Sau đây là một số framework quản lý dự án, bạn có thể nghiên cứu để đưa ra lựa chọn phù hợp cho doanh nghiệp và các dự án sắp tới.

  1. Waterfall project management

Waterfall / quản lý dự án truyền thống sẽ tập trung vào việc lên kế hoạch thật hoàn hảo, sau đó chia nhỏ công việc và lên lịch chạy đự án từ đầu đến cuối. Phương pháp này đôi khi bị coi là khá lỗi thời, nhưng trong một vài dự án đặc biệt, nó lại là một phương pháp tốt để quản lý dự án an toàn và bài bản hơn.

  1. Kanban project management

Screenshot of Kanban board template in use in monday UI.

Không giống Waterfall, quản lý dự án theo phương pháp Kanban tập trung vào sự cải thiện liên tục. Sử dụng Kanban board (bảng quản lý công việc chia công việc theo trạng thái “to do”, “done”), dựa vào đó, team của bạn sẽ lên kế hoạch để cải thiện sản phẩm, chiến dịch, và quy trình làm việc một cách liên tục.

  1. Scrum project management

Scrum là cách phổ biến nhất để quản lý dự án theo mô hình Agile. Cách này chia dự án thành những dự án/phần việc nhỏ hơn, thường từ 1-4 sprints để đáp ứng với nhu cầu của dự án. Scrum cũng đưa ra các quy tắc về quy mô team, vai trò của từng team, lập kế hoạch, họp và kết qủa của dự án. Scrum là khung làm việc tốt cho các team không chỉ về công nghệ thông tin / phát triển phần mềm, mà còn cho các team marketing, thiết kế sản phẩm và nhiều dự án sáng tạo khác.

  1. Agile project management

Graph showcasing challenges of shifting towards Agile.

Agile trở thành từ khoá thông dụng trong quản lý dự án, và được coi là một giải pháp toàn diện cho các công ty hoạt động chưa hiệu quả.

Thực tế, hầu hết các công ty chuyển sang Agile đều do gặp phải nhiều vấn đề lớn không thể giải quyết được nếu tiếp tục quản lý theo phương pháp cũ. Mô hình/phương pháp Agile, như Scrum, được thiết kế cho việc thử nghiệm (thử – sai – cải thiện) và thay đổi nhanh. Nếu ứng dụng phương pháp Agile, đừng mong đợi sự hoàn hảo. Mô hình agile cũng không phù hợp và khó mở rộng cho những team có quy mô lớn.

Tuy nhiên, đó cũng là ưu điểm của Agile. Đối với nhiều nhóm, việc linh hoạt thay đổi là điều không thể thiếu để đảm bảo cho sự thành công của dự án.

 

QUẢN LÝ VÒNG ĐỜI CỦA MỘT DỰ ÁN TỪ A-Z

Để một dự án thành công, chỉ chú tâm vào quá trình lập kế hoạch ban đầu là vẫn chưa đủ. Bạn cần phải kiểm soát toàn bộ các giai đoạn trong vòng đời của dự án. Thông thường, một dự án sẽ trải qua 5 giai đoạn trong vòng đời của dự án.

Vậy, 5 giai đoạn trong vòng đời của dự án đó là gì?

Giai đoạn 1: Initiation & pre-planning – khởi xướng và chuẩn bị cho giai đoạn Lên kế hoạch

Khởi xướng là giai đoạn đầu để chuẩn bị cho một dự án. Đó là lúc bạn và team vạch ra các mục tiêu, nghĩ về kết quả tiềm năng, xác định độ khả thi và xem dự án có đáng để đầu tư hay không. Trong giai đoạn này, bạn cũng sẽ xác định nguồn lực cần thiết cho dự án như tiền bạc, nhân lực, thời gian, …

Giai đoạn 2: Planning – lên kế hoạch

Khi xác định được nhu cầu và tính khả thi của dự án, bạn bắt đầu chuyển sang giai đoạn lên kế hoạch. Trong giai đoạn này, bạn sẽ bắt đầu suy nghĩ xem cần phải làm gì để đạt được kết quả đã đề ra, từ đó chia nhỏ xuống thành các nhiệm vụ cũng như timeline hoàn thành.

Giai đoạn 3: Thực thi và triển khai dự án

Đây là giai đoạn đưa những ý tưởng và kế hoạch thành hiện thực. Bạn cần làm việc rất gần với team trong giai đoạn này để đảm bảo mọi người hiểu vai trò của họ, cũng như có trách nhiệm với những gì đã lên kế hoạch.

Giai đoạn 4: Đo lường và quản lý theo thời gian thực

Đo lường và quản lý theo thời gian thực là điều rất quan trọng. Bởi nếu trong quá trình thực hiện dự án, một số vấn đề/lỗi nếu không được phát hiện sớm có thể gây tổn hại rất nhiều đến dự án về sau.

Giai đoạn 5: Kết thúc dự án

Sau khi kết thúc dự án, cả team cùng ngồi lại tổng kết, phân tích kết quả đạt được và phản hồi cho dự án. Chuẩn hoá quy trình để quản lý toàn bộ vòng đời của dự án sẽ giúp tỉ lệ dự án thành công của công ty tăng lên.

