Castle Energy Group LLC: "Nhờ iSpring, chúng tôi đã đổi mới chương trình đào tạo hội nhập và tuân thủ, giúp tiết kiệm chi phí và giảm bớt gánh nặng trong quá trình triển khai."

Giới thiệu

Castle là một nhà cung cấp dịch vụ xây dựng, chuyên phát triển và quản lý các dự án đường ống dẫn dầu khí, kiểm định tính toàn vẹn đường ống, xây dựng công trình, khoan định hướng, năng lượng tái tạo và nhiều dự án năng lượng khác tại Bắc Mỹ. Giống như nhiều doanh nghiệp trong ngành, Castle thường xuyên đối mặt với các thách thức mang tính đặc thù: tỷ lệ nghỉ việc cao, nhân sự thiếu gắn kết và chi phí phát sinh do thời gian chờ (downtime). 

Ông Jesse L. Dukes, Giám đốc Đào tạo và An toàn tại Castle, chia sẻ cách công ty đã triển khai đào tạo trực tuyến trong một ngành vốn khá bảo thủ như xây dựng, và mức độ hiệu quả mà iSpring mang lại.

Bối cảnh

Là một doanh nghiệp xây dựng tại Mỹ, Castle phải đáp ứng nhiều yêu cầu đào tạo tối thiểu do Cơ quan An toàn và Sức khỏe Nghề nghiệp (OSHA) và Bộ Giao thông Vận tải (DOT) quy định. Đồng thời, công ty hoạt động theo hình thức nhà thầu, nhận việc theo từng gói đấu thầu, nên thời gian để triển khai đào tạo bài bản thường rất hạn chế. Dù vậy, các vấn đề an toàn và tuân thủ vẫn phải được xử lý cẩn trọng.

Trước đó, Castle chỉ đào tạo theo hình thức trực tiếp trên lớp: chiếu video, phát bài kiểm tra bằng giấy, và yêu cầu nhân viên tự đọc hiểu các bản kế hoạch an toàn công trình dài dằng dặc. Cách làm này không đủ để chuẩn bị cho nhân sự làm việc tại nhiều công trình khác nhau, nên toàn bộ phương pháp đào tạo cần được xây dựng lại. Công ty quyết định chuyển sang hình thức đào tạo trên máy tính, và từ đó tìm đến iSpring.

Thách thức: Đáp ứng yêu cầu tuân thủ trong bối cảnh nhân sự nghỉ việc cao và thời gian gấp

Đặc thù của ngành xây dựng là phần lớn nhân sự làm việc theo dự án, di chuyển từ công trình này sang công trình khác và thường xuyên đổi nơi làm việc. Tại Castle, số lượng nhân sự luôn biến động - có thời điểm lên tới 3.000 người, nhưng chỉ sáu tháng sau có thể giảm xuống còn khoảng 200 người. Tuy vậy, vẫn có những yêu cầu đào tạo tối thiểu mà bất kỳ ai muốn làm việc cũng phải hoàn thành.

Với tỷ lệ nghỉ việc cao như vậy, việc duy trì tuân thủ đào tạo trở nên rất khó khăn. Thực tế cho thấy khó có thể kỳ vọng nhân viên đọc và nắm vững một bản kế hoạch an toàn dài tới 70 trang - họ thường chỉ tiếp nhận đủ thông tin tối thiểu để được xác nhận là "đã hoàn thành tuân thủ", và đây thực sự là một vấn đề.

Tinh gọn quy trình onboarding và giảm thời gian chờ (downtime)

Tại Castle, chỉ riêng phần đào tạo định hướng an toàn cho nhân viên mới đã cần hơn hai giờ. Đó là một lượng kiến thức khá nặng để dồn vào một lần. Ngoài ra, công ty còn nhiều yêu cầu đào tạo khác, đôi khi phải mất tới hai ngày để hoàn tất tất cả. Nói cách khác, có những lúc lượng đào tạo tương đương một tuần lại phải nhồi vào khoảng thời gian chỉ một đến hai ngày.

"Một trong những khó khăn lớn nhất là làm sao nhồi toàn bộ khối lượng đào tạo đó vào một khoảng thời gian ngắn mà vẫn đảm bảo hiệu quả."

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Cụ thể, khi trúng một dự án, Castle sẽ chỉ định một superintendent (giám sát công trình) để quản lý. Superintendent sẽ chỉ định hoặc tuyển các foreman (đội trưởng), và mỗi đội trưởng lại tuyển thêm công nhân làm việc dưới quyền mình. Đây là mô hình chỉ huy phân tán, nhiều khi cần cả một nhóm lớn - ví dụ 20 nhân viên cùng tham gia đào tạo trên một "line" (dây chuyền/hạng mục), cộng thêm các khóa đào tạo chuyên biệt theo từng vị trí công việc cho một số người trong nhóm.

