Freelancer là những người làm việc độc lập, không cam kết với bất kỳ tổ chức nào trong dài hạn. Họ thường là các chuyên gia trong lĩnh vực của mình và có thể giúp bạn hoàn thành các công việc chuyên môn mà bạn không có đủ nhân lực để triển khai. Bạn có thể tạo ra một đội ngũ freelancer để giúp đỡ và tránh bị quá tải công việc mà không cần phải thuê thêm nhân viên.
Tuy nhiên, việc quản lý freelancer cũng không dễ dàng, đòi hỏi bạn phải có các quy trình và công cụ hỗ trợ để quản lý họ một cách hiệu quả, mà không gây ra thêm công việc phụ về việc quản lý. Nếu bạn làm được điều này, bạn có thể tận dụng các lợi ích của việc sử dụng freelancer mà không phải lo lắng về việc tốn công nhiều hơn để quản lý họ.
Quản lý freelancer là làm gì?
Quản lý freelancer là quá trình xây dựng và duy trì một team freelancer. Nó bao gồm tất cả các công việc cần làm để duy trì hoạt động của các freelancer, từ các nhiệm vụ hành chính như theo dõi hóa đơn, đến các nhiệm vụ quản lý như onboarding và giao tiếp - trao đổi công việc.
Tóm lại, quản lý freelancer gồm 5 trách nhiệm chính sau:
- Tìm kiếm freelancer phù hợp với yêu cầu công việc của bạn.
- Đưa freelancer vào làm việc (onboarding) và giải quyết các thủ tục liên quan đến đăng ký và giấy tờ.
- Giao nhiệm vụ cho freelancer và theo dõi tiến độ công việc của họ.
- Theo dõi và thanh toán hóa đơn của freelancer.
- Xây dựng mối quan hệ tốt với freelancer để đảm bảo họ luôn làm việc hiệu quả và đáp ứng được yêu cầu của bạn.
Quản lý freelancer từ A-Z với 5 bước
Quản lý freelancer có thể làm bạn cảm thấy khó khăn, đặc biệt nếu bạn chưa từng có kinh nghiệm làm việc với nhân viên hợp đồng trong quá khứ. Tuy nhiên, mặc dù có nhiều yếu tố cần xem xét, bạn có thể phân tách quản lý freelancer thành năm bước cụ thể - khi thành thạo, bạn sẽ có thể tăng tốc độ làm việc với freelancer một cách dễ dàng.
Bước 1: Tìm kiếm freelancer chất lượng
Bằng cách sử dụng các nguồn tài nguyên khác nhau. Bạn có thể hỏi các đồng nghiệp hoặc các freelancer hiện tại của bạn để được giới thiệu với những freelancer khác. Bạn cũng có thể đăng tuyển dụng trên các mạng xã hội hoặc sử dụng các nền tảng freelancer như Vlance, Upwork hoặc Fiverr để tìm kiếm tài năng phù hợp.
Việc tìm kiếm các freelancer phù hợp sẽ dễ dàng hơn nếu bạn biết nơi để tìm kiếm. Sau khi tìm kiếm được những freelancer phù hợp, bạn có thể đi đến các bước tiếp theo để quản lý họ một cách hiệu quả.
Một điều quan trọng cần lưu ý trong bước này là bạn cần phải mô tả rõ ràng về yêu cầu dự án, timeline dự án,... để tránh những sự hiểu nhầm trong quá trình thực hiện.
Đây là một project brief mẫu để tìm kiếm content freelance mà bạn có thể tham khảo:
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Công ty Flexidata đang tìm kiếm thêm content freelancer để đáp ứng nhu cầu sản xuất content tăng cao. Chúng tôi đặc biệt tìm kiếm những người có kinh nghiệm viết nội dung trong ngành công nghệ và có thể triển khai các bài viết phù hợp với phong cách mà công ty chúng tôi hướng đến. Đây là cơ hội làm việc freelancer dài hạn, với tiềm năng làm việc 40+ giờ/tháng.
Yêu cầu công việc:
- Có thể triển khai copy sát với tông giọng và phong cách của thương hiệu Flexidata.
- Có khả năng viết, điều chỉnh bài viết thân thiện với chuẩn SEO.
