HubSpot là một công ty tăng trưởng hàng đầu với các công cụ phần mềm Marketing, Sales và Chăm sóc khách hàng. Hiện nay, có hơn 60.500 khách hàng ở hơn 100 quốc gia sử dụng HubSpot để thay đổi cách thu hút, tương tác và làm hài lòng khách hàng của họ.
Elissa Hudson là trưởng nhóm PR của HubSpot khu vực APAC, cô ấy chịu trách nhiệm xây dựng nhận thức thương hiệu cho HubSpot bằng cách thúc đẩy mức độ phủ sóng của phương tiện truyền thông ở các quốc gia lớn trên khắp khu vực APAC.
▷ THÁCH THỨC
Quản lý khó khăn vì theo dõi nhiệm vụ bằng cách thủ công
Làm việc với ba agency PR, các đồng nghiệp ở nhiều châu lục và báo cáo trực tiếp với giám đốc khu vực ở Singapore. Elissa đã thực hiện các nhiệm vụ như vậy trên các múi giờ khác nhau. Cô ấy làm việc với hơn 30 ý tưởng truyền thông khác nhau, mỗi ý tưởng có nhiều nhiệm vụ đi kèm. Ví dụ như: viết nội dung, cung cấp hình ảnh, liên lạc với các bên liên quan khác nhau…
Elissa đã ghi lại việc cần làm hàng ngày bằng giấy bút và bảng tính để quản lý dự án, nhưng hệ thống theo dõi thủ công này khá cồng kềnh và gây ra nhiều vấn đề nghiêm trọng:
- Các mục hành động quan trọng và việc cần làm đối với các đơn vị truyền thông bị thiếu sót.
- Làm chậm tiến độ với các agency vì các nhiệm vụ không được hoàn thành nhanh.
- Không dự báo được mục tiêu tháng tiếp theo vì không thể theo dõi tiến độ chiến dịch.
▷ GIẢI PHÁP
Từ hỗn loạn đến quản lý tập trung
Elissa và đồng đội cần một công cụ có thể quản lý liền mạch các danh sách các việc cần làm của mỗi cá nhân, đồng thời phối hợp công việc với quản lý. Các nhiệm vụ cần phải độc lập nhưng cũng cần một hệ thống cung cấp thông tin toàn bộ tiến độ dự án.
Asana cung cấp một giao diện trực quan và dễ sử dụng, một ứng dụng trên điện thoại để lập kế hoạch ngay cả khi đang di chuyển, đồng thời tích hợp với hai công cụ cần thiết cho nhóm là Gmail và Slack. Quan trọng nhất, Asana cho phép các quy trình được chuẩn hóa và đưa các nhiệm vụ lại với nhau thành các dự án và tập hợp cùng không gian cụ thể. Điều này cho phép hoàn thành các nhiệm vụ một cách dễ dàng và là một cách hiệu quả để theo dõi sự phát triển cho từng khu vực.
▷ KẾT QUẢ
Tăng cường hiệu quả và thông tin rõ ràng hơn
Công việc hàng ngày được quản lý rất khác biệt từ khi sử dụng Asana. Đối với Elissa, cô ấy dễ dàng lập kế hoạch và sắp xếp thứ tự nhiệm vụ ưu tiên trên đường đi làm thông qua Asana mobile app. Tích hợp Gmail và Slack cho phép cô ấy chuyển các yêu cầu từ đồng nghiệp thành các nhiệm vụ có thể theo dõi, dễ dàng chỉ định người phụ trách và thêm vào dự án đang làm việc.
Khi làm việc với các cơ hội truyền thông, nhóm sẽ tận dụng tối đa các dự án của Asana trong tầm nhìn của hội đồng quản trị. Tất cả các cơ hội đều được mã hóa theo màu sắc theo khu vực và được phân loại dựa trên giai đoạn phát triển của chúng. Nhóm có thể dễ dàng hình dung các câu chuyện đang thực hiện và thêm các nhiệm vụ phụ vào các dự án để đảm bảo các bước nhỏ hơn không lọt qua các vết nứt và làm đình trệ các dự án.
Bảng pipeline mức độ phủ sóng cho phép chúng tôi hình dung những gì đang hoạt động và liệu chúng tôi có đang đi đúng hướng để đạt được các chỉ số hàng quý của mình hay không.
Hình ảnh trực quan cũng giúp Elissa và đồng đội hiểu rõ hơn về cách họ đang theo dõi mục tiêu của mình. Thay vì phải dựa vào bảng tính như ngày trước, giờ đây họ có thể nhanh chóng xem chúng đang ở giai đoạn nào.
Đơn giản với việc mở rộng quy mô
Elissa đang phát triển đội ngũ của mình để đẩy mạnh nhiều phương tiện truyền thông phủ sóng hơn ở các khu vực quan trọng của họ, và cô ấy sẽ sử dụng Asana làm cơ sở cho việc giới thiệu và cộng tác. Vị trí tuyển dụng đầu tiên của cô sẽ là một chuyên gia PR để dẫn đầu khu vực châu Á. Kết quả tuyển dụng này sẽ báo cáo trực tiếp cho Elissa và Asana sẽ đóng vai trò là sợi dây kết nối công việc của để họ có thể dễ dàng cộng tác giữa các chi nhánh và múi giờ.
Asana sẽ là sợi dây kết nối các sáng kiến trong công việc của chúng tôi. Nếu tôi đang làm việc gì đó cho chi nhánh Úc hoặc Ấn Độ, đồng đội của tôi có thể biết chính xác những gì tôi đang làm thông qua bảng chia sẻ, họ có thể quyết định xem có muốn có muốn áp dụng quy trình công việc tương tự cho khu vực Singapore hay không.
Khả năng hiển thị đầy đủ về các dự án và quy trình gia nhập thành viên mới, đã giúp Elissa và nhóm đang phát triển của cô tiếp tục mở rộng quy mô HubSpot trên toàn khu vực APAC.
