4 templates giúp quản lý Agile team với Asana

Agile là một phương pháp quản lý dự án tinh gọn rất phổ biến – cho team Product, Engineering, Software development, bất cứ team nào cũng có thể vận hành quy trình Agile với Asana. Dù bạn muốn xây dựng bảng Kanban, Scrum sprints, hay sử dụng các triết lý Agile khác, những templates sau sẽ giúp bạn bắt đầu với phương pháp này trên Asana.

1.    Template Sprint planning

Sprints là chức năng của Agile framework, trong đó bao gồm Scrum. Trong sprint, một team sẽ dành một lượng thời gian – thường là 2 tuần – làm việc trên một dự án hay một phần của công việc. Những công việc này thường lấy từ backlog, và theo dõi dưới dạng bảng Kanban, giống Asana Boards.

 

 

Template miễn phí cho sprint planning sẽ giúp bạn dễ dàng cấu trúc team, chia sẻ nguồn tài nguyên rõ ràng với mọi người. Để sử dụng template này:

  1. Cài đặt intake form cho các requests công việc, sau đó thêm các tasks này vào template dành cho sprint planning.
  2. Thêm các custom fields để đo lường thời gian thực hiện các task
  3. Tự động chuyển công việc trong các giai đoạn với Rules.

 

Tip: Nếu bạn là team phát triển phần mềm, bạn có thể sử dụng template bug tracking của chúng tôi.

2. Template Daily standup Meetings

 

Hầu hết các team Agile đều có lịch họp standup cho các thành viên trong team để chia sẻ ưu tiên, bàn luận về công việc và cập nhật các thông tin/thông báo quan trọng. Với template daily standup, team có thể dễ dàng tham khảo các ghi chú cho cuộc họp sẵn có và các hành động tiếp theo.

 

 

Trước khi thiết lập dự án, hãy quyết định với team nếu bạn muốn tạo Sections theo các ngày trong tuần, hoặc cho riêng từng thành viên.

  • Nếu bạn muốn tạo Sections dựa theo các ngày trong tuần, hãy tạo task trong mỗi section cho mỗi thành viên (ví dụ: Hoàng’s standup topics, Diễm’s standup topics) và khuyến khích mọi người thêm thông tin trước buổi họp. Sử dụng @ để đề cập tasks hoặc thông báo mọi người.
  • Nếu bạn tạo Section cho từng thành viên, hãy khích lệ các thành viên thêm các tasks liên quan từ dự án vào daily standup meeting. Bằng cách đó, mọi người có thể theo dõicác tasks trong suốt quá trình họp.

 

Tip: Theo dõi notes trong cuộc họp với subtasks.

3. Template Sprint retrospective

Một trong những phần quan trọng nhất của sprint là retrospective—thời gian team có thể ngồi cùng nhau và đi qua những công việc đã hoàn thành, đánh giá xem việc gì đã hoàn thành tốt, việc gì chưa, cần cải thiện. Template sprint retrospective sẽ giúp bạn dễ dàng thu thập insights và chuyển insights thành các hành động có giá trị.

 

 

Để sử dụng template này hiệu quả:

  1. Tạo Sections cho các dạng câu hỏi liên quan, hay feedback bạn muốn có được trong buổi retrospective.
  2. Bắt đầu buổi sprint retrospective với thời gian thực hành. Khuyến khích mọi người trong team thêm task và feedback về những gì đã làm tốt, những gì chưa và cần cải thiện, làm thế nào để cải thiện và trao đổi thêm.
  3. Khi mỗi thành viên có cơ hội chia sẻ, khuyến khích họ tương tác với các nội dung các thành viên khác đăng lên như like hay bình luận. Cho mỗi người vài phút để đọc và “like” tasks trước khi thảo luận.

 

Tip: Sort each Section – Sắp xếp từng Section theo “Likes” để hiển thị các tasks được nhiều lượt likes nhất lên đầu tiên.

4. Template Phản hồi (feedback) của khách hàng

Bạn vừa release một số tính năng, sản phẩm hay fix xong lỗi nào đó trên hệ thống/app – rồi sao nữa? Một trong những tuyên ngôn của Agile team là cải tiến liên tục, nhưng làm thế nào để cải tiến, nếu team không biết cái gì tốt, cái gì chưa? Feedback từ khách hàng chính là công cụ hữu ích để xác định điều này, nhưng lưu ý là phải lấy “‘đúng” thông tin đó nhé.

 

 

Để đảm bảo team của bạn thu thập đúng thông tin, bạn có thể tham khảo, sử dụng và lưu trữ template  customer feedback. Để có kết quả tốt nhất, hãy:

  • Tạo Form dành cho khách hàng để gửi các feedback và sử dụng Forms branching để đảm bảo khách hàng trả lời liên quan. Thêm vào đó, bạn cũng có thể kết nối với các công cụ chăm sóc khách hàng của công ty, như Zendesk chẳng hạn. Sau đó, tự động tạo task trên Asana từ Zendesk tickets.
  • Tạo custom field để theo dõi liệu có phần feedbacks nào cần phản hồi hay không, và nếu có ai sẽ là người chịu trách nhiệm giải đáp.

 

Tip: Chỉ bởi vì bạn đang thu thập feedback từ khách hàng không có nghĩa bạn cần phải hành động trên tất cả. Tạo một Section cho các feedback quan trọng, bạn ko cần phải hành động ngay, mà lưu trữ để tham khảo/giải quyết trong tương lai.

Trở nên tinh gọn

 

Để quản lý Agile team hiệu quả, bạn cần một nền tảng không những phải nhanh, linh hoạt mà còn tiện cho các team cộng tác với nhau. Khi team bạn chia sẻ với nhau, mọi thứ sẽ trở nên đơn giản và nhanh hơn rất nhiều.

 

Nếu bạn muốn hiểu hơn về Asana và tìm cách làm thế nào để tôi có thể gia tăng năng suất làm việc của team, hoặc phòng ban của mình, tìm hiểu thêm tại: https://www.flexidata.vn/worksmart/

WorkSmart by Flexidata – Teamwork works smarter
Hỗ trợ doanh nghiệp xây dựng môi trường cộng tác công việc thông minh, linh hoạt và hiệu quả.