"Điều này thường dẫn đến tình trạng nhiều người phải đứng chờ hai, ba ngày để những người khác hoàn thành các khóa đào tạo còn lại."

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Vấn đề không chỉ là làm chậm một cá nhân  với những vị trí then chốt, cả một kíp làm việc có thể bị "đứng bánh" theo. Castle nhận thấy cần phải đẩy nhanh quy trình đào tạo mà không được đánh đổi chất lượng.

Giải quyết vấn đề gắn kết nhân sự thấp

Một điểm khác là làm sao đưa nhân sự làm việc theo dự án hòa nhập vào văn hóa doanh nghiệp. Việc đưa những người từng làm ở môi trường và văn hóa làm việc khác trở thành một phần thực sự của tập thể là một trong những thách thức lớn nhất công ty gặp phải, và điều này cũng đòi hỏi phải thay đổi cách thiết kế chương trình onboarding. Từ đó, công ty nghĩ đến việc giải quyết bài toán này bằng đào tạo trực tuyến.

Giải pháp: iSpring

Ông Dukes biết đến iSpring Suite qua giới thiệu của một đồng nghiệp cũ từ bộ phận IT. Trước đó ông chưa từng nghe đến công cụ này, nhưng nhận thấy việc tạo khóa học trực tuyến với iSpring Suite dễ dàng tương tự như làm một bài trình chiếu PowerPoint. Castle bắt đầu chuyển hóa nội dung từ các bản kế hoạch an toàn công trình dài, rườm rà thành chương trình onboarding và đào tạo an toàn trực tuyến.

Ông Dukes cho biết mình đã quyết định sử dụng iSpring Suite gần như ngay lập tức sau khi trải nghiệm.

Việc thuyết phục ban lãnh đạo công ty áp dụng đào tạo trên máy tính với iSpring cũng không khó, vì chính chủ tịch công ty là người ban đầu đã ủng hộ việc chuyển đổi quy trình đào tạo để tận dụng công nghệ hiện đại.

Đảm bảo nhân viên thực sự nắm nội dung đào tạo

Để chuẩn bị tài liệu đào tạo trực tuyến, ông Dukes tách nhỏ nội dung onboarding hiện có thành các bài trình chiếu PowerPoint, sau đó chuyển đổi thành video MP4. Công nhân thường di chuyển qua nhiều công ty khác nhau và đã xem rất nhiều video đào tạo có nội dung khá giống nhau; với iSpring, Castle đã làm cho video đào tạo của mình trở nên khác biệt hơn.

Hiện Castle có 16 module và video đào tạo mà học viên không thể bỏ qua (skip). Trong iSpring Suite, có thể ẩn các nút điều khiển để buộc học viên phải xem toàn bộ nội dung, giúp ông Dukes chắc chắn rằng không ai bỏ lỡ phần nào.

Ông cũng sử dụng nhiều tính năng QuizMaker để tạo bài kiểm tra, đánh giá mức độ nắm bắt thông tin quan trọng của học viên. Nếu nhân viên không đạt bài kiểm tra cuối mỗi module, hệ thống sẽ yêu cầu họ xem lại video đào tạo để đảm bảo hiểu đúng và đủ.

Cho học viên hoàn thành đào tạo trực tuyến trước ngày đầu đi làm - tiết kiệm thời gian tại công trình và giảm áp lực cho nhân viên

Castle triển khai các module eLearning cho học viên thông qua iSpring LMS, do ông Dukes trực tiếp quản trị. Với LMS, ông có thể cung cấp tài liệu đào tạo tuân thủ cho học viên trước cả khi họ đặt chân đến công trình. Quyền truy cập vào chương trình onboarding được cấp trước ít nhất 48 giờ, giúp nhân viên có thời gian học kỹ từng phần một. Họ sẽ được hệ thống thông báo và có thể học trên thiết bị di động qua ứng dụng iSpring LMS.

"Bằng cách chia nhỏ việc học thành nhiều phần, nhân viên có thể tiếp thu tốt hơn và hoàn thành theo tốc độ của riêng mình, thay vì phải học dồn một lần."

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Kết hợp đào tạo trực tiếp và trực tuyến theo mô hình blended learning

Trong ngành xây dựng, Castle không thể bỏ hoàn toàn hình thức đào tạo trực tiếp, vì một số vị trí công việc bắt buộc phải được đào tạo trong môi trường thực tế, đôi khi cần mời giảng viên bên thứ ba. Vì vậy, công ty vẫn duy trì đào tạo trực tiếp song song với đào tạo trực tuyến trên iSpring LMS, kết hợp linh hoạt cả hai hình thức.

