Khi nào trường cần đến hệ thống quản lý tuyển sinh?

Xử lý 10000 hồ sơ trong mùa tuyển sinh để lựa chọn ra 200 học viên có các tiêu chí phù hợp tưởng chừng như là công việc cần đến các hệ thống xử lý phức tạp nhưng thực tế tại nhiều trường, các công việc đó vẫn được tổ chức trên các công cụ cơ bản như Excel, Email, … với nhiều bước xử lý thủ công.

Đi tìm lời giải đáp cho một thắc mắc chung của nhiều trường: nếu những công cụ cơ bản vẫn có thể xử lý được khối lượng công việc hiện tại, thì trường cần hay không một hệ thống quản lý tuyển sinh?

Dưới đây là một vài lý do cho thấy sự cần thiết:

Mỗi trường sẽ có quy trình tuyển sinh sẵn có với các giai đoạn của ứng viên khác nhau. Nếu chỉ quản lý bằng Excel, rất khó để thực hiện câu chuyện tối ưu quy trình làm việc. Tối ưu ở đây có nghĩa là thực hiện một công việc với chất lượng tốt nhất có thể với ít nguồn lực nhất. Với các hệ thống quản lý tuyển sinh, trường có thể quản lý toàn bộ quy trình tuyển sinh, từ marketing đến giai đoạn tư vấn tuyển sinh, nhập học và chia lớp.

  • Nhanh chóng có được các báo cáo để phân tích

Dữ liệu là yếu tố được đặt lên hàng đầu khi đưa ra các quyết định. Và để tổng hợp dữ liệu cho phân tích, hệ thống sẽ giúp con người đo lường tốt hơn, chính xác và nhanh chóng hơn rất nhiều lần.

Một hệ thống trường Song ngữ quốc tế tại Việt Nam đã chia sẻ rằng, có sự chênh lệch trong chỉ tiêu tuyển sinh của trường trong các khu vực (Quận 2 và Quận 7). Biết được dữ liệu này, trường đã đưa ra các chính sách hỗ trợ luân chuyển ứng viên để cân bằng số lượng giữa 2 quận. Nhìn rộng hơn câu chuyện này, nếu trường hiểu rõ tầm quan trọng của các quyết định dựa vào dữ liệu, đã đến lúc trường cần một hệ thống quản lý tuyển sinh, cũng như các công nghệ giáo dục khác trong vận hành trường và nâng cao chất lượng dạy và học.

  • Tập trung tất cả dữ liệu về cùng một nền tảng

Thông tin và lịch sử tương tác của ứng viên rất quan trọng để trường đánh giá ứng viên đó. Cũng như đưa ra các hoạt động được cá nhân hoá để tương tác nhiều hơn với ứng viên. Một vấn đề thường gặp trong quá trình tuyển sinh là sự không liên kết, thất lạc trong thông tin giữa các phòng ban. Vậy nên, việc có một nền tảng quản lý tuyển sinh là điều cần thiết để tập trung hoá thông tin và dữ liệu tuyển sinh về một nơi.

Với nền tảng Creatio, trường có thể quản lý các hoạt động marketing cũng như đơn giản hoá quy trình tuyển sinh trên cùng một nền tảng. Creatio là một nền tảng low-code quản lý quy trình làm việc, tự động hoá và CRM giúp cải thiện chất lượng tuyển sinh, marketing và dịch vụ học sinh/sinh viên trong suốt quá trình từ lúc biết đến trường cho đến khi trở thành học sinh chính thức. Trường có thể tìm hiểu thêm về giải pháp tại đây: https://www.flexidata.vn/education/marketing-automation-recruitment-enrolment/