- Viết tốt tiếng Anh và tiếng Việt.
Nếu khả năng của bạn đáp ứng được các yêu cầu trên, xin vui lòng gửi CV và portfolio của bạn đến marketing@flexidata.vn
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Khi lần đầu tiếp cận với các ứng viên, bạn nên họ gửi các sản phẩm tham khảo, hoặc yêu cầu họ hoàn thành một bài test ngắn. Mục đích của việc này là để giúp bạn xác minh trình độ của freelancer trước khi mời họ tham gia dự án.
Bước 2: Thiết lập quy trình onboarding dành cho freelancer
Mục đích của việc thiết lập quy trình onboarding cho freelancer là để giảm thiểu thời gian và căng thẳng khi triển khai dự án trong tương lai. Bằng cách tạo ra một quy trình chuẩn, bạn có thể đảm bảo rằng những người mới sẽ được cung cấp đầy đủ các thông tin cần thiết để thực hiện yêu cầu dự án của bạn một cách hiệu quả.
Dưới đây là một số điểm cần bao gồm trong quy trình đưa freelancer vào làm của bạn:
- Hợp đồng: một bản thỏa thuận bằng văn bản để miêu tả sản phẩm mà freelancer sẽ chịu trách nhiệm trong phạm vi dự án, các điều khoản thanh toán và thời gian hoàn thành dự án. Việc yêu cầu freelancer ký kết hợp đồng chi tiết sẽ giúp tránh những hiểu lầm trong quá trình làm việc.
- Hướng dẫn lập hóa đơn: vì mỗi công ty có cách xử lý việc lập hóa đơn của freelancer khác nhau, nên cung cấp hướng dẫn để giúp quá trình lập hóa đơn trôi chảy hơn. Hướng dẫn này bao gồm cách và khi nào freelancer nên gửi hóa đơn, cách gửi các biểu mẫu thuế và các chi tiết thanh toán cần thiết. Bạn cũng có thể bao gồm một mẫu hóa đơn để đảm bảo rằng freelancer sẽ cấp đầy đủ thông tin cần thiết.
- Project brief: Bản tóm tắt dự án sẽ miêu tả tất cả thông tin mà freelancer cần biết để bắt đầu dự án. Nó bao gồm mô tả dự án, danh sách sản phẩm cần hoàn thành, thời hạn hoàn thành dự án, hướng dẫn thực hiện dự án và hướng dẫn nộp sản phẩm hoàn thành. Càng cung cấp nhiều thông tin về mong đợi và yêu cầu của bạn, thì khả năng freelancer có thể sản xuất được sản phẩm như bạn mong đợi càng cao.
Ở bước này, bạn sẽ cần sử dụng đến các template để giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác trong quá trình làm việc với freelancer. Bạn chỉ cần điền các chi tiết cần thiết vào template hợp đồng, template project brief,… đã được xây dựng từ trước mà không phải vất vả làm lại từ đầu. Bên cạnh đó, việc chuẩn hóa các nội dung onboarding freelancer cũng giúp đơn giản hóa quá trình và đảm bảo rằng họ có đủ thông tin cần thiết để bắt tay vào làm việc. Tuy nhiên, trước khi bắt đầu triển khai bất kỳ hợp đồng nào, bạn cần kiểm tra với các bộ phận liên quan như HR, pháp lý và kế toán của công ty để đảm bảo tuân thủ các quy định và quy trình.
Dưới đây là một mẫu tin nhắn onboarding freelancer mà bạn có thể tham khảo:
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Chào [TÊN FREELANCER],
Rất vui được chào đón bạn tham gia vào đội ngũ dự án [TÊN DỰ ÁN]. [THÔNG TIN NỀN TẢNG NẾU CẦN].
PROJECT BRIEF + ASSIGNMENTS
Đây là đường dẫn đến [THÔNG TIN TÓM TẮT DỰ ÁN], mà bạn cũng có quyền truy cập thông qua Google Docs. Các nhiệm vụ của bạn có thể được tìm thấy trong dự án Asana, truy cập [TẠI ĐÂY].