Castle sử dụng iSpring LMS rất nhiều cho các nội dung onboarding và tuân thủ, như đào tạo flagger (điều tiết giao thông công trình) hoặc bảo hộ hô hấp qua hình thức trực tuyến. Với các chương trình cần xác nhận/chứng nhận từ bên ngoài, công ty vẫn tổ chức các buổi học trực tiếp theo yêu cầu - chẳng hạn nếu một tiểu bang yêu cầu flagger phải có chứng nhận, ông Dukes sẽ tổ chức lớp học trực tiếp cho nội dung đó.

Castle cũng dùng iSpring LMS để tổ chức đào tạo lại hằng năm theo yêu cầu của OSHA và các thông lệ tốt trong ngành. Với nhân viên từng bị áp dụng chính sách kỷ luật vì không tuân thủ quy định an toàn, khả năng gán lại chương trình đào tạo và để họ tự học trên thiết bị cá nhân là một công cụ rất hữu ích.

Tại Castle, tất cả nhân sự làm việc tại công trình đều phải rà soát lại toàn bộ quy định công việc của mình ít nhất một lần mỗi năm. Nhân viên có thể được đào tạo lại về một hoặc một số chính sách cụ thể mà không làm gián đoạn cả kíp làm việc hay chiếm dụng thời gian của người quản lý an toàn. Điều này giúp việc đào tạo lại vốn trước đây có thể không được thực hiện đầy đủ trở nên dễ tiếp cận hơn, đồng thời hỗ trợ tốt cho công tác kèm cặp, huấn luyện nhân viên.

Kết quả

iSpring đã mang lại đúng điều Castle cần: cho phép công ty gửi tài liệu đào tạo và để nhân viên hoàn thành trước khi đến công trình. Điều này giúp giảm đáng kể thời gian chờ (downtime). Với một số vị trí, việc nhân sự vắng mặt do phải chờ người khác hoàn thành đào tạo có thể gây thiệt hại lên tới hàng nghìn đô la, tính cả lương nhân viên và chi phí thiết bị. Nhờ iSpring, Castle không còn phải "đứng bánh" các vị trí then chốt - đây là một lợi ích rất lớn.

"Nhờ iSpring, chúng tôi có thể tiết kiệm hàng nghìn đô la chi phí phát sinh do thời gian ngừng hoạt động."

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Ông Dukes cũng có thể gán các module đào tạo onboarding cho nhân viên mới từ xa, để họ hoàn thành trước ngày làm việc đầu tiên. Nếu hoàn thành đào tạo trước ngày nhận việc, nhân viên còn được trả một khoản lương tương ứng cho thời gian đó. Điều này giúp giải phóng thời gian cho cả giảng viên và nhân viên, để dùng cho các đào tạo chuyên biệt khác hoặc các công việc cần thiết khác.

Ông Dukes cho biết đã nhận được nhiều phản hồi tích cực từ nhân viên, nhiều người chia sẻ rằng họ rất thích việc được học theo tốc độ của riêng mình. Ban đầu cũng có một số ý kiến hoài nghi, đặc biệt từ nhóm nhân sự lớn tuổi hơn, cho rằng sẽ mất nhiều thời gian để thích nghi với đào tạo trực tuyến. Nhưng nhìn chung, phần lớn nhân sự đều ủng hộ hướng đi này, và nội bộ công ty cũng có sự hỗ trợ đáng kể cho sự thay đổi.

"Mặc dù là một công cụ mới nên vẫn cần một chút thời gian để làm quen, nhưng nhìn chung đây vẫn là một sự cải thiện đáng kể. "

 

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Theo ông Dukes, điểm ông thích nhất ở iSpring là mức độ dễ sử dụng. Các chuyên gia đào tạo trong ngành xây dựng, sản xuất và vận tải sẽ thấy iSpring Suite rất hữu ích vì toàn bộ quy trình làm việc dựa trên PowerPoint - công cụ mà họ đã quen dùng để trình bày nội dung đào tạo OSHA và DOT.

 "Một trong những lợi ích lớn của iSpring là cho phép bạn tận dụng các bài thuyết trình PowerPoint sẵn có và dễ dàng chuyển đổi chúng thành các khóa đào tạo trực tuyến." 

Lesse L. Dukes

Training and Safety Manager

Hiện tại, ông Dukes đang xây dựng một thư viện kiến thức làm "kho tài liệu nội bộ" của công ty và có kế hoạch triển khai các bài tập hàng tháng hoàn toàn trực tuyến. Vì đang hướng tới việc gom toàn bộ hoạt động đào tạo về một nơi duy nhất, ông cũng dự định giảm dần các chương trình đào tạo từ bên ngoài để tập trung hoàn toàn vào iSpring.

Trải nghiệm ngay iSpring LMS - Nền tảng đào tạo nhân sự giúp tối ưu chi phí đào tạo và nhân sự dành cho doanh nghiệp, liên hệ đội ngũ Flexidata để tìm hiểu thêm.