Quản lý tri thức là quá trình tìm kiếm, tổ chức, lưu trữ và phân phối thông tin để khi cần có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng thông tin. Tiêu chuẩn hóa quy trình quản lý tri thức sẽ giúp mọi thứ ngăn nắp và công việc hiệu quả hơn vì không cần mất thời gian cho việc tìm kiếm thông tin nữa. Bắt đầu quản lý kiến thức với bốn bước đơn giản sau.
Để bắt đầu quản lý tri thức, bước đầu tiên là thu thập nhiều thông tin liên quan nhất có thể. Điều này có thể được thực hiện bằng cách phỏng vấn các thành viên trong team về vai trò, trách nhiệm và cấu trúc của họ trong team, hoặc bằng cách thu thập các tài liệu hiện có.
Ví dụ, việc biết ai trong team có trách nhiệm với một số công việc nhất định rất hữu ích. Tại Asana, họ sử dụng hệ thống gọi là "Khu vực trách nhiệm" để phân chia trách nhiệm. Khi một ai đó có câu hỏi liên quan đến khu vực trách nhiệm của một thành viên, họ sẽ nói chuyện với người đó để được giải đáp. Điều này giúp mọi người trong nhóm hiểu rõ trách nhiệm của từng người, cũng như cung cấp một điểm liên lạc cho những người cần thêm thông tin.
Bước này tập trung vào việc tổ chức và lưu trữ thông tin một cách hiệu quả để những người được phép truy cập có thể dễ dàng tìm kiếm và sử dụng thông tin. Để quyết định cách lưu trữ thông tin, team của bạn cần trả lời một số câu hỏi để xác định rõ các yêu cầu của họ, ví dụ như cách truy cập thông tin, tần suất truy cập và khối lượng thông tin cần lưu trữ.
Nếu tổ chức của bạn cần lưu trữ nhiều thông tin, việc đặt tất cả thông tin vào một tài liệu Google Doc sẽ không hiệu quả. Thay vào đó, cần tìm kiếm công cụ quản lý tri thức để lưu trữ và quản lý thông tin một cách tốt nhất cho tổ chức của bạn.
Sau khi quyết định cách lưu trữ thông tin, đội ngũ của bạn phải đảm bảo rằng thông tin này dễ dàng tiếp cận cho những người cần sử dụng. Bạn cần đào tạo đội ngũ của mình đầy đủ và thường xuyên liên lạc với họ để họ biết cách sử dụng cơ sở tri thức mới.
Khi giới thiệu cơ sở tri thức mới cho các thành viên trong nhóm, bạn không nên đơn giản chia sẻ thông tin một cách ngẫu nhiên vì điều này có thể gây nhầm lẫn hoặc phản đối trong các quy trình đã có sẵn. Thay vào đó, bạn nên sử dụng các phương pháp quản lý thay đổi (change management) để đảm bảo rằng cơ sở tri thức mới hoạt động tốt cho đội ngũ của bạn và được tích hợp vào quy trình làm việc của bạn trong tương lai. Điều này đảm bảo rằng các thành viên trong nhóm của bạn sẽ chấp nhận và sử dụng hệ thống quản lý tri thức mới một cách dễ dàng, không gây ra sự cố hoặc xung đột với các quy trình hiện tại của họ.
Sau khi đã thiết lập cơ sở tri thức và quy trình quản lý tri thức, mọi người sẽ có khả năng truy cập vào tri thức chung của công ty một cách dễ dàng và nhanh chóng khi cần thiết.
Để đảm bảo tính chính xác của thông tin, bạn nên phân công một người từ mỗi team để cập nhật và kiểm tra thông tin một lần mỗi quý. Khi các team đã trở nên quen thuộc hơn với quy trình quản lý tri thức, họ có thể bắt đầu cập nhật cơ sở tri thức một cách thường xuyên, đồng thời tích hợp việc này vào quy trình làm việc hàng ngày của họ.
