Jitasa là nhà cung cấp dịch vụ kế toán và ghi sổ sách lớn nhất tại Hoa Kỳ, chuyên phục vụ các tổ chức phi lợi nhuận. Với trọng tâm là hiệu quả, chi phí hợp lý và năng suất, Jitasa mang đến dịch vụ chất lượng cao cùng sự chăm sóc khách hàng tận tâm. Công ty hiện có hơn 400 nhân viên và phục vụ hơn 1.300 khách hàng.
Trong bài viết này, ông Bobby Powers, Giám đốc Đào tạo và Phát triển (L&D) tại Jitasa, chia sẻ cách công ty đã ứng dụng phần mềm đào tạo trực tuyến của iSpring vào các hoạt động L&D, giúp Jitasa đạt được mức độ tham gia đào tạo cao nhất từ trước đến nay và xây dựng một văn hóa học tập vững mạnh trên toàn cầu.
Bối cảnh
Tên công ty chúng tôi, Jitasa, có nghĩa là "Tinh thần phục vụ người khác." Đó chính xác là điều mà hơn 400 nhân viên của chúng tôi đang làm mỗi ngày: giúp các tổ chức phi lợi nhuận xử lý toàn bộ công việc kế toán để họ có thể tập trung vào việc làm cho thế giới tốt đẹp hơn.
Khác với nhiều công ty cùng quy mô thường có 10-15 phòng ban với các vai trò khác nhau, chúng tôi có một cơ cấu đặc biệt khi 90% đến 95% nhân viên đều là kế toán, làm những công việc tương tự nhau. Đó là lý do chúng tôi cung cấp mọi loại đào tạo kế toán cho nhân viên, để đảm bảo họ có đủ kỹ năng và kiến thức nhằm mang lại dịch vụ xuất sắc cho khách hàng phi lợi nhuận của mình.
Vì công ty hoạt động tại nhiều quốc gia, chúng tôi luôn cam kết cung cấp đào tạo trực tuyến chất lượng cao, dễ tiếp cận cho tất cả nhân viên để đảm bảo sự phát triển kỹ năng đồng đều.
Với vai trò Giám đốc Đào tạo và Phát triển, công việc của tôi là đảm bảo chúng tôi sử dụng những công cụ eLearning tốt nhất để xây dựng, triển khai và đánh giá các chương trình đào tạo.
Thách thức: Xây dựng một hệ thống hỗ trợ đào tạo vững mạnh với một LMS đáng tin cậy
Jitasa đã áp dụng mô hình học tập kết hợp (blended learning) trong nhiều năm để đào tạo nhân viên. Họ kết hợp các buổi học trực tiếp với các bản ghi cuộc gọi Zoom dành cho nhân viên làm việc từ xa, cùng với một cơ sở kiến thức số chứa các tài liệu và học liệu dạng văn bản quan trọng.
Trước khi biết đến iSpring, Jitasa sử dụng LMS LearnDash. Tuy nhiên, nền tảng này hoạt động chậm, thường xuyên gặp lỗi và mang lại trải nghiệm người dùng kém. Điều này khiến tỷ lệ tham gia đào tạo của nhân viên thấp và ảnh hưởng đến hiệu quả đào tạo.
Bên cạnh đó, công ty còn gặp khó khăn trong việc duy trì mức độ hỗ trợ đào tạo đồng nhất giữa các quốc gia hoạt động. Điều này đòi hỏi một giải pháp học trực tuyến mạnh mẽ, với giao diện và trải nghiệm người dùng (UI/UX) thân thiện, cùng bộ tính năng phong phú và hỗ trợ đa ngôn ngữ.
Nhân viên gặp khó khăn trong việc tìm kiếm những gì họ cần, và LMS cũ của chúng tôi không thể hỗ trợ tốt nhiều loại tài liệu đào tạo khác nhau mà chúng tôi sử dụng. Khi tôi mới vào công ty, nhìn vào hệ thống LMS đó, tôi nhận ra chúng tôi cần một điều gì đó khác biệt. Không ai trong công ty phản đối điều này.
Giải pháp: iSpring LMS
Bobby bắt đầu quá trình tìm kiếm giải pháp eLearning hoàn hảo bằng cách trao đổi với các chuyên gia L&D khác và nghiên cứu kỹ lưỡng về tính năng của nhiều nền tảng LMS khác nhau. Công ty đã xem xét các nền tảng như TalentLMS, WorkRamp và Tovuti. Điều khiến Bobby ấn tượng ngay khi thử nghiệm iSpring LMS chính là giao diện thân thiện với người dùng điều mà LMS cũ hoàn toàn thiếu. Bộ tính năng của iSpring LMS cũng rất cạnh tranh, mang đến một cách toàn diện để đào tạo, nâng cao kỹ năng và cấp chứng chỉ cho nhân viên một cách hiệu quả.
Giám đốc Tài chính và tôi đều đồng thuận về việc cần một giải pháp mới, nên quá trình ra quyết định diễn ra rất nhanh. iSpring cũng cung cấp cho chúng tôi một quản lý tài khoản riêng, giúp chúng tôi khai thác tối đa LMS. Việc có một đầu mối liên hệ chính với nhà cung cấp là rất quan trọng, khác hẳn với việc chỉ gửi yêu cầu tới một bộ phận hỗ trợ chung. Quản lý tài khoản của chúng tôi thực sự rất tuyệt.
Danh sách kiểm tra đào tạo tại nơi làm việc (OJT): Cách hiệu quả để chứng nhận kỹ năng nhân viên
Tính năng của iSpring LMS mà Bobby cho là tài sản lớn nhất đối với Jitasa chính là danh sách kiểm tra đào tạo tại nơi làm việc (OJT checklists).