Với Monday Work OS , bạn hoàn toàn có thể quản lý toàn bộ vòng đời của dự án trên cùng một nền tảng.

Screenshot of project management life cycle plan in monday UI.

 

“BÍ KÍP” LÊN KẾ HOẠCH CHO DỰ ÁN

Top project planning tip #1: Tạo nền tảng vững chắc cho quản lý dự án trong suốt giai đoạn khởi xướng và lên kế hoạch bằng việc để mọi người cùng tham gia vào quá trình lên kế hoạch.

Dưới đây là bảng khảo sát về những nguyên nhân dẫn đến sự thất bại của một dự án:

Graph of common reasons for project failures.

(Image Source)

Việc tạo nền tảng vững chắc cho quản lý dự án trong suốt giai đoạn khởi động dự án và lên kế hoạch là điều cần thiết. Làm thế nào để thực hiện được điều đó? Hãy chú tâm hơn trong giai đoạn khởi động dự án.

  • Bắt đầu nghiên cứu về tính khả thi của dự án
  • Xác định những người quan trọng tham gia vào dự án (key stakeholders)
  • Xác định rõ ràng thành quả/kết quả của dự án
  • Đưa ra tầm nhìn và lộ trình rõ ràng hướng tới mục tiêu của dự án
  • Chọn thành viên phù hợp cho dự án
  • Để mọi người cùng tham gia đóng góp trong suốt quá trình xây dựng timeline dự án

Top project planning tip #2: Tạo môi trường làm việc và giao tiếp trong suốt giai đoạn thực thi – bằng cách

  • Tận dụng các buổi họp hàng ngày/hàng tuần để xác định và giải quyết vấn đề / khó khăn
  • Gửi cập nhật về dự án (theo tuần) cho các thành viên dự án để cùng nắm bắt
  • Trao quyền cho các thành viên trong team đối với chuyên môn của họ

 

CẤU TRÚC TEAM THẾ NÀO ĐỂ TỐI ĐA HOÁ NĂNG SUẤT LÀM VIỆC

  1. Tuyển nhân tài cho các phòng ban

Vì một dự án sẽ liên quan đến rất nhiều chuyên gia trong nhiều lĩnh vực và cần sự đóng góp từ các stakeholders khác nhau.

  1. Xác định ai – phù hợp với vai trò gì – và có thể mang lại kết quả gì cho dự án?
  2. Hiểu về vai trò của Project Manager đối với dự án đó – ai sẽ là người phù hợp nhất cho vai trò này? (Vai trò của PM sẽ dựa vào framework và kiểu người bạn chọn cho dự án.)
types of project managers

(Image Source)

Dù bằng cách nào đi chăng nữa, Project Manager nên là người có vai trò:

  • Dẫn dắt lên kế hoạch cho dự án và đánh giá khả năng phát triển của dự án
  • Làm nổi bật lên lý do của dự án, kết quả cần đạt được và làm thế nào để đạt được
  • Tìm kiếm những key stakeholders và đối tác tiềm năng
  • Ước tính chi phí và chia nhỏ ngân sách
  • Xác định và tối thiểu hoá rủi ro có thể có trong suốt quá trình chạy dự án
  • Đo lường kết quả thực thi dự án, và đảm bảo công việc đi theo đúng kế hoạch
  • Nắm bắt cơ hội / thách thức để điều chỉnh plan nếu cần thiết giúp dự án thành công
  1. Trao quyền cho mọi người đối với công việc của họ

Nếu người quản lý dự án phải trông coi tất cả thành viên trong nhóm và quản lý / xem xét những chi tiết nhỏ thì dự án sẽ bị chậm lại. Người quản lý dự án cũng không phát huy tối đa giá trị của họ cho dự án này. Thay vào đó, hãy trao quyền cho các thành viên trong nhóm của bạn, để họ tự ra quyết định và chịu trách nhiệm cho những công việc mà họ đảm đương.

 

PHẦN MỀM QUẢN LÝ CÔNG VIỆC CÓ THỂ GIÚP GÌ ĐỂ QUẢN LÝ DỰ ÁN TỐT HƠN?

Sau khi đã xác định phương pháp quản lý, cũng như vòng đời của dự án, đây là lúc bắt tay vào thực hiện dự án. Thông thường, chúng ta vẫn làm việc quen trên các nền tảng truyền thống như Email, Excel,… mà chưa xem xét đến các nền tảng chuyên dụng hơn để quản lý công việc và dự án. Với các dự án đơn giản – không nhiều giai đoạn phức tạp và cần sự tham gia của nhiều stakeholders, làm việc trên các nền tảng truyền thống vẫn đáp ứng được nhu cầu sử dụng. Nhưng khi chạy các dự án lớn phức tạp hơn, bạn sẽ dễ nhận thấy sự cần thiết của việc có một nền tảng chuyên dụng để quản lý dự án và teamwork.

