Figma là công cụ thiết kế giao diện người dùng chuyên nghiệp – một sản phẩm đầu tiên có thể sử dụng hoàn toàn trên trình duyệt (Web App). Badrul Farooqi là Product Manager của Figma và cũng là một trong những nhân viên đầu tiên tại công ty. Vai trò của anh ấy là đảm bảo Product Team và Engineer Team đang xây dựng những thứ phù hợp vào đúng thời điểm, đồng thời phối hợp công việc với các nhóm khác như Sales và Marketing mỗi khi có sự kiện ra mắt mới của Figma.
▷ THÁCH THỨC
Hiện tại công ty có hơn 1 triệu người dùng, nhận 82 triệu USD tài trợ và có đội ngũ hơn 100 nhân viên, khác xa so với ngày Badrul mới gia nhập công ty. Khi Figma chưa ra mắt công chúng, quy mô nhân sự rất ít. Jira là công cụ mà Figma lựa chọn vào thời điểm đó để quản lý việc phát triển sản phẩm, nhưng công cụ này khá phức tạp cho quy trình làm việc, và chi phí mở rộng nhân sự trên Jira cũng là vấn đề khó khăn với một công ty chưa ra mắt thị trường như họ. Figma cần một nền tảng dễ sử dụng hơn, đồng thời việc mở rộng quy mô nhân sự bớt chi phí hơn và rất nhiều tính năng khác có thể bổ trợ cho họ khi dùng công cụ này.
Product Manger là một vị trí đòi hỏi sự giao tiếp và kết nối với các bên liên quan, giúp trao đổi giữa các team, và đảm bảo không một team nào có sự thiếu sót thông tin. Chúng tôi cần một công cụ giúp phối hợp công việc và giao tiếp với các team khác một cách trôi chảy, đồng thời có thể dễ dàng mở rộng quy mô nhân sự
– Badrul Farooqi, Product Manager @ Figma
Tìm cách quản lý các tồn đọng
Badrul muốn một công cụ linh hoạt và đơn giản, giúp quản lý các công việc tồn đọng về sản phẩm và kỹ thuật. Anh ấy cũng mong muốn công cụ có thể giúp các phòng ban phối hợp đan xen, cung cấp sự minh bạch thông qua các thông tin như người chịu trách nhiệm, thời hạn giải quyết công việc.
▷ GIẢI PHÁP
Thử nghiệm và triển khai Asana
Ban đầu, Badrul thử nghiệm Asana cho một phòng ban để kiểm tra, liệu Asana có dễ dàng sử dụng hơn công cụ hiện tại không. Sau đó, anh ấy đã chuyển toàn bộ dữ liệu công việc của nhóm kỹ thuật từ Jira sang Asana, đồng thời đào tạo nhanh cho các thành viên để sử dụng. Nhờ tính linh hoạt mà các phòng ban đều có thể sử dụng Asana theo quy trình làm việc riêng của họ.
Asana là công cụ giúp chúng tôi ghi nhận và dễ dàng thực hiện các nhiệm vụ như: cần làm gì, cần xây dựng cái gì, test trường hợp nào hay cập nhật tài liệu nào. Một trong những điều hài lòng nhất đó là quy trình làm việc của một phòng ban không nhất thiết phải trùng với quy trình làm việc của phòng ban khác.
– Badrul Farooqi, Product Manager @ Figma
Minh bạch - Nền tảng của niềm tin
Khi Figma phát triển một tính năng mới, họ sẽ tạo một dự án trong Asana (Project), dự án bao gồm tài liệu đặc tả sản phẩm và thời điểm sẽ điều chỉnh tính năng đó. Để thực hiện việc này nhanh hơn, họ sử dụng tính năng tạo mẫu dự án (Template), bao gồm các trường thông tin về các bước và các mốc thời gian hoàn thành cho những thành viên liên quan.
Bảng dự án trở thành một nơi xây dựng niềm tin giữa các thành viên khi họ cùng phối hợp. Các nhiệm vụ (Task) và thời gian thực hiện đều hiển thị đồng thời trên Asana, giúp mọi người có thể biết ai đang làm gì, trách nhiệm của người đó trong dự án. Với những sự kiện ra mắt tính năng, các phòng ban có thể vừa phối hợp làm việc vừa quản lý chéo các nhiệm vụ của nhau.
▷ KẾT QUẢ
Asana xây dựng sự kết nối giữa các phòng ban. Mọi người đều biết khi nào task đến hạn, ai chỉ định task và ai là người chịu trách nhiệm xử lý. Sự kết nối này rất quan trọng với thành công của một tổ chức
– Badrul Farooqi, Product Manager @ Figma
Khi mọi thứ đã đi vào quen thuộc, Asana trở thành một bản ghi chi tiết lịch sử hoạt động, thảo luận của công ty hoặc bất kì ai muốn biết lý do tại sao dẫn tới một quyết định nào đó. Điều này giúp tăng tốc độ gia nhập của nhân viên mới, thậm chí rút ngắn được các cuộc họp.
Team product và team kỹ thuật đã cắt giảm 50% thời gian họp trực tiếp, tiết kiệm một tới hai giờ mỗi tuần, vì họ không cần chia sẻ hay cập nhật trạng thái về các nhiệm vụ họ đang làm nữa – tất cả đều hiển thị trên Asana. Thay vào đó, toàn bộ các cuộc họp sẽ dành để giải quyết những vấn đề đang gặp phải của từng người.
Việc gia nhập tổ chức của nhân viên mới thật dễ dàng và nhanh chóng. Giao tiếp cũng được tập trung và nó giúp chúng tôi tiết kiệm rất nhiều chi phí
– Badrul Farooqi, Product Manager @ Figma
Sứ mệnh tiếp theo: mang đến các công cụ thiết kế mạnh mẽ dành cho những người không phải những nhà thiết kế chuyên nghiệp
Figma sẽ làm gì tiếp theo? Họ sẽ phát triển sứ mệnh tiếp theo của mình là khiến việc thiết kế có thể tiếp cận được với nhiều người hơn – những người không nhất thiết phải là một nhà thiết kế chuyên nghiệp. Tất cả các sản phẩm, tính năng và tài nguyên để hoàn thành sứ mệnh này sẽ được quản lý trong Asana. Khi Figma tiếp cận những thị trường mới, họ sẽ có sự tăng trưởng mới và Asana sẽ luôn ở đó để mở rộng quy mô cùng họ.
