Gojek là nền tảng cung cấp nhu cầu hàng đầu tại Đông Nam Á, cung cấp cho hàng triệu ngườidùng quyền truy cập vào hơn 20 dịch vụ - từ vận chuyển, giao đồ ăn đến thanh toán điện tử. Năm 2010, công ty bắt đầu trở thành trung tâm kết nối tài xế với người tiêu dùng và chính thức ra mắt vào tháng 1 năm 2015. Giờ đây Gojek nhanh chóng phát triển và tạo thành một thói quen sử dụng dịch vụ không thể thiếu trong cuộc sống của người tiêu dùng. Đây là một thành tựu rất lớn đối với họ,nhưng đó cũng là thách thức về mặt tổ chức vận hành khi công ty đang trên đà mở rộng nhanh chóng.
Dian Rosanti là một Giám đốc quản lý sản phẩm nền tảng tiêu dùng tại Gojek. Vai trò của Dian rất đa dạng nhưng đều xoay quanh các việc quản lý sản phẩm, xác định các dịch vụ và hợp tác đa nhiệm với ban lãnh đạo cùng các bộ phận khác như Kỹ thuật và Marketing.
▷ THÁCH THỨC
Việc lập kế hoạch dự án và đưa ra các sáng kiến rất khó khăn vì không có kiến thức sâu sắc về lộ trình sản phẩm và lịch trình giao hàng. Để phát triển một cách nhanh chóng và có chiến lược, công ty cần theo dõi đúng đầu ra và phù hợp với các mục tiêu rõ ràng. Dian và đội ngũ lãnh đạo biết rằng họ cần phải tìm một công cụ là trung tâm chuyển quản lý công việc này.
Chúng tôi cần có nhiều tầm nhìn hơn về các nhóm công việc đang làm và những gì chúng tôi đang khởi chạy. Cách duy nhất để làm điều đó là tất cả công việc cần được quản lý trên cùng một nền tảng.
▷ GIẢI PHÁP
Chọn công cụ phù hợp cho tất cả quy trình công việc
Gojek cần một nền tảng đủ linh hoạt để quản lý một loạt các quy trình công việc khác nhau: từ lộ trình sản phẩm, lập kế hoạch OKRs đến quản lý chương trình chung. Nhìn chung, tất cả các công việc phi kỹ thuật cần được quản lý ở cùng một nơi. Có rất nhiều công cụ quản lý công việc được sử dụng tại Gojek vào thời điểm đó và nó bao gồm cả Asana. Dian đã từng sử dụng Asana trước đây, vì vậy cô ấy biết các nhóm có thể thiết lập các dự án và quy trình làm việc theo cách riêng của họ mà vẫn có thể cung cấp cho các quản lý cấp cao cái nhìn rõ ràng về tiến độ bất cứ khi nào. Khả năng thêm một nhiệm vụ vào nhiều dự án trên Asana cũng giúp ích cho họ trong việc đảm bảo thông tin không bị mất giữa các phòng ban, đồng thời họ vẫn có thể theo dõi một cách phù hợp nhất theo phong cách của mỗi bên.
Ban quản lý cấp cao đã sớm nhận thấy Asana là một nền tảng rất linh hoạt, có thể được sử dụng bởi bất kì ai. Vì mọi người đều có thể nhìn thấy những gì đang diễn ra trên Asana, chúng tôi có thể loại bỏ những nhiệm vụ trùng lặp và giúp mọi người cùng theo dõi trên một giao diện.
Thu hút hàng nghìn nhân viên sử dụng Asana
Asana được giới thiệu lần đầu với phòng ban quản lý sản phẩm và quản lý chương trình. Đồng nghiệp của Dian là Brandie Heinel – Trưởng phòng Quản lý chương trình toàn cầu đã phụ trách và bắt đầu sắp xếp cách thức quản lý công việc, bao gồm: chuyển công việc sang Asana với sự trợ giúp của Customer Success Manager – người đã tổ chức chương trình đào tạo cách sử dụng Asana cho nhân viên. Các quản lý của hai phòng ban đã bắt đầu thấy việc chỉ định công việc, lập kế hoạch cuộc họp và tạo sự rõ ràng trong team của họ bằng Asana dễ dàng như thế nào. Kết quả là lượng sử dụng đã tăng đều đặn.
Sau khi áp dụng vào hai phòng ban trên, Asana bắt đầu được giới thiệu rộng rãi trong công ty. Có hai điều đã khuyến khích được nhân viên sử dụng Asana:
1. Ban lãnh đạo Gojek đã sử dụng Asana để điều hành các cuộc họp hàng tháng của công ty, nhằm theo dõi OKRs và hiệu suất làm việc. Cộng tác và thiết lập nội dung cho các cuộc họp một cách dễ dàng đã khuyến khích mọi người quản lý công việc của riêng họ trên Asana.
