Asana Way of Change: Chiến lược triển khai Goals trong toàn công ty

Goals in Asana giúp team hiểu được sự liên kết giữa mục tiêu của công ty với công việc thường ngày. Nhưng để giúp team thành công trong việc triển khai Goals, bạn cần có chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả để giúp team đạt được thành công. 

 

Xin giới thiệu “Asana Way of Change”! 

Asana Way of Change giúp bạn và team phát triển roadmap dài hạn, bằng cách ứng dụng quản lý thay đổi (change management). Sau đây là 6 bước giúp bạn đạt được thành công:  

  1. Xác định lý do tại sao (the why) 
  2. Đánh giá hiện tại 
  3. Thiết kế quy trình làm việc đầu tiên 
  4. Ghi nhận và trân trọng những nỗ lực 
  5. Thiết lập cho thành công 
  6. Đo lường và mở rộng sử dụng

1. Xác định lý do tại sao team cần Goals trên Asana 

Trước khi triển khai Goals cho toàn công ty, hãy xác định những khó khăn cần giải quyết, và tại sao team bạn cần triển khai Goals trên Asana. Khi team có câu trả lời rõ ràng “tại sao”, bạn có thể tạo statement “Tại sao Asana?” để hướng dẫn cả team. Bạn có thể sử dụng mẫu sau: 

 [Tên công ty/team] sử dụng Asana để [quản lý dự án và quy trình]. Để làm việc đó, chúng tôi hy vọng [giải quyết những vấn đề/khó khăn][và đạt được những mục tiêu].” 

 Ví dụ:  “Công ty sử dụng Asana để quản lý mục tiêu, giúp mọi người hiểu được mối liên kết giữa công việc hàng ngày với mục tiêu chung của công ty. Để làm được điều đó, chúng tôi hy vọng có thể giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng về sự ưu tiên trong công việc và chắc chắn nguồn lực được phân bổ đúng chỗ – đúng người và đúng thời gian”. 

 Đặt chỉ số (metrics) đo lường rõ ràng rất quan trọng ở giai đoạn này. Làm thế nào biết team đã thực hiện thành công? Làm sao để đo lường. Sau đây là một vài ví dụ:  

  • Chúng tôi sẽ chuyển tất cả Goals từ Excel lên Asana trước ngày 1, tháng 12, 2020 
  • 100% các phòng ban sẽ chia sẻ mục tiêu của Quý tới trên Asana 

Thành lập Liên minh hỗ trợ 

Liên minh hỗ trợ là những người trong công ty hỗ trợ triển khai kế hoạch này. Họ sẽ là: 

    • Người thiết lập quy ước (Convention Setter): giống như những người có ảnh hưởng ở môi trường làm việc, họ sẽ đặt ra các quy ước cơ bản về cách team sử dụng Goals như thế nào trên Asana. Họ cũng giúp trả lời các câu hỏi liên quan từ các thành viên. 
    • Người lan truyền (Awareness Builder): họ nằm trong ban lãnh đạo, giúp truyền đạt lý do và truyền cảm hứng cho toàn team 
    • “Team ăn mừng” (Success Celebrator): các thành viên này sẽ giúp team có thêm động lực và gắn kết hơn bằng cách chúc mừng cho những thành công của các thành viên trong suốt quá trình. 

2. Cách quản lý goals hiện tại   

Hầu hết các team đều đã có hệ thống để quản lý goals, nó có thể là spreadsheet, trên slide – bạn thường xuyên cần cập nhật các tài liệu này. 

 Ban lãnh đạo có thể nghĩ họ đã truyền thông đủ và hiệu quả mục tiêu của công ty rõ ràng, nhưng sự thật là nhiều nhân viên vẫn chưa hiểu những việc họ làm có liên quan gì đến mục tiêu của công ty. Nếu cũng thấy vậy thì bạn không cô đơn đâu. Trong khảo sát gần đây, chỉ có 16% nhân viên chia sẻ rằng công ty của họ truyền thông những mục tiêu này hiệu quả, chỉ 36% hiểu rõ công việc của họ ảnh hưởng gì tới mục tiêu của công ty.  

 

Trước khi tái thiết lập lại hệ thống goals này, bạn cần hiểu hệ thống hiện tại làm gì được và chưa được:  

  • Quy trình thiết lập mục tiêu hiện tại là như thế nào?  
  • Team đang báo cáo tiến độ cho mục tiêu như thế nào? Có thường xuyên không?  
  • Vấn đề (pain points) bạn đang cố gắng giải quyết nếu quản lý Goals trên Asana? 
  • Công cụ bạn thường sử dụng để lên kế hoạch và quản lý goals (ví dụ: spreadsheets, slides)?  
  • Team thiết lập những thói quen nào để tối đa hiệu quả triển khai Goals trên Asana? 

 Khi hiểu rõ cách công ty đang thiết lập và quản lý goals, bạn sẽ biết cách điều chỉnh phương pháp mới phù hợp hơn và giúp team giải quyết các vấn đề gặp phải. 

3. Thiết kế quy trình làm việc đầu tiên 

Bước 3 là lúc team Liên minh hỗ trợ phát huy sức mạnh. Ở giai đoạn này trong Asana Way of Change, hãy chọn 1 mục tiêu để bắt đầu xây dựng trên Asana. 

