Năm 2019, Trâm Hồ đã thành lập nền tảng dạy tiếng Anh trực tuyến, Kyna English. Sau 3 năm hoạt động, Kyna English đã có hơn 30,000 người học từ Việt Nam, Thái Lan, Indonesia và đã tổ chức hơn 1 triệu buổi học. Bí quyết đằng sau sự thành công của công ty này là gì? Đó là các giáo trình học được cá nhân hóa tối đa. Người học nhận được hướng dẫn dựa trên tính cách, phong cách học tập và trình độ đầu vào của họ. Chính vì thế, chương trình của Kyna English giúp người học luôn duy trì được sự hứng thú trong suốt quá trình học tập của họ, điều đó giúp việc học tiếng Anh trở nên dễ dàng, thú vị và hiệu quả hơn rất nhiều.
Hành trình của Kyna English bắt đầu ngay thời điểm virus Covid-19 được phát hiện tại Việt Nam. CEO Trâm Hồ nhận thấy cơ hội trong việc dễ dàng thuê được các giáo viên có chất lượng từ khắp nơi trên thế giới, nhưng việc thiết lập được sự phối hợp nhịp nhàng trong một đội ngũ đa quốc gia lại là một thách thức luôn song song tồn tại. Trước đây, ở thời điểm mới bắt đầu, thông tin về hồ sơ người học và các nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng được theo dõi trên các bảng tính (spreadsheet). Nhưng vấn đề là các bảng tính thường không được cập nhật đều đặn, thông tin trong bảng tính phụ thuộc rất nhiều vào người nhập liệu. Để có được thông tin mới nhất, các nhân viên thường phải tìm kiếm trong các nhật ký cuộc gọi và trò chuyện trước đây. Chỉ số "Anatomy of Work" cho thấy nhân viên có thể tiết kiệm được 4.9 giờ mỗi tuần với các quy trình làm việc cải tiến, vì thế Trâm biết rằng điều này hoàn toàn có thể thực hiện được thông qua việc cải tiến các quy trình làm việc. Mục tiêu mà Trâm đặt ra cho việc cải tiến quy trình này là tăng tỉ lệ duy trì khóa học của khách hàng và tăng khả năng phục vụ hàng trăm người học lên hàng chục nghìn, thậm chí hàng trăm nghìn người học.
Tìm một cách mới để hợp tác
Để phát triển Kyna English và làm cho các quy trình hoạt động hiệu quả hơn, Trâm cần một công cụ đáp ứng được các tiêu chí sau:
- Hợp tác mạnh mẽ để dễ dàng tìm thông tin và quản lý công việc trên phạm vi toàn công ty.
- Dễ sử dụng để có thể đào tạo nhân viên một cách nhanh chóng, đặc biệt là các nhân viên mới.
- Khả năng tích hợp sâu với phần mềm trò chuyện và email để theo dõi tất cả giao tiếp với khách hàng ở một nơi duy nhất.
Trâm đã sử dụng phiên bản thử nghiệm của Asana và quyết định rằng nền tảng này là lựa chọn đúng để giúp công ty mở rộng.
Asana là sự lựa chọn đúng cho Kyna English. Nền tảng này thân thiện và dễ sử dụng, tích hợp dễ dàng với email và ứng dụng chat của chúng tôi, và đặc biệt, Asana giúp chúng tôi lưu trữ tất cả thông tin tại một nơi duy nhất. Tôi chỉ cần một nền tảng để cập nhật thông tin công việc trên toàn công ty.
