Campaign Management – quản lý chiến dịch Marketing trên Asana

Khi công việc và deadline nằm rải rác ở nhiều file Excel khác nhau, các quyết định, những feedback chỉnh sửa nội dung, hình ảnh bị chôn vùi trong chuối email dài, Marketing Manager đang phải dành nhiều thời gian cho việc trả lời câu hỏi, tìm kiếm thông tin hơn là quản lý, theo dõi và đưa ra các quyết định chiến lược để giúp cho Campaign thành công. Cùng Flexidata tìm hiểu cách sử dụng Asana để lập kế hoạch và quản lý tất cả yếu tố của một Marketing Campaign ở một chỗ và loại bỏ sự hỗn loạn của công việc.

Làm thế nào để tạo project “Campaign Managment” trên Asana.

Để bắt đầu nhanh chóng

  1. Bắt đầu từ template có sẵn của Asana và thiết kế lại cho phù hợp với phòng ban của mình
  2. Import file Excel có data về công việc trong chiến dịch

Để có những bước khởi đầu suôn sẻ hơn và thực hiện chiến dịch, bước đầu tiên ngay sau khi tạo một Campaign, Manager cân nhắc yếu tố bảo mật của thông tin đối với các thành viên tham gia trong công ty và các đối tác, freelancer ở ngoài công ty với chức năng mời Guest. Guest là những người ngoài phạm vi công ty, được mời vào dự án Asana để cùng làm chung với team Marketing nội bộ hoặc chỉ thấy những thông tin cần thiết, đảm bảo quá trình chạy Campaign được diễn ra liên tục.

Tips quản lý và thực hiện chiến dịch Marketing trên Asana

1. Kick-off chiến dịch bằng thông tin tổng quan và phân chia vai trò rõ ràng

Khi quản lý Campaign, các thành viên có nhu cầu rà soát công việc và có cái nhìn tổng quát để chắc chắn rằng những công việc đang thực hiện ” không đi chệch ray tàu”. Đặt project brief trong tab Overview của dự án giúp bạn có thể dễ dàng truy cập bất cứ lúc nào, giúp người quản lý chiến dịch không bị “ping” liên tục nếu ai đó không thể tìm thấy thông tin.

Asana Tips: Đặt vai trò (Roles) trong tab Overview để mọi người biết vai trò của mình là gì trong dự án này, nên đến gặp ai để phê duyệt hoặc đặt câu hỏi.

 

2. Vạch ra Project Plan (và điều chỉnh khi cần thiết) với Timeline

Quản lý thời gian (timeline), quản lý thời hạn (deadline), quản lý mối tương quan công việc (dependency) là những mấu chốt quan trọng khi triển khai một Marketing Campaign. “Timeline” giúp bạn vạch ra những điều này trong kế hoạch của mình trước khi bắt đầu để đảm bảo tất cả các phần ăn khớp với nhau để đạt được mục tiêu của bạn.

Cách lên Marketing Plan với “Timeline”:

  1. Tạo tasks cho tất cả các việc cần làm của chiến dịch ở tab “List”.
  2. Nhấp vào tab “Timeline” ở đầu Project để chuyển sang Chế độ xem Timeline.
  3. Lên timeline công việc bằng cách kéo và thả chúng vào. Nếu bạn phát hiện ra xung đột về thời gian, hãy kéo và thả các công việc để lên lịch lại.
  4. Mở rộng phạm vi thời gian (ngày bắt đầu và deadline) để người được giao có thể dành thời gian tốt hơn để làm việc đó trước thời hạn.
  5. Nếu các nhiệm vụ cần được hoàn thành theo một thứ tự nhất định, hãy tạo sự phụ thuộc giữa chúng bằng cách di chuột qua 1 task, sau đó kéo dấu chấm đến task khác liên quan.

Khi công việc đang được tiến hành, Timeline hiện hữu cụ thể để người thực hiện dự án phân bố được nguồn lực hướng đến giải quyết vấn đề ưu tiên đúng như phương hướng đề ra.

Ví dụ: nếu 1-2 task trong chiến dịch mất nhiều thời gian hơn dự kiến để hoàn thành, bạn có thể thay đổi thời gian của các công việc phụ thuộc trong Timeline. Những người đang phụ trách những task đó tự động nhận được thông báo rằng thời hạn của họ đã được điều chỉnh. Công việc có thể bắt đầu vào đúng thời điểm — mà không gây ra sự nhầm lẫn, các cuộc họp bổ sung hoặc một cuộc tranh giành điên cuồng sau khi đã quá muộn.

3. Ghi nhận creative brief đầy đủ và xử lý chúng nhanh hơn với Form

Creative brief giúp team Marketing nắm bắt các chi tiết quan trọng về mục tiêu, đối tượng và yêu cầu của chiến dịch, nhưng chúng có thể làm chậm quá trình quảng cáo nếu chúng không được hoàn thành đúng cách hoặc bị lạc trong một tài liệu. Thay vào đó, hãy tạo một biểu mẫu ngắn gọn sáng tạo được kết nối trực tiếp với dự án chiến dịch của bạn để đảm bảo team bắt đầu với thông tin họ cần.

Asana được thiết kế để các Marketing Manager có thể điều hành tất cả Marketing Campaign cùng một lúc, team member nắm bắt thông tin công việc của mình dễ dàng hơn, từ đó team Marketing có thêm thời gian để cho sự sáng tạo và mang lại những trải nghiệm tuyệt vời tới khách hàng. Tìm hiểu thêm về Asana tại: https://www.flexidata.vn/worksmart/