Các nhà quản lý cần làm gì khi nhân viên bị burn out?

Căng thẳng đã trở thành một phần quá quen thuộc của công việc. Theo khảo sát từ năm ngoái, 71% người đi làm cảm thấy bị burnt out ít nhất một lần. Thêm vào đó, số người mô tả tình trạng sức khỏe tâm lý của họ ở mức tệ/rất tệ, tăng từ 5% lên 18%, với 42% đánh giá mức độ căng thẳng của họ ở mức cao/rất cao.  Sự gia tăng về căng thẳng và áp lực là dấu hiệu quá rõ ràng của thời đại.

Trong cuộc khảo sát tương tự trong bản xuất bản Anatomy of Work Index 2021 của Asana, gần một nửa người tham gia khảo sát trích dẫn quá tải công việc là nguyên nhân chính của burnout. Thêm vào sự kiện nổi bật năm 2020—đại dịch toàn cầu, bầu cử Mỹ, nạn phân biệt chủng tộc và kỳ thị người da đen – thật ngạc nhiên khi ai ai cũng có thể xuất hiện để làm việc. Sự quá tải trong công việc ảnh hưởng không chỉ lên từng nhân viên, mà còn ảnh hưởng tới công ty vì năng suất và mức độ gắn kết của nhân viên giảm. Là người quản lý, bạn có thể giúp giảm burnout và căng thẳng trong môi trường công việc cho nhân viên, xây dựng sự rõ ràng và tập trung giúp doanh nghiệp phục hồi.

1. Chủ động và cởi mở

Quản lý cần là người chủ động, cởi mở trò chuyện và khiến mọi người thoải mái chia sẻ trải nghiệm và cảm nhận của họ. Thông qua các buổi Feedback forums như các cuộc trao đổi 1-1, các buổi Q&A, tạo cơ hội cho nhân viên chia sẻ cảm nhận, người quản lý có thể thu thập được nhiều insights hay để định hình văn hóa doanh nghiệp, hạn chế burnout. Giao tiếp uyển chuyển cũng cho phép sự linh hoạt ở trong các phần khác. Hãy cởi mở trong phong cách làm việc và thực hành, giống như phương pháp Pomodoro hoặc Focus Sprints. Bạn có thể bắt đầu ứng dụng, điều chỉnh các phương pháp này, và quan tâm hơn về sự cân bằng trong công việc, đặc biệt khi mọi người đang làm việc từ xa. Khuyến khích mọi người đặt và chia sẻ giới hạn, khó khăn của họ để cả team hiểu và hỗ trợ nhau hơn trong công việc.

2. Giải thích mọi thứ

Tính linh hoạt chỉ hoạt động khi có sự rõ ràng. Có 26% deadlines trong tuần bị trễ, phần lớn là do kỳ vọng không thực tế hoặc quy trình chưa rõ ràng. Để tránh những cạm bẫy này, người quản lý cần đưa ra các chỉ dẫn cụ thể, hướng dẫn cho dự án trước thời hạn và làm rõ ranh giới/kỳ vọng đối với công việc của các bên. Làm vậy sẽ giúp cả team phối hợp với nhau hiệu quả và công việc được thực hiện đúng mực. Nếu công việc rơi vào tình trạng bất ổn – người quản lý cần nhanh chóng nắm bắt và đánh dấu vấn đề để xử lý. Để làm được điều đó, người quản lý cần phải theo dõi sát dự án – nhưng tránh sa đà vào quản lý tiểu tiết (micro-manage). Ranh giới khá mong manh, những nền tảng quản lý công việc và các cuộc trao đổi mở sẽ giúp ích trong trường hợp này, tạo điều kiện cho người quản lý theo sát tiến độ công việc và can thiệp khi cần thiết.

3. Ủng hộ tinh thần tự chủ

Người lãnh đạo cần trao và ủng hộ nhân viên kiểm soát công việc của họ. Sự gắn kết của toàn team vẫn rất quan trọng, việc trao quyền tự chủ cho nhân viên là cách tiếp cận lành mạnh nhằm giải quyết tận gốc các nguyên nhân dẫn tới burnout và đi theo mô hình Demand-Control-Support – mô hình giúp nhà quản lý tận dụng nguồn lực của công ty ở cấp độ cá nhân, team và toàn tổ chức.

Các nguyên lý cơ bản của mô hình này hướng tới việc giảm sự đòi hỏi ở các cá nhân, trao quyền cho họ nhiều hơn, và tăng sự hỗ trợ giúp họ hoàn thành công việc. Giảm sự đòi hỏi có nghĩa là thu hẹp lại phạm vi (scope) của các vai trò nhất định. Trao quyền kiểm soát có nghĩa cho phép nhân viên có giờ làm việc linh hoạt, hoặc nghỉ hoàn toàn. Còn hỗ trợ thì không chỉ dừng ở mức độ công việc, nó có thể là các khía cạnh khác trong cuộc sống. Một trong 3: sự đòi hỏi, hỗ trợ, hay kiểm soát; đều có thể được thực hiện và điều chỉnh để phù hợp với tình trạng của từng công ty.