Monday Work OS là một nền tảng giúp bạn làm được những thứ mà bạn và team cần – từ quản lý danh mục dự án (portfolio management), quản lý dự án đến quản lý công việc trong từng team, Monday Work OS đủ linh hoạt để đáp ứng bất cứ đội nhóm và dự án với quy mô nào.

Dưới đây là cách mà bạn có thể dùng Monday Work OS để quản lý các dự án trên cùng một nền tảng

  1. Sử dụng Bảng Tài liệu dự án để tăng tốc độ áp dụng phương quản lý dự án của team
    Screenshot of project documentation in monday UI.
  2. Tạo roadmap cho dự án và kế hoạch dự án ở cấp độ tổng quan (giúp mọi người có bức tranh toàn cảnh về dự án)
    Screenshot of a project roadmap in monday UI.
  3. Chia nhỏ dự án thành những công việc có thể đạt được và đưa vào quy trình làm việc
    Screenshot of a project WBS in monday UI.
  4. Tạo điều kiện thúc đẩy tính sở hữu (ownership) ở mỗi cá nhân
    Screenshot of assigning a task owner in monday UI.
  5. Cộng tác có bối cảnh (with context)
    Screenshot of task comments in monday UI.

Một trong những điểm khiến teamwork kém hiệu quả là do nhiều sự trao đổi không có bối cảnh (conmmunication without context). Làm việc trên email, hay các công cụ truyền thống thường tạo ra điều này.

  1. Tuỳ chỉnh nơi làm việc để phù hợp với quy trình của nhóm / công ty

Thêm Columns, Status fields, … thêm các chế độ view (Timeline, Kanban, Calendar, …) và giao nhiệm vụ cho các thành viên để tuỳ biến bảng làm việc cho phù hợp với nhu cầu của từng dự án. Với Monday Work OS , những thay đổi đó hoàn toàn có thể setup chỉ trong vài phút và đưa vào ứng dụng ngay.

  1. Tự động hoá quy trình / công việc không cần thiết giúp tăng tốc dự án
    Screenshot of monday Automations.

Thay vì phải đi nhắc nhở / thông báo những thông tin ko quan trọng, Project Manager có thể tập trung trao đổi những vấn đề quan trọng hơn trong dự án với tính năng Automations.

Automations có thể hỗ trợ gì?

  • Tự động thông báo ai đó khi tasks đến deadline
  • Cập nhật thông tin cho toàn team
  • Tự động cập nhật tiến độ dự án
  • Tự động hoá quy trình làm việc
  1. Real-time dashboards để cập nhật nhanh về dự án
    Screenshot of creating a new monday dashboard.

 

TƯƠNG LAI CỦA QUẢN LÝ DỰ ÁN

Rất nhiều xu hướng về quản lý dự án đang thay đổi cách chúng ta làm việc. AI có lẽ là công nghệ được nhắc đến nhiều nhất cũng như có ảnh hưởng nhất đối với tương lai của quản lý dự án.

AI có khả năng sẽ thay đổi cách chúng ta tổ chức và lên lịch trình cho các cuộc họp. Nhưng cây bút công nghệ Peter Giffen tin rằng AI cũng có thể giúp sử dụng dữ liệu để phân tích về dự án, đưa ra các chỉ số và căn cứ rõ ràng giúp tăng hiệu suất làm việc.

Như trong bài báo từ Forbes, ngoài AI, có 4 xu hướng khác chúng ta cũng sẽ nhận thấy trong thời gian tới là:

  1. Người quản lý dự án cần cả kĩ năng về AI và EI: chúng ta đã nói nhiều về sự quan trọng của AI, nhưng trong thời đại của Ai, chúng ta càng thấy EI trở thành một kĩ năng quan trọng trong môi trường làm việc nói chung và nhất là PM – vai trò cần làm việc nhiều với con người.
  2. Cần tìm hiểu và thích nghi và linh hoạt với nhiều phương pháp quản lý dự án. Đã qua rồi thời mà chỉ cần một phương pháp quản lý dự án, ngày nay, với từng dự án và từng mục tiêu sẽ có phương pháp quản lý khác nhau. Và hơn ai hết, các Nhà quản lý dự án cần hiểu và linh hoạt ứng dụng các phương pháp này.
  3. Cấu trúc nhóm đa dạng hơn: như đã chia sẻ ở trên, một đội nhóm “hoàn hảo” là những gì chúng ta hướng tới. Hoàn hảo ở đây không có nghĩa tất cả mọi người trong team phải hoàn hảo. Mà mỗi người – ở vai trò của họ là mảnh ghép tốt nhất để tạo nên một đội nhóm có đủ (và đa dạng) vai trò / góc nhìn.
  4. Cuối cùng, ứng dụng các công cụ giúp quản lý dự án tốt hơn. Hiện nay có rất nhiều công cụ quản lý dự án, mỗi công cụ đều có ưu nhược điểm hơn. Vậy nên để lựa chọn được nền tảng làm việc, chúng ta cần căn cứ trên nhu cầu sử dụng, khả năng sử dụng cũng như ngân sách có thể dành cho điều này.