Creative production: Kinh nghiệm vận hành từ Kerry Hoffman, ClassPass

Editor’s Note: Đây là bài viết được viết bởi Kerry Hoffman, Senior Project Manager, Marketing tại ClassPass nằm trong chuỗi bài viết từ đối tác của chúng tôi.

ClassPass là thứ duy nhất bạn cần để tập fitness. Sao phải đi đến phòng gym? khi bạn có thể kết nối với tất cả phòng tập… ảo. ClassPass giúp bạn làm được điều đó, với ứng dụng cùng tên giúp phòng tập trở nên dễ tiếp cận hơn với đại chúng. Từ yoga, boxing, tới livestreaming lớp học HIIT, tất cả đã có trong không gian sống của bạn.

Là Senior Project Manager của phòng  Marketing Operations tại ClassPass, tôi chịu trách nhiệm cho hiệu quả vận hành và quy trình làm việc của team content, growth, và creative. Tôi quản lý các chiến dịch marketing và thương hiệu tại Mỹ, bao gồm phạm vi công việc, lên kế hoạch và ngân sách cho các dự án này.

Quản lý yêu cầu sáng tạo (creative requests) tại ClassPass

 

Nhu cầu sản xuất các tài nguyên này rất lớn, và khó cho các designer, copywriters để nhận và sản xuất tất cả cùng một lúc. Chúng tôi nhận rất nhiều yêu cầu, từ growth marketing, organic social, B2B, operation và PR – với yêu cầu đa dạng từ quảng cáo digital, tới sản phẩm thực tế – thời hạn thì có thể từ 1 ngày tới 6 tháng tuỳ theo.

 

Để xử lý và đáp ứng được nhu cầu lớn như vậy, chúng tôi tận dụng Asana để quản lý tất cả dự án từ bắt đầu tới lúc bàn giao và tất nhiên, đó là quá trình, chúng tôi không thể thành “chuyên gia” sử dụng Asana chỉ sau một đêm được. Khi team bắt đầu sử dụng Asana, tôi nhận ra quy trình làm việc có thể hiệu quả hơn bằng cách sử dụng bản đầy đủ tính năng của Asana. Tôi quyết định tái thiết kế lại quy trình này. Qua nhiều lần thử và điều chỉnh, tôi rút ra những bài học và kinh nghiệm để quản lý những requests này một cách hiệu quả hơn.

Tập trung tất cả Request tại Forms

Forms là một công cụ tuyệt vời để đồng nhất quy trình nhận-xử lý requests. Tôi đã từng nhận request qua Slack, Email, tài liệu, thậm chí từ kế hoạch “miệng” và cũng có cả trên Asana. Tôi cần một nơi tập trung để hướng tất cả mọi người tới đó khi họ cần yêu cầu làm việc gì.

Forms cho phép tôi tạo custom fields như là câu hỏi, và gửi link form để hướng dẫn mọi người điền request. Tôi không cần giải thích từng tí một về các thông tin họ cần gửi tôi để hoàn thành request. Chỉ cần gửi form, trong đó đã có tất cả những thứ cần thiết.

Tạo custom fields để minh hoạ dự án

Custom fields giúp trực quan hoá các yêu cầu và công việc của chúng tôi và khiến chúng trở nên đẹp & truyền cảm hứng. Chúng tôi đã sử dụng tiêu đề in đậm và gạch chân trong phần mô tả (description) để nhấn mạnh các yêu cầu cho công việc. Custom fields còn cho phép chúng tôi kể câu chuyện giúp mọi người có cái nhìn tổng thể hơn. Task này có nằm trong quy trình không? Tài nguyên chúng ta cần là gì? Chúng ta có đang đi đúng hướng? Task này làm sau được không?

Bằng cách sử dụng custom fields, bất cứ key stakeholder nào cũng có thể mở task, biết trạng thái của task mà không cần đi quá vào chi tiết.

Các nền tảng quản lý dự án sẽ cung cấp cho team một nguồn thông tin duy nhất và tin cậy.

Pro tip: nếu bạn nghĩ tới việc sử dụng custom fields nhiều hơn, bắt đầu bằng việc để ý tên task của bạn, những từ khóa như Email, Urgent, hay Operations? Nếu sử dụng một cách thường xuyên, bạn có thể thêm chúng vào custom fields. Tại ClassPass, chúng tôi có custom fields cho các loại tài nguyên creative, mức độ ưu tiên và tên của team.

Tạo sân chơi cho các thành viên để đưa ra và trao đổi ý tưởng

 

Trước đây, các requests của chúng tôi thường được lưu trữ tập trung ở một nơi. Nhưng khi có quá nhiều requests, nơi đó sẽ trở nên quá tải, thậm chí gây khó chịu vì không phải requests nào cũng có thể thực hiện và có người triển khai.

Bây giờ, tất cả các phòng ban, thậm chí các team nhỏ trong phòng ban cũng đều có dự án của họ. Ví dụ, chúng tôi đang trao đổi ý tưởng mới cho ads, nhưng chỉ một vài yêu cầu phù hợp mới được đưa lên Asana. Tôi tạo một ads project cho Ads Manager, để cô ấy có thể đưa các ý tưởng lên để trao đổi. Khi ý tưởng đã sẵn sàng, tôi sẽ thêm vào các dự án phù hợp. Tới đó, cô sẽ có thể sử dụng projects như “sân chơi” chính thức.

Tận dụng due times cho các deadlines ngắn

Nhiều team đưa ra deadlines rất ngắn. Khi cần sản xuất ads mới, email hay các chiến dịch cho ngày lễ, thời gian là rất ngắn.

Team chúng tôi tận dụng due times rất nhiều. Đối với tất cả các yêu cầu sáng tạo, chúng tôi có ít nhất một vòng review, có khi tới ba. Nếu cần thực hiện trong hai ngày, thật khó để nói R1 là hôm nay, R2 là ngày mai. Chúng tôi sẽ tự đưa ra due times phù hợp.

Dành nhiều thời gian hơn cho sáng tạo và công việc chuyên môn

Asana giúp quy trình sáng tạo – sản xuất của chúng tôi hiệu quả hơn. Bằng cách tận dụng sức mạnh của các tính năng sẵn có trên Asana, như forms, custom fields, due times, tôi có thể chuyển các task thành một “câu chuyện” đầy đủ thông tin hơn.

Trên thực tế, Asana rất hiệu quả cho team chúng tôi, tới mức tôi thường kiểm tra Asana bất cứ khi nào có thời gian nghỉ và để bắt kịp với công việc của cả nhóm mọi lúc mọi nơi. Asana là nguồn thông tin duy nhất và đáng tin cậy.

Nếu bạn muốn hiểu hơn về Asana và tìm cách làm thế nào để tôi có thể gia tăng năng suất làm việc của team, hoặc phòng ban của mình, tìm hiểu thêm tại: https://www.flexidata.vn/worksmart/

WorkSmart by Flexidata – Teamwork works smarter
Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường cộng tác công việc thông minh, linh hoạt và hiệu quả.