Case study từ Stance: Cắt giảm 50% thời gian sản xuất nội dung với Asana

Stance – Logos Download

  • Trụ sở: San Clemente, California
  • Số lượng nhân viên: +200 người
  • Phân phối sản phẩm trên hơn 40 quốc gia

Kết quả (ROI)

  • Rút ngắn 50% thời gian sản xuất sau khi tự động hóa quy trình tiếp nhận yêu cầu qua form.
  • Giảm 60% thời lượng cuộc họp cho các buổi chụp hình bằng cách tổ chức, trực quan hoá công việc, lịch trình và tiến độ.

Trong vòng chưa đầy 5 năm, Stance đã khiến những chiếc vớ trở thành một phụ kiện không thể thiếu. “Bí mật” cho sự thành công này là họ đã tạo dựng một trải nghiệm khách hàng xuất sắc – thông qua ra mắt sản phẩm và các chiến dịch marketing với visual cực đỉnh. Team Creative in-house của Stance chịu trách nhiệm sản xuất từ đầu đến cuối – từ photoshoot đến làm việc với các đối tác thương mại, các thương hiệu và người nổi tiếng, bao gồm the NBA, Star Wars, Marvel Comics, và ca sĩ Rihanna.

Mia Vierra – Senior Creative Operations Manager, là người chịu trách nhiệm quản lý các công việc sáng tạo, hỗ trợ cho chiến dịch thực hiện đúng tiến độ và ngân sách. Team của cô bao gồm 7 người làm sáng tạo, chịu trách nhiệm sản xuất 70+ câu chuyện, 40 dòng sản phẩm, chụp hình, xây dựng tài liệu cho chiến dịch tiếp cận thị trường của công ty.

Stance trải qua quá trình tăng trưởng thần tốc ở Hoa Kỳ, và ở hơn 40 thị trường quốc tế trong những năm đầu thành lập, nhu cầu về các nguyên liệu sáng tạo cũng tăng theo để hỗ trợ marketing, phân phối, và sales. Để theo kịp tốc độ tăng trưởng đó, Mia biết team của cô ấy cần thống nhất và mở rộng quy trình sản xuất.

Từ hỗn loạn đến tập trung.

Khi Mia tham gia Stance năm 2017, team Creative vẫn còn nhận yêu cầu từ rất nhiều nơi – email, chat, spreadsheet, trong các cuộc họp và trao đổi cá nhân. Điều đó xảy ra rất lộn xộn, dẫn đến deadline thường xuyên bị bỏ quên. Mia không có cách nào để xem tất cả các yêu cầu mà team cần thực hiện, không thể chuẩn hoá lịch trình và chủ động giải quyết công việc trước khi quá trễ.

Team cũng đã thử một số nền tảng quản lý công việc trước đó, nhưng nhìn chung các công cụ này đều thiếu tính năng, không linh hoạt lắm cho quy trình làm việc sáng tạo của họ. Kết cục là, mọi người dần bỏ quên những nền tảng đó, quay về dùng email và spreadsheet để quản lý công việc.

Stance sau đó đã chọn Asana là giải pháp quản lý công việc để theo dõi toàn bộ chiến lược tiếp cận thị trường của toàn công ty. Mia nhanh chóng nhận thấy Asana chính là những gì họ cần. Asana cung cấp những tính năng phù hợp, và cho phép họ tuỳ chỉnh quy trình làm việc, xem công việc dưới nhiều bối cảnh khác nhau.

“Bằng cách sử dụng form lấy yêu cầu với các thông tin được định sẵn, chúng tôi có thể cắt giảm 50% thời gian sản xuất, bởi vì chúng tôi đã có các thông tin cần thiết trước khi bắt đầu.”

Chuẩn hóa quy trình tiếp nhận Yêu cầu (Request)

Đầu tiên, Mia đã di chuyển tất cả công việc của team lên nền tảng Asana, tạo lịch trình công việc rõ ràng, chuẩn hóa quy trình chấp thuận (approval). Theo cách này, mọi người có thể thấy được ai đang là người chịu trách nhiệm cho yêu cầu này. Sau đó, Mia mới bắt đầu chú tâm vào giải quyết thử thách lớn nhất của team, đó là: quy trình tiếp nhận yêu cầu.

“Với Asana, chúng tôi có thể phát triển, lặp lại và triển khai quy trình tiếp nhận yêu cầu chỉ trong 2 tuần.”

Làm việc với team Customer Success của Asana, Mia đã xây dựng form để mọi người sử dụng trong việc nhận và gửi yêu cầu. Bằng cách tạo form, với các trường thông tin cần thiết cho công việc như: thông điệp chính, kích thước, định dạng file, Mia đảm bảo team Creative nhận được đầy đủ thông tin cho những gì họ cần làm. Quy trình này được triển khai chỉ trong 2 tuần – từ việc tạo form, đến thử nghiệm với các thành viên của team Marketing và tiếp tục chỉnh sửa dựa trên phản hồi. Và sau đó chính thức đưa quy trình vào sử dụng ở toàn công ty. 

Kể từ lúc chuẩn hóa quy trình tiếp nhận công việc, team đã rút ngắn ½ thời gian sản xuất, nhờ vào:

  • Nhu cầu và mong đợi của các bên được định rõ ngay từ đầu
  • Tất cả các yêu cầu được quản lý ở một chỗ và sắp xếp thứ tự ưu tiên
  • Nguồn lực được phân bổ hiệu quả dựa vào khối lượng công việc hiện tại

Mở rộng quy mô để bắt kịp với sự tăng trưởng của công ty

Team Creative phải chịu trách nhiệm sản xuất nội dung – từ quảng cáo, hình ảnh, videos, và các tài nguyên khác được sử dụng trong chiến dịch quảng cáo, sự kiện và truyền thông tại cửa hàng. Trước khi sử dụng Asana, team hiếm khi nhận được Creative Brief (Bản yêu cầu vắn tắt), mà có nhận được thì thông tin cũng rất phân mảnh từ các emails. Sau khi sử dụng Asana, team có thể nhận yêu cầu rõ ràng với các thông tin cần thiết, tập trung ở một nơi. Tất cả công việc đều được quản lý trên Asana, những người liên quan đều có đủ thông tin và nắm bắt tiến độ hoàn thành công việc. Điều này giúp team giảm được 60% cuộc họp không cần thiết. 

“Bằng cách quản lý lịch trình tiếp cận thị trường ở mức độ toàn công ty trên Asana, chúng tôi có thể đồng nhất mọi người trên cùng một thông tin, một kế hoạch, một thời gian biểu duy nhất, từ đó giảm 60% cuộc họp không cần thiết.” 

Bây giờ, cả team sản xuất và team content đều theo dõi, quản lý và làm việc trên nền tảng Asana. Quy trình được thống nhất và mở rộng đẻ có thể xử lý nhiều yêu cầu hơn và sản xuất kịp thời. Stance đã cải thiện đáng kể chiến lược tiếp cận thị trường của họ vì mọi người đều đồng thuận với nhau về kế hoạch, sự ưu tiên và trách nhiệm.

Nếu bạn muốn hiểu hơn về Asana và tìm cách làm thế nào để tôi có thể gia tăng năng suất làm việc của team, hoặc phòng ban của mình, tìm hiểu thêm tại: https://www.flexidata.vn/worksmart/

WorkSmart by Flexidata – Teamwork works smarter
Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường cộng tác công việc thông minh, linh hoạt và hiệu quả.