Chuyển đổi số trong giáo dục đại học không chỉ nằm ở phòng CNTT hay phòng đào tạo - đôi khi, sự thay đổi bắt đầu từ chính bộ phận truyền thông - marketing của trường. Câu chuyện của Telfer School of Management (Đại học Ottawa, Canada) là một ví dụ điển hình.
Bài toán: Đội ngũ mới, quy trình chưa có
Năm 2018, Telfer bổ nhiệm giám đốc truyền thông - marketing mới và đón nhận nhiều thành viên mới, trong đó có Carla De Ciccio ở vị trí Content Strategist. Với một đội ngũ phần lớn chưa có "trí nhớ thể chế" (institutional knowledge), thay vì xem đây là rủi ro, nhóm marketing chọn cách nhìn khác: đây là cơ hội để xây dựng lại quy trình từ đầu, thay vì sửa chữa những gì đã cũ.
Vấn đề đầu tiên họ gặp phải rất quen thuộc với nhiều phòng ban tại các trường đại học: công việc nằm rải rác, thiếu một nơi tập trung để cả nhóm theo dõi tiến độ của nhau và phối hợp hiệu quả.
Giải pháp: Bắt đầu từ một dự án thử nghiệm
Carla, người từng làm việc trong ngành công nghệ trước khi chuyển sang giáo dục, mang theo kinh nghiệm dùng Asana và giới thiệu công cụ này cho đội ngũ. Nhờ giao diện quen thuộc như các ứng dụng người dùng vẫn dùng hàng ngày, cả nhóm tiếp cận công cụ khá nhanh dù phải làm quen cùng lúc với cả công cụ mới lẫn cách làm việc mới (agile).
Bước ngoặt đến khi nhóm marketing hợp tác với bộ phận Engagement để tổ chức sự kiện Gala thường niên của trường - một dự án đòi hỏi phối hợp liên phòng ban kéo dài nhiều tháng. Trước đó, dự án này được quản lý bằng file Excel, rất dễ thất lạc thông tin. Khi chuyển sang Asana, trách nhiệm và deadline của từng người trở nên rõ ràng, các tài liệu tham khảo từ những mùa Gala trước cũng được đính kèm ngay trong từng đầu việc để đội ngũ có đầy đủ ngữ cảnh.
Từ một dự án đến toàn bộ vận hành marketing
Sau thành công đó, Asana dần trở thành nền tảng vận hành chính cho mọi việc của phòng marketing - từ những việc nhỏ như thiết kế tờ rơi sự kiện, đến các dự án lớn như redesign website. Ba mảng có sự thay đổi rõ rệt nhất:
Chính nhờ lớp tích hợp này, đội ngũ marketing có thể làm việc trơn tru với các phòng ban khác trong trường mà không bắt buộc ai cũng phải học một công cụ mới.
Kết quả
"Asana giúp chúng tôi nhìn thấy toàn bộ khối lượng công việc mà đội ngũ thực sự đang làm, từ đó có thể sắp xếp lại thứ tự ưu tiên và tái định hướng chiến lược cho các loại công việc mà chúng tôi đang thực hiện." - Carla De Ciccio - Content Strategist
Câu chuyện của Telfer cho thấy: chuyển đổi số hiệu quả không nhất thiết phải bắt đầu từ một dự án lớn cấp trường. Đôi khi, một phòng ban duy nhất, như phòng truyền thông, marketing hay tổ chức sự kiện, có thể trở thành hình mẫu để các đơn vị khác học hỏi, miễn là có công cụ đủ đơn giản để bắt đầu và đủ linh hoạt để mở rộng dần theo nhu cầu thực tế.
Nếu phòng ban của Quý Trường vẫn đang loay hoay với công việc rải rác trên nhiều công cụ, thiếu minh bạch trong tiến độ hay mất nhiều thời gian cho các tác vụ lặp lại, đội ngũ Flexidata sẵn sàng đồng hành cùng Quý Trường xây dựng lộ trình chuyển đổi số phù hợp với đặc thù giáo dục đại học.
👉 Đặt lịch tư vấn miễn phí cùng chuyên gia Flexidata để cùng phân tích bài toán vận hành hiện tại và khám phá giải pháp Asana phù hợp nhất cho trường của bạn.