Một cách khác để hỗ trợ mọi người đó là quy định lại chế độ nghỉ ngơi. Một nhân viên trung bình ngủ ít hơn 7h/ngày, tỉnh dậy và bắt đầu ngày mới tương tự. Công ty có thể xây dựng quy chế để khích lệ nhân viên dành vài giờ để nghỉ ngơi, ngày nghỉ tối thiểu, hoặc đăng xuất khi họ hoàn thành công việc,… để tái tạo sức lao động.

4. Hạn chế sự xao nhãng

Xao nhãng và mất tập trung được xem là nguyên nhân của sự thiếu hiệu quả trong công việc. Xuất bản gần đây của Asana, The Anatomy of Work Index cho thấy: “work about work”—việc trao đổi về công việc, tìm kiếm thông tin, chuyển từ ứng dụng này qua ứng dụng khác, quản lý sự ưu tiên và theo dõi tiến độ công việc – chiếm tới 60% ngày của một nhân viên. Vậy có nghĩa, họ dành ít hơn ½ ngày để làm các công việc có chuyên môn và chiến lược mà họ được tuyển để làm. Thử nghĩ xem có bao nhiêu apps hay các nền tảng mà chúng ta sử dụng để làm việc: email, tin nhắn, spreadsheets, bảng tính. Chuyển qua chuyển lại giữa các nền tảng cũng như đồng nhất thông tin đã tốn rất nhiều thời gian. Vậy nên, các công cụ toàn diện, trực quan và linh hoạt như Asana ra đời, cho phép bạn tổ chức lại công việc và giảm bớt thời gian “work about work”.

Việc này cũng giúp nhà quản lý và nhân viên phá bỏ huyền thoại mang tên “multitasking”. Trong thời đại hối hả, mọi người đều ca tụng multitasking nhưng thật ra, đó chỉ là việc chuyển đổi qua lại giữa các task, app và thật sự không hiệu quả. Multitasking dẫn đến việc làm trùng tasks, trễ deadlines và bực bội nữa. Thay vào đó, người quản lý có thể đặt thời gian riêng cho công việc, lên lịch họp và thư từ để tránh bị gián đoạn. 

5. Giải quyết hội chứng kẻ mạo danh

*Hội chứng kẻ mạo danh (imposter syndrome) là cảm giác bản thân không xứng đáng để thành công, đi kèm với nỗi sợ người khác “phát hiện” ra mình không tài giỏi đến mức đó.

Gần ⅔ người tham gia khảo sát trả lời họ đã trải nghiệm hội chứng này, một dạng của việc nghi ngờ bản thân, khiến người làm việc luôn cảm thấy không đủ, dù họ có khả năng hay thành tựu bao nhiêu. Nếu nhân viên không cảm thấy họ cống hiến cho sự thành công của công ty, bất kể họ có cố gắng thế nào đi chăng nữa, họ sẽ ngừng cố gắng.

Đấu tranh với hội chứng kẻ mạo danh cần bắt đầu từ lúc nhân viên bước chân vào công ty, và trở thành kế hoạch của bất cứ người quản lý nào, đặc biệt trong bối cảnh COVID-19: Gần 80% nhân viên mới người bắt đầu vị trí của họ trong mùa dịch đã trải nghiệm hội chứng này, so với con số chỉ 57% ở năm 2020. Có thể làm việc từ xa đã giới hạn ít nhiều cơ hội để mọi người gắn kết với nhau. 

Đây là trách nhiệm của tập thể công ty, HR, teams và quan trọng nhất, của người quản lý trong việc khiến cho nhân viên cảm thấy họ được chào đón và gắn kết từ ngày đầu tiên. Sáp nhóm nhân viên mới vào team, tạo không gian để họ tự tin và thoải mái chia sẻ ý tưởng, tính cách của họ và đón đầu thách thức. Thậm chí cả những nhân viên đã làm việc lâu tại công ty cũng có thể gặp phải hội chứng này, đặc biệt, bố mẹ có trẻ nhỏ ở nhà (67%), vậy nên những nỗ lực này cần thực hiện liên tục. Hãy chia sẻ với nhân viên về giá trị và sự xuất sắc của họ và trân trọng nó. Không nhất thiết phải là một buổi lễ gì đó quá nghiêm trọng, chỉ bằng những chia sẻ nhỏ để thể hiện sự quan tâm và trân trọng những nỗ lực của nhân viên. 

Bạn đọc có thể xem thêm về xuất bản Anatomy of Work 2021 Index của Asana để biết thêm về “work about work” cũng như làm thế nào để xây dựng môi trường làm việc lành mạnh và tuyệt vời cho các nhân viên.

VỀ FLEXIDATA:

Flexidata – hiện diện ở TP. Hồ Chí Minh, Hà Nội, Melbourne – là công ty cung cấp các giải pháp công nghệ hướng đến chuyển đối số, tự động hóa quy trình doanh nghiệp và trường học.