KHỐI LƯỢNG CÔNG VIỆC
Tỷ lệ hoàn thành ước tính là [#] phút mỗi bài, điều đó đưa bạn đến [#] nhiệm vụ (khoảng [#] giờ) tổng cộng cho tháng này. Khối lượng công việc như vậy vẫn nằm trong khả năng của bạn đúng không?
CHI PHÍ
[VND] mỗi bài, mức giá này cao hơn một chút so với mức giá trả cho một giờ làm việc là [VND]. Đây là đường dẫn đến [HƯỚNG DẪN LẬP HÓA ĐƠN] của chúng tôi.
DEADLINE
[NGÀY], [GIỜ, MÚI GIỜ].
GHI CHÚ
[ƯU TIÊN CỦA DỰ ÁN NÀY, NẾU CẦN].
Xem [A] và [B] trong project brief để biết thêm chi tiết.
Nếu bạn có bất kỳ thắc mắc nào đừng ngại cho tôi biết. Chúng ta sẽ dùng Asana như một kênh liên lạc chính, vì thế nếu bạn cần liên lạc với tôi, vui lòng gửi cho tôi một tin nhắn trên Asana.
Trân trọng,
[TÊN CỦA BẠN]
⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯⎯
Bước 3: Tạo quy trình để gửi và nhận task
Kiến tạo một hệ thống quản lý task sẽ giúp bạn và freelancer tránh được việc giao tiếp thừa hoặc phát sinh những task thừa. Nếu trước đây bạn phải gửi email riêng lẻ cho mỗi task mới, giờ đây bạn có thể cân nhắc việc sử dụng công cụ quản lý task để thay thế.
Bạn có thể sử dụng Asana bản miễn phí để chia sẻ một dự án với freelancer và thiết lập một quy trình tiêu chuẩn giúp freelancer có thể nhận task và gửi kết quả công việc sau khi hoàn thành.
Cụ thể, sau khi freelancer hoàn thành task, họ có thể đính kèm file hoặc sản phẩm đã hoàn thành trực tiếp trong task đó. Điều này giúp bạn có thể quản lý task một cách trực quan hơn và theo dõi được tiến dodọ dự án theo thời gian thực.
Bước 4: Chuẩn hóa quy trình theo dõi ngân sách
Theo dõi ngân sách là một phần không thể thiếu khi quản lý freelancer. Bạn sẽ cần biết rõ ngân sách dành cho freelancer của mình vào đầu tháng hoặc đầu kỳ. Và cuối tháng và cuối kỳ, bạn cần so sánh hóa đơn (invoice) với ngân sách dự kiến của mình để đảm bảo không vượt quá ngân sách.
Để làm được điều này, bạn cần tạo ra một quy trình quản lý ngân sách tiêu chuẩn. Quy trình này bao gồm các bước sau:
- Quy định về thời điểm lập hóa đơn (yêu cầu thanh toán) cho Freelancer. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu freelancer gửi hóa đơn hàng tuần, hai tuần một lần hoặc vào cuối tháng. Khi tất cả các freelancer gửi hóa đơn cùng một lúc, việc dự đoán và theo dõi chi phí của bạn sẽ dễ dàng hơn.
- Tạo file quản lý ngân sách dự án. File này sẽ giúp bạn theo dõi chi phí dự kiến và chi phí thực tế cho mỗi kỳ lập hóa đơn.
- Giao task dựa trên ngân sách. Nếu bạn trả tiền cho Freelancer dựa trên mỗi sản phẩm hoặc dự án, điều này sẽ dễ dàng tính toán. Nếu bạn trả tiền theo giờ, hãy gửi hướng dẫn về cách tính giờ làm việc cho Freelancer.
- Nhắc nhở các bạn Freelancer nộp hóa đơn cuối mỗi kỳ lập hóa đơn.
- Thu thập hóa đơn và sử dụng chúng để ghi lại số tiền bạn đã chi tiêu thực tế, so sánh với chi phí dự kiến trong ngân sách của bạn.
Bước 5: Quản lý mối quan hệ với freelancer
Freelancer lựa chọn làm việc tự do vì thế họ có thể linh hoạt trong việc lựa chọn khách hàng mà họ muốn làm việc. Điều này đồng nghĩa với việc nếu bạn muốn làm việc lâu dài cùng họ, bạn cần bỏ công sức vào việc quản lý mối quan hệ với freelancer.
