Từ Marketing đến Tuyển sinh — Xây dựng quy trình tuyển sinh hiệu quả trên nền tảng Creatio

Tọa lạc tại trung tâm thủ đô Việt Nam, Đại học Anh Quốc Việt Nam tự hào là tổ chức giáo dục đại học quốc tế đầu tiên và duy nhất trao chứng chỉ bằng cấp của Anh Quốc tại Việt Nam. Đại học Anh Quốc Việt Nam hợp tác với Đại học London và Đại học Staffordshire để trang bị cho sinh viên kiến thức hàng đầu trong các lĩnh vực quản trị kinh doanh quốc tế, kế toán, tài chính, ngân hàng, marketing, kinh tế và du lịch

Image for post
British University Vietnam (BUV)

Làm việc với hệ thống Creatio đã giúp cho trường Đại học Anh Quốc Việt Nam đưa trải nghiệm của họ lên một tầm cao mới. Nhờ áp dụng các công cụ để thấu hiểu khách hàng tốt hơn, truyền thông hiệu quả, tối ưu hóa email marketing và quản lý dữ liệu, cán bộ của trường Đại học Anh Quốc Việt Nam đã có thể tăng hiệu suất và cải thiện chất lượng dịch vụ của trường.

TỪ THÁCH THỨC ĐẾN GIẢI PHÁP

Bước vào giai đon tuyển sinh cũng là thời điểm Đại học Anh Quốc Việt Nam nhận được nhiều yêu cầu của sinh viên, và hàng nghìn đơn nhập học cũng như phiếu câu hỏi đang chồng chất chờ được xử lý.

Với khối lượng công việc tăng đột ngột trong khi nhân sự không thay đổi, BUV gặp nhiều rào cản trong việc tương tác hiệu quả với các sinh viên tiềm năng. Không có dữ liệu sinh viên tập trung, không có quy trình thống nhất và kiểm soát chất lượng, các phòng ban (Marketing, Tuyển sinh, Học thuật) làm việc thiếu sự gắn kết, cán bộ trường phải làm các công việc lặp lại rất thủ công (như xuất báo cáo, làm hồ sơ, gửi email thông báo cho sinh viên, …).

Vậy nên, trường Đại học Anh Quốc (BUV) đã có một quá trình hợp tác với Flexidata để tìm ra giải pháp cho các vấn đề này. Dưới đây là một số yêu cầu của Đại học Anh Quốc (BUV) với giải pháp Marketing, Recruitment & Admission:

  • Tối ưu hóa quá trình tuyển sinh với quy trình nộp đơn và gửi thông tin được xác định rõ ràng.
  • Cơ sở dữ liệu sinh viên phải được đồng nhất giữa các phòng marketing và tuyển sinh với hồ sơ sinh viên 360 độ
  • Quản lý sinh viên tiềm năng đa kênh, quản lý chiến dịch email cho truyền thông/thông báo
  • Tự động hóa quy trình gửi thông tin của sinh viên
  • Theo dõi tình trạng của ứng viên trong suốt quá trình từ lúc biết đến trường cho đến khi chính thức trở thành h
  • Quản lý công việc & lịch để cải thiện năng suất làm việc của cán bộ đại học

Từ yêu cầu đó, BUV đã kết hợp với Flexidata — Nhà tư vấn và triển khai các giải pháp công nghệ cho giáo dục tại Việt Nam triển khai giải pháp Marketing, Recruitment & Admission: nhằm giải quyết các thách thức mà BUV đang gặp phải trong hoạt động tuyển sinh.

Giải pháp: Sales Creatio, Marketing Creatio, Trình kết nối VoIP và Beesender Operator Creatio cloud.

Image for post

Giải pháp nay đã giúp Đại học Anh Quốc trong các vấn đề:

  • Cơ sở dữ liệu tập trung cùng với lịch sử tương tác với sinh viên tiềm năng được cập nhật theo thời gian thực cho các bộ phận khác nhau.