Vì chúng tôi là một công ty kế toán, việc nhân viên có kỹ năng kế toán xuất sắc là điều vô cùng quan trọng. Chúng tôi muốn có một cách chắc chắn để chứng nhận năng lực nhân viên và đánh giá các kỹ năng kế toán khác nhau. Danh sách kiểm tra OJT của iSpring LMS, kết hợp với tính năng giao bài tập, đã mang lại cho chúng tôi một giải pháp tuyệt vời.
Hiện nay, Jitasa đang sử dụng tính năng danh sách kiểm tra OJT để giúp nhân viên phát triển kỹ năng thông qua các nhiệm vụ và bài tập thực tế. Việc chấm điểm các bài tập này, đánh giá hiệu suất từng nhân viên và cấp chứng nhận cho kế toán viên cũng trở nên dễ dàng hơn.
Báo cáo chuyên sâu: Lấp đầy lỗ hổng kiến thức nhanh chóng và hiệu quả
Tính năng báo cáo cũng đóng vai trò quan trọng trong các hoạt động đào tạo của Jitasa. Công ty có một bài kiểm tra gồm 90 câu hỏi dành cho nhân viên mới. Mỗi nhân viên mới sẽ làm bài kiểm tra này vào cuối tháng thứ năm của quá trình đào tạo hội nhập để chứng minh kỹ năng và kiến thức về vai trò của mình.
Nhờ các báo cáo trực quan trong iSpring LMS, quản lý của nhân viên giờ đây có thể dễ dàng phát hiện các lỗ hổng kiến thức và giao thêm các nội dung đào tạo liên quan.
Việc thấy được những câu hỏi mà nhân viên thường trả lời sai nhất trên toàn công ty và ở các phòng ban khác nhau rất hữu ích. Nó giúp tôi xác định những lĩnh vực đào tạo khó khăn nhất và nhanh chóng cung cấp hỗ trợ đào tạo phù hợp.
Đánh giá 360 độ: Đánh giá hiệu suất nhân viên một cách thông minh
Bobby cũng nhấn mạnh tính năng đánh giá 360 độ là một khả năng khác giúp tối ưu hóa quy trình đào tạo tại Jitasa. Ông minh họa giá trị của tính năng này bằng một ví dụ từ văn phòng của công ty tại Costa Rica và Philippines.
David, người đứng đầu chi nhánh, không thích quy trình đánh giá hiệu suất cũ cùng công cụ lỗi thời được sử dụng trước đó. Ngay khi chúng tôi vừa triển khai iSpring LMS, David đã có thể thiết lập và vận hành hiệu quả các đánh giá hiệu suất trên LMS mới chỉ trong hai tuần, với rất ít sự hỗ trợ từ tôi.
Công ty rất ấn tượng với việc xây dựng quy trình đánh giá hiệu suất cho hai quốc gia một cách dễ dàng và nhanh chóng. Theo Bobby, đây là một minh chứng rõ ràng cho sự linh hoạt mà iSpring LMS mang lại.
Kết quả
Khi bắt đầu triển khai đào tạo với iSpring LMS tại Jitasa, mục tiêu chính của Bobby là đưa việc học tập trở thành một phần của văn hóa công ty. Ông rất vui khi chia sẻ rằng mục tiêu này đã đạt được:
Tôi muốn ít nhất 90% nhân viên thường xuyên đăng nhập vào iSpring và tham gia các khóa học. Hiện tại, 96% nhân viên đã duy trì được điều đó, cao hơn hẳn so với bất kỳ công ty nào tôi từng làm việc trước đây. Chúng tôi không chỉ giao khóa học cho nhân viên trong LMS. Chúng tôi còn đăng các bản ghi cuộc họp toàn công ty và tin tức công ty, đồng thời khuyến khích tương tác trong phần bình luận. Học trực tuyến giờ đây đã trở thành một phần không thể thiếu trong "DNA" của Jitasa, và iSpring LMS đã đóng vai trò quan trọng giúp chúng tôi đưa việc học vào văn hóa công ty.
Trong chín tháng kể từ khi triển khai phần mềm, Bobby và các đồng nghiệp đã tạo ra hơn 50 khóa học mới bằng công cụ iSpring Suite đi kèm, từ nội dung kỹ năng chung áp dụng cho toàn công ty đến các bài tập về kế toán và ghi sổ sách. Quy trình tải lên và giao khóa học cho học viên qua LMS trở nên dễ dàng đến mức công ty có thêm nhiều thời gian hơn để cải thiện nội dung eLearning hiện có và xây dựng các chương trình mới.
Nhờ việc tối ưu hóa đào tạo, thời gian cần thiết để hội nhập nhân viên mới đã giảm từ một đến hai tháng. Ngoài ra, công ty hiện có thể cung cấp mức độ hỗ trợ đào tạo chất lượng cao đồng nhất cho tất cả các chi nhánh, nhờ các quy trình được tiêu chuẩn hóa.
Nhân viên tại Jitasa yêu thích iSpring LMS vì tính dễ sử dụng, khả năng quản lý nội dung trực quan và tốc độ truy cập nhanh chóng đến các kiến thức chuyên môn quan trọng. Bobby cùng ban lãnh đạo công ty hoàn toàn hài lòng với lựa chọn iSpring LMS là giải pháp eLearning chính của Jitasa, và họ kỳ vọng sẽ đạt được nhiều kết quả ấn tượng hơn nữa trong tương lai.
Anh/chị hãy ghé xem iSpring LMS giúp doanh nghiệp tài chính giải quyết được bài toán đào tạo nội bộ như thế nào tại đây
Tác giả: Anastasia Popova
