Hiện nay, các doanh nghiệp đều có nguồn dữ liệu rất đa dạng, họ thu thập lượng dữ liệu lớn này từ nhiều nguồn. Những thông tin dữ liệu này có thể được sử dụng để giúp phát triển các chiến lược tốt hơn nếu nó được tổ chức có bài bản. Holistics Software chính là công ty phần mềm sẽ giúp các doanh nghiệp hiểu hơn về dữ liệu của họ. Phần mềm này cho phép bất kì ai trong doanh nghiệp đều có thể truy cập, tạo ra dữ liệu ý nghĩa để các phòng ban có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác.
▷ THÁCH THỨC
Kể từ khi ra mắt vào năm 2015, Holistics Software đã mở rộng với đội ngũ 30 người tại ba quốc gia: Singapore, Việt Nam, Indonesia. Với sự phát triển của công ty, Vincent Woon – CEO của công ty và các thành viên trong ban quản trị bao gồm: Anthony (Thong) Do – PM, Evan Tan – COS nhận ra rằng: các công cụ quản lý công việc hiện có của họ không hỗ trợ nhu cầu đa chức năng của doanh nghiệp. Để mở rộng quy mô thành công, họ cần một công cụ cung cấp cái nhìn toàn diện về công việc đang diễn ra trong công ty, hỗ trợ các dự án giữa các phòng ban và gắn trách nhiệm công việc giữa các chi nhánh đa quốc gia.
▷ GIẢI PHÁP
Tìm công cụ phù hợp để quản lý công việc
Để phù hợp với nhu cầu của toàn công ty, các quản lý cấp cao đã tìm kiếm một công cụ quản lý công việc mới, có thể:
- Gắn trách nhiệm công việc với một người thông qua tính năng Assignee (người phụ trách công việc), Due Date (thời hạn hoàn thành công việc) và Reminder (lời nhắc nhở).
- Tăng khả năng hiển thị thông tin bằng cách xem tiến độ công việc và cập nhật trạng thái dễ dàng hơn.
- Tiết kiệm thời gian cho mọi người bằng cách cho phép tạo danh mục và gộp các nhiệm vụ vào trong danh mục phù hợp, cho phép truy xuất thông tin nhanh chóng
- Cho phép tự động hóa các nhiệm vụ định kỳ và tương thích với các công cụ điện toán đám mây của họ.
Holistics đã chọn Asana vì công cụ đủ mạnh và linh hoạt để làm việc cho cả phòng kinh doanh lẫn phòng kỹ thuật. Chức năng tìm kiếm của Asana cũng là một điểm hấp dẫn vì nó cho phép các phòng ban bất kể múi giờ nào có thể dễ dàng tìm thấy các dự án và nhiệm vụ trước đây. Ngoài ra, Asana Basic cho phép Vincent, Anthony và Evan dễ dàng dùng thử để đảm bảo công cụ phù hợp với Holistics trước khi đưa vào sử dụng.
Asana cho phép chúng tôi truy xuất tất cả các dự án, nhiệm vụ và tài liệu trước đây. Điều này rất quan trọng với chúng tôi để có thể làm việc hiệu quả trên nhiều múi giờ khác nhau.
- Evan Tan, COS @ Holistics
Giúp Asana hòa nhập vào văn hóa công ty
Khi đã chọn Asana, Holistics bắt đầu biến công cụ thành cơ sở hạ tầng của công ty. Đầu tiên, họ sử dụng các bài viết và hướng dẫn trong website hướng dẫn sử dụng của Asana để tìm hiểu các sử dụng. Sau đó, họ thiết lập các dự án và phòng ban về kỹ thuật, sản phẩm và kinh doanh. Từ đó, Anthony và phòng sản phẩm bắt đầu ghi lại quy trình làm việc của mình và đặt ra các quy ước quản lý công việc trên Asana.
Bằng sự tích hợp chuyên sâu của Asana với các công cụ khác mà công ty đang sử dụng, Asana đã trở thành một phần quan trọng trong vận hành và nền tảng công nghệ của Holistics. Ví dụ: tích hợp Asana với Slack cho phép tạo nhiệm vụ từ một cuộc trò chuyện, điều này giúp tránh để lỡ các việc cần làm và không gây gián đoạn quá trình trò chuyện.
Giờ đây, mỗi khi có nhân viên mới gia nhập, họ sẽ được giới thiệu về quy trình làm việc, được cung cấp dự án của riêng họ để làm việc trên Asana. Điều này cho phép nhân viên mới “vừa học vừa làm” và củng cố vị trị không thể thiếu của Asana trong hoạt động của công ty.
Asana mang lại quyền tự chủ cho mọi người, đồng thời cho phép các quản lý duy trì tầm nhìn và kiểm soát chiến lược, hướng đi của công ty.
- Vincent Woon, CEO @ Holistiscs
▷ KẾT QUẢ
Tăng khả năng hiển thị và trách nhiệm công việc
Mỗi bộ phận trong Holistics Software đang hoạt động hiệu quả hơn nhờ quy trình làm việc thông minh hơn và tăng khả năng hiển thị. Dưới đây là cách mà họ sử dụng Asana trong toàn công ty:
- QUY TRÌNH PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM được quản lý hoàn toàn trên Asana. Từ khi lên ý tưởng cho đến thời điểm ra mắt trên thị trường. Lộ trình sản phẩm được xây dựng trên Asana để mọi người có thể dễ dàng hình dung những gì đang diễn ra.
- HỖ TRỢ KHÁCH HÀNG hiệu quả nhờ tích hợp của Asana với Zapier. Các yêu cầu hỗ trợ của khách hàng được chuyển thành các nhiệm vụ (task), phân loại và chỉ định, đảm bảo không bỏ lỡ bất kì yêu cầu nào.
- VẬN HÀNH TĂNG TRƯỞNG DOANH SỐ được hoạt động trơn tru với một hệ thống cung cấp danh sách các khách hàng tiềm năng, được chuyển thành từng nhiệm vụ trong Asana, đồng thời chỉ định cho các nhân viên bán hàng.
- QUY TRÌNH GIA NHẬP NHÂN SỰ MỚI được thực hiện dễ dàng nhờ tạo sẵn mẫu dự án, bao gồm các nhiệm vụ tiêu chuẩn để hoàn thành.
Với Asana, nhân viên có thể chủ động trong công việc của họ và Vincent cùng các quản lý cấp cao khác trong công ty vẫn có thể dễ dàng theo dõi và đo lường tiến độ. Tiết kiệm thời gian quản lý công việc cho phép nhân viên toàn công ty tập trung vào các đầu việc chiến lược.
Cảm ơn Asana, phòng Quản lý Sản phẩm đã giảm từ 5 cuộc họp mỗi tuần xuống còn 1 cuộc họp mỗi tuần.
- Anthony (Thong) Do, PM @ Holistiscs
Cột mốc tiếp theo: Đạt được sự xuất sắc trong vận hành
Vincent và Holistics Software đã có một kế hoạch rõ ràng cho tương lai. Họ tiếp tục hướng tới việc tạo một môi trường làm việc tốt hơn và sản phẩm tốt hơn cho khách hàng. Asana sẽ tiếp tục đồng hành cùng Holistics Software để đạt được sự xuất sắc trong vận hành và chinh phục các mục tiêu dù lớn hay nhỏ của họ.