    Image for post
    Quản lý quy trình tuyển sinh theo các giai đoạn từ Danh sách tiềm năng (Enquiry Hot) cho đến khi chính thức Nhập học (Enrolled).
  • Các công cụ giao tiếp đa kênh và quy trình tương tác với sinh viên tiềm năng được tối ưu hóa nhằm đảm bảo sinh viên tiềm năng có được trải nghiệm tốt nhất từ lúc biết đến trường cho đến khi trở thành sinh viên.
    Image for post
    Quản lý và tự động hoá quy trình tuyển sinh với các bước được set-up sẵn trong hệ thống

    Image for post
    Tự động hoá các chiến dịch email cho cho mục tiêu tuyển sinh (thông báo trúng tuyển, thông báo nhập học, … cho học sinh) hoặc marketing (truyền thông tới phụ huynh/sinh viên) với các email template. Đặc biệt, sau mỗi chiến dịch trường có thể đo lường và phân tích email và thói quen/sở thích của audience.
  • Thông tin được xác thực và đồng bộ bởi các bộ phận marketing và tuyển sinh trước khi chuyển đến văn phòng tuyển sinh sinh viên.
  • Xác định các giai đoạn của sinh viên tiền năng, từ đó tự động một số công việc như gửi email xác nhận, thông báo, … giúp tối ưu hoá quy trình.
    Image for post
    Quản lý danh sách ứng viên tiềm năng trong một nền tảng — Dễ dàng theo dõi, quản lý tiến độ tuyển sinh.
    Image for post
    Mỗi ứng viên tiềm năng sẽ tương ứng với một tài khoản duy nhất — đảm bảo sự đồng nhất thông tin

     

  • Cung cấp các công cụ cải thiện năng suất và phân tích cán bộ để quản lý các nhiệm vụ, thiết lập và theo dõi KPI.
  • Tối ưu hóa quy trình bằng các thông báo được tự động gửi về khi có các nhiệm vụ mới được giao, phê duyệt học bổng, phê duyệt nhập học, phê duyệt học tập,v.v.
  • Quản lý nộp đơn trên website cho phép tự động tạo hồ sơ nộp đơn của sinh viên trong hệ thống dựa trên đơn trên website mà một sinh viên đã điền.
  • Các công cụ nội bộ mới được tích hợp vào hệ thống (trình kết nối SMS cục bộ, ứng dụng trò chuyện/OTT cục bộ (Zalo), đồng bộ hóa dữ liệu với Hệ thống thông tin sinh viên (SIS).

KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC

  • Quy trình tuyển sinh hiệu quả hơn nhờ sự liên kết trong quá trình làm việc giữa team Marketing và Tuyển sinh
  • Theo sát được toàn bộ quá trình ứng tuyển của sinh viên
  • Thời gian dành cho quản lý báo cáo giảm 300%
  • Thời gian trả lời câu hỏi giảm 2 lần cho nhóm hỗ trợ telesales

VỀ NỀN TẢNG CREATIO

Image for post
4 giai đoạn tuyển sinh – Một quy trình tuyển sinh (demo) trong trường đại học – với nhiều giai đoạn khác nhau, với sự tham gia của nhiều người và mục tiêu riêng biệt.

Creatio là một nền tảng low-code quản lý quy trình làm việc, tự động hoá và CRM giúp cải thiện chất lượng tuyển sinh, marketing và dịch vụ học sinh/sinh viên trong suốt quá trình từ lúc biết đến trường cho đến khi trở thành học sinh chính thức.
Image for post

Giải pháp Marketing, Recruitment & Admission của Flexidata trên nền tảng Creatio là kết tinh của sự am hiểu về công nghệ + kinh nghiệm tư vấn và triển khai giải pháp cho các trường học tại Việt Nam, nhất là khối đào tạo bậc cao (Đại học — Cao đẳng-Trung cấp-Các trường đào tạo nghề).