2. Chương trình “Asana Champion” đã được tạo ra để dẫn dắt hướng sử dụng cho toàn công ty. Mỗi tháng, một người quản lý của Gojek sẽ gặp gỡ những người sử dụng Asana thành công trong công ty để thảo luận về các tính năng mới và trường hợp sử dụng. Asana Champion giúp mọi người tiếp tục thấy giá trị của Asana và mang những ý tưởng mới cho toàn công ty.
Khi mọi người bắt đầu trải nghiệm sự rõ ràng trong công việc và sự phối hợp nhịp nhàng cho các phòng ban trên Asana, việc sử dụng Asana đã phổ biến trong toàn công ty hơn. Nhưng chúng tôi không cảm thấy bị áp lực với việc thanh toán nhanh chóng bởi sự gia tăng người dùng trong toàn công ty.
▷ KẾT QUẢ
Một cách làm việc mới với Asana
Ước tính Gojek đã tiết kiệm được tổng cộng 3486 ngày làm việc hàng năm, tương đương 697 tuần thông qua việc sử dụng Asana để điều phối và quản lý công việc của họ. Tính năng “Tự động hóa” đã góp phần rất lớn vào thành quả này. Mỗi tháng có khoảng 4871 biểu mẫu được gửi từ “Asana Form”, 151 dự án được bắt đầu từ tính năng “Template” và 21494 lệnh đã chạy để tự động hóa nhiều bước quy trình làm việc. Dưới đây là một số cách phổ biến mà các phòng ban tại Gojek đang sử dụng:
OKRs
OKRs được theo dõi bởi nhóm quản lý trong một không gian công khai để mọi người có thể thấy các ưu tiên của công ty. Với hướng dẫn này,mỗi phòng ban sẽ đặt OKRs cho riêng mình. Một mẫu OKRs đã được tạo để chuyên sử dụng cho việc biến mỗi KR thành một dự án bao gồm các cột mốc và nhiệm vụ.
“Asana giúp việc quản lý và theo dõi OKRs dễ dàng hơn. Mọi thành viên trong công ty đều biết những nhiệm vụ đang được ưu tiên là gì, sau đó lập kế hoạch, theo dõi và báo cáo. Asana không những giúp chúng tôi thực hiện nhiệm vụ rất hiệu quả, mà còn dễ dàng mở rộng quy mô nhân viên sử dụng.”
Các nhà quản lý như Dian sử dụng tính năng “Porfolios” để theo dõi các dự án KR quan trọng với họ. Họ cập nhật trạng thái thường xuyên để chia sẻ tiến độ các dự án.
Quản lý Portfolios (danh mục dự án)
Những người quản lý chương trình sẽ gộp các dự án mà họ đang quản lý thành các danh mục. Điều này cho phép họ xem nhanh các thông số và dễ dàng chia sẻ tiến độ với các bên liên quan. Các nhà lãnh đạo như Dian có thể truy cập các danh mục này bất kỳ lúc nào. Nếu có câu hỏi cần được trả lời hoặc những vấn đề cần giải quyết, bạn có thể dễ dàng để lại bình luận hoặc tìm hiểu sâu hơn về một dự án.
Lộ trình sản phẩm
Khi Covid-19 bùng nổ, Gojek cũng như các công ty khác, họ phải nhanh chóng điều chỉnh kế hoạch sản phẩm. Để theo dõi mọi thứ, dự án “lịch ra mắt sản phẩm Covid-19” đã được tạo trong Asana. Bảng lịch này giúp mọi người biết những gì sẽ khởi chạy và bao giờ sẽ chạy, để họ có thể nhanh chóng đưa ra quyết định theo từng phòng ban. Tương tự như vậy, Product Manager cũng sử dụng cách này để theo dõi công việc mà mỗi thành viên trong phòng đang làm để ra mắt và cải tiến sản phẩm.
Tương lai của Gojek
Giờ đây, khi các phòng ban của Gojek đã quản lý công việc của mình trên Asana như một thói quen. OKRs của công ty rất rõ ràng, nên các nhiệm vụ cũng minh bạch và cá nhân có ý thức tốt hơn về việc nâng cao trình độ. Bằng cách chia nhỏ các nhiệm vụ giữa các phòng ban và đưa ra các quy trình vào đúng vị trí trong mẫu (tính năng tạo Template), các phòng ban có thể nhanh chóng hành động và mở rộng quy mô làm việc. Điều này đã giúp tiết kiệm thời gian hơn rất nhiều, thay vì sử dụng 3486 ngày làm việc mỗi năm để điều phối công việc như trước đây. Với số thời gian tiết kiệm này, Gojek có nhiều thời gian hơn để tập trung cải tiến các sản phẩm của họ, giúp kết nối người tiêu dùng với những nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ tốt nhất trên thị trường.
