Case study | Cách GoJek triển khai OKRs và quản lý công việc trên Asana

Gojek thực hiện sứ mệnh xóa bỏ những mâu thuẫn hàng ngày trong cuộc sống bằng cách kết nối người tiêu dùng với những nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tốt nhất trên thị trường. Để làm được điều này, họ đã tạo ra một “siêu ứng dụng” cung cấp cho hàng triệu người dùng trên khắp Đông Nam Á quyền truy cập vào hơn 20 dịch vụ. Các dịch vụ này bao gồm từ vận chuyển đến thanh toán kỹ thuật số, giao thực phẩm đến hậu cần và nhiều dịch vụ khác. 

Fatya Azlika giữ vai trò là Giám đốc nhân sự cho các đồng giám đốc điều hành tại Gojek và công việc của cô ấy là đảm bảo rằng mọi người đều làm việc cùng nhau để đạt được tầm nhìn và sứ mệnh của công ty. Khi công ty phát triển, Fatya xác định hai thách thức lớn nhất đang cản trở công việc của cô ấy và tầm nhìn của công ty: Một số bộ phận không muốn hợp tác và chia sẻ thông tin với những người khác trong cùng một công ty (silo)

Những thách thức này dẫn tới GoJek đã tốn rất nhiều thời gian quý báu của họ cho việc tổ chức nhiều meeting khác nhau chỉ để cho các team trong công ty cùng 1 định hướng, quản lý dự án lớn bao gồm nhiều thành phần khác nhau trở nên khó khăn khi không có sự minh bạch về trách nhiệm. Sau khi phân tích tất cả yếu tố, Fatya và team xác định rằng nguyên nhân cốt lõi là thiếu sự trong suốt về thông tin công việc trong quá trình dự án của công ty đang diễn ra 

2 CHIẾN LƯỢC ĐỂ PHÁ VỠ SILO VÀ CẢI THIỆN SỰ HỢP TÁC LÀM VIỆC (COLLABORATION) 

GoJek rất đề cao sự minh bạch nhưng sự phát triển nhanh chóng và cơ cấu tổ chức gây cản trở trong việc thực hiện hóa vào thực tế. Từ đó, Fatya và team quyết định triển khai 2 chiến lược để cải thiện sự hợp tác và phá vỡ Silos giữa các phòng ban với nhau: 

  1. Chuẩn hóa lịch họp của công ty theo 1 nhịp thường xuyên để điều chỉnh lại quy trình phối hợp làm việc.
  2. Chuẩn hóa công cụ làm việc nội bộ để thông tin và công việc không bị phân tán. 

Để khắc phục quy trình hợp tác của họ, Fatya và team trước tiên đã xem xét thời điểm các cuộc họp diễn ra. Họ thấy rằng chúng đang diễn ra ở cấp bộ phận và cấp độ team trong Gojek, nhưng không có cuộc họp nào để kết hợp tất cả với nhau từ góc độ toàn công ty. Điều này dẫn đến các lỗ hổng thông tin và sự lệch lạc giữa các team. Họ quyết định rằng họ cần một cuộc họp hàng tháng ở cấp công ty để theo dõi OKR và hiệu quả kinh doanh. Các cuộc họp này luôn có mục tiêu và agenda rõ ràng để các nhà lãnh đạo có thể tham gia và cộng tác với nhau. Nó cũng mang lại cho các nhà lãnh đạo cơ hội để yêu cầu giúp đỡ, nêu lên mối quan tâm và chia sẻ những bài học thành công. 

Chiến lược thứ hai của họ tập trung vào việc tiêu chuẩn hóa các công cụ nội bộ, trong đó công cụ quản lý dự án của họ là quan trọng nhất. Thay vì sử dụng nhiều công cụ và phần mềm trên các chức năng khác nhau không được tích hợp, họ biết rằng họ cần tập trung vào một nền tảng. Họ chọn Asana là công cụ để quản lý công việc, từ cấp công ty đến cấp cá nhân, với mục đích tăng cường tính minh bạch, năng suất và sự hợp tác giữa các phòng ban và đội nhóm. 

TRIỂN KHAI ASANA ĐỂ GIÚP TOÀN CÔNG TY CHUNG MỘT ĐỊNH HƯỚNG 

Gojek đã sử dụng phương pháp tiếp cận “từ rễ đến ngọn” để triển khai Asana bằng cách làm việc với team có thể thích ứng nhanh với nền tảng mới và đã thấy tác động tích cực, tức thì đối với công việc của họ. Họ đã chia sẻ những thành công này để có thêm nhiều team tham gia. Một lần phần lớn công ty đang sử dụng Asana với cấu trúc vững chắc, nhóm lãnh đạo điều hành bắt đầu bằng cách sử dụng nền tảng. Bây giờ nhóm lãnh đạo đang quản lý công việc của họ ở Asana, người ta thường nghe thấy một trong những Giám đốc điều hành của Gojek, Kevin Aluwi hoặc Andre Soelistyo, hay hỏi “Link dự án Asana đâu?” khi thảo luận về công việc. 

Với việc Gojek sử dụng Asana trên toàn bộ công ty, nhóm lãnh đạo đang lập kế hoạch chiến lược của họ trong một dự án được đặt tên phù hợp là “Thiết lập Ngân sách & OKR năm 2021”. Dự án này là của họ khung thiết lập mục tiêu để xác định và theo dõi các mục tiêu như cũng như kết quả của chúng. Sử dụng Asana để quản lý chiến lược lập kế hoạch đã giúp họ cải thiện quy trình. Đầu tiên, họ có các hoạt động từng bước rõ ràng và có thể liên kết dự án giữa các nhóm chức năng, tăng tính minh bạch và cải thiện sự hợp tác. Thứ hai, nó cho phép họ chỉ định một “người phụ trách” cho từng nhiệm vụ thúc đẩy quyền sở hữu. Cuối cùng, họ có thể dễ dàng giao tiếp và chia sẻ cập nhật ngay trong nền tảng, giảm đáng kể số lượng các cuộc họp mà họ có. 

 

Nhóm Gojek gần đây đã hoàn thành một cột mốc quan trọng: phát triển ứng dụng GoJek và thương hiệu của họ trên khắp Đông Nam Á. Lần ra mắt này là một bài kiểm tra thực sự cho những cải tiến tổ chức mà họ muốn triển khai. Các team từ các phòng ban chức năng, nhóm sản phẩm khác nhau, và các  kỹ sư ở nhiều quốc gia đã làm việc cùng nhau để triển khai sản phẩm đúng lúc. Và Asana đóng vai trò là công cụ tập trung duy nhất theo dõi từng bước, từng công việc trong dự án của GoJek.