Dưới đây là một số hướng dẫn để giúp bạn xây dựng được mối quan hệ lành mạnh với các freelancer:
- Thực hành trí thông minh cảm xúc: Trí thông minh cảm xúc giúp bạn hiểu cảm xúc của người khác để bạn có thể hợp tác hiệu quả hơn. Khi bạn áp dụng kỹ năng trí thông minh cảm xúc vào tương tác với freelancer, bạn có thể giao tiếp với sự đồng cảm và xây dựng mối quan hệ ngày càng tốt đẹp hơn.
- Tránh xa đà vào quản lý tiểu tiết: Các freelancer làm việc theo lịch trình của riêng họ, vì vậy không thể kỳ vọng họ luôn sẵn sàng. Chỉ cần kiểm tra định kỳ là được, nhưng cuối cùng bạn cần tin tưởng rằng họ sẽ hoàn thành công việc đúng thời hạn.
- Có quy trình feedback rõ ràng: Không có gì là hoàn hảo ở lần thử đầu tiên. Khi làm việc với freelancer, một quy trình phản hồi với ít nhất một vòng phản hồi là vô cùng cần thiết. Ví dụ, bạn có thể yêu cầu freelancer gửi bản nháp đầu tiên để bạn có thể ghi chú, đề xuất hoặc chỉnh sửa cho bản nháp trước khi tiếp tục bước vào giai đoạn kế tiếp. Việc tạo điều kiện cho phản hồi này sẽ giúp tăng tính hiệu quả và độ chính xác của quá trình làm việc với freelancer.
- Xây dựng một hướng dẫn minh bạch về việc giao tiếp: Hãy rõ ràng về các kênh liên lạc bạn sẽ dùng khi làm việc với freelancer, họ nên liên hệ với bạn khi nào và bằng cách nào, bạn sẽ trao đổi và share thông tin cho họ qua kênh nào. Ví dụ, bạn có thể sử dụng một số kênh như email và chat - hoặc tổng hợp tất cả thông tin vào một nền tảng quản lý dự án duy nhất như Asana. Điều này đặc biệt quan trọng nếu bạn làm việc với freelancer làm việc từ xa và không thể gặp họ trực tiếp.
- Đặt ra deadline cụ thể: Sự rõ ràng rất quan trọng khi làm việc với các freelancer, bởi vì sự sai lệch trong truyền thông có thể lãng phí thời gian và tiền bạc cho cả hai bên. Khi bắt đầu một dự án, hãy rất rõ ràng về deadline và cách mà freelancer gửi sản phẩm.
- Theo dõi các mối quan hệ với freelancer bằng cách tạo database về freelancer
Khi bạn đã bỏ ra nhiều nỗ lực để xây dựng các mối quan hệ chất lượng với freelancer, thì việc theo dõi tất cả các mối quan hệ đó là rất quan trọng. Khi có dự án mới, bạn sẽ dễ dàng liên hệ lại với họ và đề nghị hợp tác.
Tạo database về freelancer giúp bạn xây dựng và theo dõi mạng lưới freelancer của mình. Đây là một nguồn data đáng tin cậy, nơi bạn có thể xem thông tin về tất cả các cá nhân bạn đang làm việc ở các dự án hiện tại, đã từng làm việc trong quá khứ hoặc cả những freelancer tiềm năng nhưng bạn chưa có cơ hội hợp tác cùng. Như vậy, bạn sẽ dễ dàng hơn trong quá trình tìm người phù hợp cho một dự án mới.
Dưới đây là những thông tin nên bao gồm trong database freelancer của bạn:
- Tên và thông tin liên hệ của mỗi freelancer
- Mức giá
- Điểm mạnh và chuyên môn của freelancer
- Dự án mà họ đã làm việc trong quá khứ
Đơn giản hóa việc quản lý freelancer với Asana
Quản lý freelancer chắc chắn không phải là một quá trình đáng sợ. Miễn là bạn hiểu và biết cách xây dựng được một quy trình làm việc đúng đắn với freelancer, bạn sẽ có được những mối quan hệ chất lượng và nhận được kết quả công việc tốt nhất từ họ. Tất cả những gì bạn cần là một chút kế hoạch và một niềm tin lớn vào bản thân.