— TRÂM HỒ, NHÀ SÁNG LẬP VÀ ĐIỀU HÀNH KYNA ENGLISH
Áp dụng Asana cho Kyna English với sự hỗ trợ từ Flexidata
Kyna English đã hợp tác với Flexidata, đối tác Giải pháp tin cậy của Asana, để thiết lập các quy trình làm việc và chức năng báo cáo. Dashboard báo cáo đã được thiết lập để theo dõi tình trạng công việc của nhân viên và tiến trình dự án. Các ứng dụng email và chat được sử dụng bởi Kyna English đã được tích hợp với Asana để các tin nhắn được chuyển thành nhiệm vụ trong nền tảng Asana. Hồ sơ người học cũng đã được chuyển đổi vào Asana từ các bảng tính. Kết quả là, đội ngũ Kyna English làm việc hiệu quả hơn rất nhiều và đạt được mục tiêu phục vụ được hàng chục nghìn người học mà Trâm đã đặt ra khi quyết định cải tổ lại quy trình vận hành.
Phục vụ hàng chục nghìn học viên với sự hỗ trợ của Asana
Theo Chỉ số "Anatomy of Work", 55% nhân viên trong những tổ chức có tính hợp tác cao (collaborative organizations) báo cáo rằng doanh số bán hàng của họ đã tăng trong vòng ba năm qua. Và Kyna English cũng là một trường hợp tương tự, họ đã vượt mốc 30,000 khách hàng và thấy được sự cải thiện rõ rệt ở tỉ lệ khách hàng duy trì dịch vụ.
Dưới đây là các quy trình làm việc và tính năng hữu ích nhất đối với đội ngũ Kyna English:
Theo dõi hồ sơ người học trên Asana
Tất cả hồ sơ người học được lưu trữ dưới dạng các dự án trong Asana. Thông tin về tính cách, sở thích học tập, tiến trình học, kỳ vọng của phụ huynh và các yêu cầu hỗ trợ liên quan được theo dõi tại một nơi duy nhất. Với bức tranh toàn cảnh về toàn bộ quá trình của học sinh tại Kyna English, việc chuyển giao công việc giữa các nhân viên trở nên dễ dàng hơn và giúp những người quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng hơn về các trường hợp của người học.
Asana giúp sự kết nối và tương trợ giữa chúng tôi mạnh mẽ hơn. Hỗ trợ khách hàng không còn là một chuỗi những nhiệm vụ mất thời gian nữa. Rất dễ dàng đặt ra thời hạn để phản hồi các yêu cầu của khách hàng và theo dõi tiến trình của công việc.
— TRÂM HỒ, NHÀ SÁNG LẬP VÀ ĐIỀU HÀNH KYNA ENGLISH
Hiển thị khối lượng công việc và nhiệm vụ của nhân viên
Các bảng điều khiển (dashboard) đã được thiết lập để các lãnh đạo tại Kyna English có thể xem khối lượng công việc của nhân viên và xem cách nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ. Dữ liệu này giúp Trâm xác định các nhiệm vụ bị bỏ lỡ hoặc quá hạn và đưa ra quyết định tốt hơn về mục tiêu và nguồn lực.
Mục tiêu nhân đôi quy mô
Khi mới bắt đầu, Kyna English chỉ có văn phòng đặt tại Việt Nam. Nhưng đến thời điểm hiện tại, sau 3 năm phát triển, Kyna đã hoạt động tích cực tại Indonesia và Thái Lan và có kế hoạch mở rộng ra các quốc gia khác trong khu vực Đông Nam Á. Đội ngũ tại Kyna English đã đặt ra mục tiêu đạt gấp đôi số lượng khách hàng mà Kyna hiện có hiện tại, tức cán mốc 60,000 người học trong thời gian tới. Với quy trình làm việc được tổ chức và liên tục được hoàn thiện trên nền tảng Asana, đội ngũ Kyna English rất lạc quan rằng họ sẽ sớm đạt được mục tiêu mới này.
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Nội dung được dịch lại từ case study xuất bản chính thức trên website toàn cầu của Asana Asana Case Study - Kyna English • Asana
Flexidata rất vinh dự khi được đồng hành cùng sự phát triển vượt bậc của Kyna English. Chúng tôi mong rằng sẽ tiếp tục được chứng kiến nhiều hơn nữa các cột mốc phát triển của Kyna English, cũng như những startup và doanh nghiệp mà chúng tôi đồng hành cùng.