 Trong suốt quá trình này, người thiết lập (Convention Setter) nên họp với toàn team Liên minh để khởi xướng kế hoạch của team cho Goal đầu tiên, thành lập các hướng dẫn để giúp team triển khai Goals. Tìm hiểu thêm về phương pháp đào tạo (training) giúp team đồng nhất và tăng hiệu quả. Những nguyên tắc team đề ra sẽ trả lời cho các câu hỏi như:  

  • Ai có thể tạo Goals? 
  • Team nào chịu trách nhiệm cho mục tiêu nào? 
  • Người chịu trách nhiệm cho Goals (goal owners) sẽ cập nhật tiến độ và tần suất như thế nào?  
  • Sub-goals hoạt động như thế nào?  
  • Quy ước đặt tên cho Goals? 

 Không giống các công cụ thiết lập mục tiêu khác, Goals trên Asana kết nối công việc hàng ngày với mục tiêu lớn của toàn công ty. Trên Asana, chúng tôi gọi đó là Tháp minh bạch – Pyramid of clarity. Quy trình làm việc cần mô tả được mối liên kết giữa công việc của cá nhân vs. mục tiêu của tổ chức. Đó là lý do tại sao mỗi goals đều có những section ghi lại những công việc hỗ trợ – là các project và Portfolios. Bạn cũng thấy các Goals liên quan mà một project hay Progress của Portfolio hướng tới, trong section Goals supported by this project. Hãy khích lệ tất cả các goal owners thêm các công việc liên quan, để bạn và team có thể thấy được sự liên kết. 

4. Ghi nhận và trân trọng nỗ lực và thành công 

Khi Liên minh hỗ trợ đã thiết lập thành công các nguyên tắc để hướng dẫn các team thiết lập mục tiêu, và báo cáo tiến độ, người Lan truyền có thể tiếp tục truyền thông và gắn kết mọi người cùng thực hiện. Khi bạn ra mắt Goals đầu tiên, hãy lên kế hoạch để tổ chức một buổi training cho toàn team, về cách sử dụng Goals trên Asana và chia sẻ mong đợi về dự án này. Hãy chắc rằng bạn có chỗ để mọi người hỏi/trao đổi và giải đáp thắc mắc. 

 Kết nối team với nguồn tài nguyên thiết lập mục tiêu cũng là việc cần thiết. Dù team đang sử dụng OKRs, KPIs, hay các phương pháp khác, đừng quên khuyến khích mọi người tìm hiểu thêm về cách đặt mục tiêu tốt. Team Success Celebrator cũng có thể trực tiếp chúc mừng và ghi nhận những nỗ lực của các thành viên.  

5. Thiết lập cho sự thành công trong tương lai 

 Ở giai đoạn này, các thành viên nên tự sử dụng Goals trên Asana. Việc triển khai một công cụ mới không hề dễ, và Liên minh hỗ trợ đã giúp ích không nhỏ cho sự thành công này.  

 Để tiếp tục hỗ trợ các thành viên tăng cường sử dụng Goals, hãy luôn lắng nghe và trao đổi. Chắc chắn Người lan truyền (Awareness Builder) vẫn tiếp tục lan tỏa thông điệp về tầm quan trọng của việc sử dụng Goals, và Liên minh hỗ trợ giải đáp thắc mắc của các thành viên. Lên lịch trình và khuyến khích các team đưa mục tiêu Quý và Năm lên Asana để triển khai luôn. Hãy luôn chia sẻ những case study ứng dụng thành công hay những thành tựu nhỏ nhỏ của các team với toàn công ty để mọi người có động lực.

6. Đo lường và mở rộng sử dụng 

 Ở bước này, hãy nhìn lại tuyên bố cho mục tiêu (statement):  

 “Công ty sử dụng Asana để quản lý mục tiêu, giúp mọi người hiểu được mối liên kết giữa công việc hàng ngày với mục tiêu chung của công ty. Để làm được điều đó, chúng tôi hy vọng có thể giúp mọi người có cái nhìn rõ ràng về sự ưu tiên trong công việc và chắc chắn nguồn lực được phân bổ đúng chỗ – đúng người và đúng thời gian”. 

 

Hãy nhìn lại cách team đã từng thiết lập mục tiêu và cách hiện tại bạn đang làm trên Asana – và đánh giá. Trao đổi với Liên minh hỗ trợ xem: có cần điều chỉnh gì không? các team có hiểu được Goals và các hoạt động như thế nào không? Nhớ rằng: quản trị thay đổi là cả một quá trình, vậy nên bạn không cần phải lo lắng mà hãy tiếp tục thích nghi và phát triển theo kế hoạch 

Triển khai Goals với Asana Way of Change 

The Asana Way of Change được phát triển bởi team Professional Services và Customer Success của chúng tôi.  Chúng tôi ứng dụng những kinh nghiệm quản lý thực tiễn và hiệu quả, phân tích “bí kíp” thành công của các team, kết hợp phương pháp với chuyên môn để phục vụ hàng ngàn khách hàng sử dụng Asana trên toàn thế giới. Asana Way of Change, công cụ hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng những kế hoạch phát triển tốt nhất.  Để tìm hiểu thêm về Asana Way of Change và hợp tác trực tiếp với các team Professional Services, liên hệ Đại diện của chúng tôi để được hỗ trợ!