Việc này sẽ giúp cho công ty của bạn tận dụng tối đa các thông tin, tri thức mà mình sở hữu, đồng thời giúp tăng năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên.
Quyết định thông tin nào sẽ bao gồm trong cơ sở dữ liệu tri thức của doanh nghiệp có thể hơi khó khăn lúc đầu. Dưới đây là một số gợi ý về cơ sỡ dữ liệu cho từng phòng ban:
Công nghệ thông tin (IT):
Nhân sự (HR):
Marketing:
Sale:
Các loại thông tin này có thể giúp cho các bộ phận trong công ty truy cập và sử dụng thông tin cần thiết để hoàn thành công việc của mình một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Việc này có thể xảy ra do người đó muốn giữ vị trí của mình trong công ty hoặc do họ không nhận ra tầm quan trọng của thông tin đó. Khi chỉ một người biết về một quy trình hoặc có thông tin quan trọng, điều này trở thành một vấn đề đối với các thành viên khác trong team, đặc biệt là khi người đó rời khỏi công ty, các thành viên khác sẽ phải tìm hiểu và làm quen với quy trình lại từ đầu, đồng thời khả năng bỏ sót thông tin cũng tăng lên.
Để tránh điều này xảy ra, nên tài liệu hóa quy trình một cách thường xuyên và đảm bảo nhiều hơn một người được đào tạo về các thông tin quan trọng để tránh sự phụ thuộc vào một người và ngăn họ trở thành một “failure point” của team.
Một cơ sở dữ liệu tri thức chỉ có ích nếu thông tin được cập nhật thường xuyên. Nếu cơ sở dữ liệu không được cập nhật, các thành viên nhóm sẽ truy cập thông tin lỗi thời - điều này có thể gây ra sự cố cho các quy trình mới.
Để ngăn chặn điều này xảy ra, khuyến khích các thành viên nhóm cập nhật thông tin về các quy trình mà họ đang chịu trách nhiệm. Ví dụ, tại Asana, mỗi người đều có các Lĩnh vực Trách nhiệm cụ thể, việc cập nhật tài liệu rất đơn giản. Mọi người đều biết những quy trình mà họ chịu trách nhiệm và tài liệu nào cần được cập nhật
Khi cơ sở tri thức quá khó để người sử dụng truy cập thông tin mà họ cần, điều này làm cho cơ sở dữ liệu không còn hữu ích nữa và người sử dụng có thể phải tìm nguồn thông tin khác hoặc sử dụng thông tin lỗi thời hoặc không chính xác để hoàn thành công việc của họ.
Để tránh tình trạng này xảy ra, bạn cần đảm bảo rằng cơ sở kiến thức của mình dễ sử dụng cho cả việc tìm kiếm thông tin và thêm thông tin mới. Quá trình truy cập thông tin cần đơn giản và ít bước thực hiện nhất có thể, tránh để người sử dụng phải mất nhiều thời gian và công sức để tìm kiếm thông tin cần thiết. Nếu cơ sở tri thức của bạn quá phức tạp, nó có thể trở thành một cơn đau đầu cho đồng nghiệp và làm giảm độ hiệu quả của công việc.
Để việc quản lý tri thức trong doanh nghiệp được duy trì và phát triển một cách lâu dài, điều cần làm là thiết lập một trung tâm thông tin hoặc một cơ sở dữ liệu tri thức. Cơ sở dữ liệu này sẽ giúp cho team có thể truy cập thông tin một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Asana là một công cụ quản lý công việc giúp team có thể tổ chức công việc một cách có hệ thống. Sử dụng Asana sẽ giúp cho mọi người trong team hiểu rõ những công việc cần phải làm và thời gian hoàn thành. Asana cũng có thể trở thành một trung tâm lưu trữ thông tin quan trọng, hỗ trợ cho việc quản lý và chia sẻ tri thức giữa các thành viên trong team. Sử dụng Asana sẽ giúp cho chiến lược quản lý tri thức của bạn trở nên hiệu quả hơn.